04【项目购、外协、招标】xx公司——项目采购和外协、招标管理办法.docx

项目采购与外协、招标管理办法采购管理办法为进一步规范公司采购工作，明确采购流程，依据国军标质量管理体系的要求，特制订本办法。本办法适用于公司安保业务领域项目采购工作。参与项目市场前期阶段概算编制在项目市场前期阶段，综合管理部参与项目立项阶段概算编制工作。根据市场前期相关方案中的设备清单，综合管理部参考已有设备价格或通过设备询价，为项目市场前期概算提供报价，作为概算编制依据。并初步明确项目所需设备材料品牌、价格及备选供方、供货周期、库存情况等，注重技术方案的完善与成本控制的结合确保公司利润最大化，风险最小化。参与项目预算制定综合管理部协助项目管理部和项目部开展项目预算编制工作，参与项目预算编制和评审。并留存评审后的项目预算，作为后续采购工作的依据。项目预算中应明确备选供方，备选供方原则上从公司合格供方名录内选取。采购计划（一）编制采购计划1、根据项目部编制的项目物资需用量计划（项目物资需用量计划必须有编制说明，要标明工程物资的规格型号、材质、执行标准、数量及到货日期等。必要时应附有图纸或标明技术要求的有关文件），综合管理部应结合库存情况及市场供求情况综合编制项目采购计划。2、异地两总系统制项目部负责本项目部采购计划的编制工作，综合管理部予以配合。3、计划外采购，由项目部或相关部门提供相应说明或洽商函。采购额50万元以下的由综合管理部审核，公司主管领导批准；50万元以上但不超过1000万元的，公司主管领导、财务总监审查，总经理批准；超过1000万元以上的，须报董事长批准。（二）采购计划的审批1、采购计划由采购管理人员负责编制，项目部负责人和综合管理部负责人审核，公司主管领导批准。采购计划经批准后由综合管理部负责报送项目部、项目管理部、质量技术部、财务部等。2、异地两总系统制项目部采购计划由项目总指挥批准。报送综合管理部备案。供方的选择项目用采购物资的供方原则上必须从公司合格供方名录中选取。供方的最终确定须经过至少三家供方询价比对或谈判，符合招标要求的须按照公司招标管理办法予以确定。如选用非合格供方名录中的供方，由项目部或相关部门提供相应说明。采购额50万元以下的由综合管理部审核，公司主管领导批准；50万元以上但不超过1000万元的，公司主管领导、财务总监审查，总经理批准；超过1000万元以上的，须报董事长批准。采购申请1、由项目部相关人员负责填写设备采购申请单（详见附表1）。2、申请单中应根据采购计划完整填写项目名称、申请部门、设备及材料名称、品牌/产地、规格型号、详细技术参数、单位、数量、预算单价、要求到货日期、要求到货地点、建议供方、保修期等信息。3、国外设备及材料需提前4-8周提交，国内设备及材料需提前2周提交。4、申请部门可以建议设备及材料的供方，并在表中相应列中注明使用原因及公司全称、联系人及电话。5、设备材料的保修期应明确从何时开始，如：到货验收合格、项目最终验收合格等。6、两总系统制项目部的申请单项目总工程师负责批准，项目经理制项目部的申请单，项目经理审核，公司技术主管领导批准。7、项目管理部负责对预算等问题进行审核，如申请部门的要求到货时间不能满足第3点的要求，应提出相关说明。8、申请采购的设备如不在原定预算中，由项目部或相关部门提供相应说明或洽商函，报呈相关领导批准后，综合管理部方可进行采购工作。9、采购申请单一式四份，分别由申请单位、采购相关人员、库房管理人员、合同审批人员留存。设备及材料采购申请单流程图询价阶段1、综合管理部采购相关人员在收到完成审核、审批流程的采购申请单后，应对相关采购设备及材料进行询价工作，并填写询价记录（详见附表2）。询价工作应在3个工作日内完成。2、询价的供方应优先在公司合格供方目录及采购单中建议供方中选择（若所建议的供方不在合格供方名录内，由项目部或相关部门提供相应说明，部门负责人和物流负责人审核，公司主管领导批准后方可选用），每个设备、材料的询价应不少于三个供方（原厂销售的除外）。3、供方的报价单中应包括设备的名称、型号、规格、数量、单价、总价、设备保修期等详细信息，并对其资质文件及报价单加盖公章后交送采购人员，采购人员原件或传真件的形式留存。4、人民币50万元以上的采购，按照公司招标管理办法组织进行招标。5、人民币50万元（含50万元）以下的由综合管理部根据供方的报价单组织相关部门进行商务谈判，确认合同金额、付款方式、发票等问题，并根据谈判内容编写谈判纪要。综合管理部应根据采购计划按月编制采购谈判计划。1）5万元以下由综合管理部负责进行商务谈判。2）5万元以上不超过30万元的由综合管理部组织计划、质量及使用部门进行商务谈判。3）30万元以上综合管理部组织计划、质量、财务、审计及使用部门进行商务谈判。6、异地两总系统制项目部在公司授权范围内负责本项目部采购招标及谈判工作，采购招标及