OA行政模流程设计方案.doc

OA行政模块流程设计方案 一、档案管理 1、具备报表和表单功能。 2、有详细的控制权限。 3、明确的工作流程和准确的表格设计。 4、增设电子图章、电子签名系统 5、档案上传表单项不够丰富，上传完毕后按照时间顺序自动存档 档案管理的流程： （一）档案类别： 按性质分类： 1、外来外文件材料（WL）2、资质、资信类(ZX)3、公司管理类文件(GL)４、人力资源类(HR)5、财务、审计类(cw)６、经营类(jy)7、工程基建类(GC)8、技术研发类(JS)9、安全类（AQ）7、电子类文档(DZ)8、其他类(QT) 编号采用：机构年度—性质—件号。复合分类方法 一、文件的归档功能 文件审批完毕后提交或者转存或新建时出现档案基本信息表对话框，提交者填写相关内容，其中档案编号按照档案库中的时间顺序自动生成，点击保存，原个人OA账户中的文件自动删除。但保留该档案的批示流程。其他经济合同类型文件扫描后定期上传；具备上传附件功能。 文件归档表 机构 档案编号 名称 保存期限 密级 成档日期 责任人 档案状态 档案所在地 备注 （归档流程图）档案管理员单独权限 二、检索借阅功能 根据密级和类别设定检索权限，（相关权限见下表） 档案借阅权限表 绝密 机密 秘密 普通 总裁 事业部经理 普通员工 （档案利用程序） 《档案借阅表》关键字段 机构 档案编号 名称 保存 期限 密级 成档 日期 责任人 档案状态 档案所在地 借/阅 时间（天） 备注 审批人 主管领导 总经理基地 事业部经理 总裁审批 三、档案的销毁流程 档案根据保存期限档案库进行自动提出过期提示，档案管理员对过期档案每季度整理一次，并上报总裁申请档案销毁，总裁批准后，各保管部门管理人员协同监销人员对纸质文档进行销毁。 增设档案管理员为档案管理员设置管理权限对日常档案进行维护（档案管理员可见）。 四、集团档案管理整体流程图 二、固定资产管理 功能简述： 能随时录入固定资产信息 有完善的固定资产购置申请表 具备完善数据库动态更新能力 固定资产申购、异动、变更、报废、清理的程序完善。 相关固定资产申购、异动等变动时，经相关审批权人审批完毕后相关数据能够自动转入数据库。 主要程序包括：固定资产的申请购置批准程序；固定资产台账表格；固定资产的异动与变迁程序，固定资产的盘查程序，固定资产的报废处理清理程序。 固定资产申购程序 固定资产申请单 申请部门：资产名称 申请部门 申请日期 经办人 印章种类 印章名称 材 质 □塑胶 □钢 □电子 规格（直径） 形 状 申请理由： 使用范围： 管理权限： 管理人： 部门负责人意见： 年 月 日 行政管理中心意见： 年 月 日 年 月 日 总裁意见： 年 月 日 十一、印章刻制的审批流程： 印章作废申请表 申请部门 申请日期 经办人 印章种类 印章名称 材质 □塑胶 □钢 □电子 原编号 印模: 作废前使用范围： 废止理由： 原管理权限： 原管理人： 废止处理意见 □废止留存 □销毁 部门负责人意见： 年 月 日 行政管理中心意见： 年 月 日 年 月 日 行政总裁意见： 年 月 日 销 毁 记 录 销毁人签字 监销人签字 销毁时间： 年 月 日 时 十二、印章作废销毁的流程： 印章登记卡（档案库） 登记日期： 年 月 日 印章档案编号： 名称： 印模 管理人 责任人 种类： 形状： 用途： 制成日期： 年 月 日 印章材质 制印人 发放日期： 年 月 日 保管部门 领取人 废止日期： 年 月 日 废止理由： 备注： 十三、印章登记流程 四、办公用品管理 办公用品