OA办公软简单使用手册.docx

OA系统简单使用文档目录OA系统帮助文档1协同工作3表单管理21公文管理36电子邮件60文档管理63日程/计划/会议72公共信息81常用工具86个人设置90综合办公99泛组织应用主要功能点操作说明120协同工作新建事项【功能】建立新的协同工作，选择协同的工作流程，添加工作需要的文件。通过选择关联项目与项目联合,形成项目协同。 操作: 点击一级菜单“协同工作”，选择“新建协同”，进入新建的页面。有“自建流程权限”的人可以修改系统模板。 流程，点击该图标可以对该协同事项的流程进行查看或者配置。 添加附件，点击该图标对该协同事项进行附件的添加。 打印协同，点击该图标进行打印该协同事项。功能键说明【立即发送】将建立好的协同事项，按照流程发送，事项进入“已发事项”中。 【保存待发】将协同事项进行保存，不进行发送，事项进入“待发事项”列表中，用户通过待发事项中对协同进行修改，发送。 【另 存 为】将协同保存为“个人模板”、“个人格式”、“个人流程”三种方式，“个人模板”通过模板调用；“个人格式”通过常用格式调用；“个人流程”通过流程新建调用。 【模板调用】直接调用已经建立好的系统和个人模板。其中，系统模板是公用的模板，由系统管理员或者表单管理员创建，用于解释组织的管理规则，实现规范化管理；个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用，可减少工作量和增加易用性。 【流 程】图形的方式查看流程。 【插入】包括上传本地文件以及关联协同和文档。 【打 印】提供三种方式： 1 全部打印； 2 将正文内容和意见分开打印； 3 将打印内容以文件形式保存到本地。 数据项说明【标 题】协同事项的题目。不能为空，禁止输入非法字符。 【流 程】协同的流程，可以新建流程，也可以用已经设置好的个人流程。 【常用格式】调用系统所预设的常用办公格式。 【预 归 档】在建立协同事项，预先将协同归档到文档系统中。可预归档到“我的文档”或“单位文档”中，预归档的流程对有文档查询权的操作者是可见的。 【项 目】选择发起者所关联的项目，必须已经建立了项目。 【期 限】设定协同事项的处理期限。超过处理期限 , 系统会自动给予提示，进行催办。 【跟 踪】标志协同是否需要跟踪，需要跟踪的事项会在首页的“我的跟踪事项”中列出。 【重要程度】标识协同事项的紧急程度，分为“普通”，“重要”，“非常重要”。协同的重要程度在流程列表中会显示红色的“！”。新建协同操作步骤 第一步：依据数据项的说明，填写协同事项的标题和内容。 第一步：依据数据项的说明，填写协同事项的标题和内容。 第二步：建立流程，鼠标点击“流程”的下拉框，选择“新建”，出现选择人员的页面，如下图 ，在下拉框中显示系统设置的所有组织结构；左区罗列该组织的所有人员；右区是选定需要在协同流程中执行的人。鼠标点击左区，选择部门，根据选定的组织人员，选择人员，按“ → ”，选定到执行人区域。如果直接选择右边的“ → ”，表示整个部门被选定； 按“ ↑ ”“ ↓ ”进行发送顺序的调整。根据工作的具体情况选择“并发”、“串发”、“多层”。 【并发】发起人发起流程后，各节点同时收到信息。【串发】发起人发起流程，流程中个每个节点依次处理。 【多层】一个流程中有并发与串发的结合应用。 按“确认”按钮，确认流程后，自动退出该页面，回到“新建协同”操作页面，同时流程节点的信息显示在数据项【流程】中。 第三步：附件添加，点击“添加附件”，弹出文件添加，添加需要处理的文档。第四步：根据工作情况可以预归档，点击预归档下拉框，选择需要归档的文件夹，点击“确认”。 第五步：选择项目，在项目下拉框内，选择项目（注意：项目需要进行建立后，同时为项目的成员，在下拉框才出现可以选择的项目。如果选择项目，预归档时只出现项目文档） 。 第六步：根据需要选择“期限”、“跟踪”，选择“期限”后，超过协同的处理期限，系统会自动给予提示：选择“跟踪”后，在首页的“我的跟踪事项”的列表中显示，否则不予显示。 第七步：点击“立即发送”，所建立好的协同事项进行处理发送。 修改协同流程节点 在新建协同过程中通过浏览流程可以进行协同流程的节点修改，点击“流程”出现流程，点击流程展示中“高级”，在各个节点出现“修改”按钮，进行节点权限的修改,如下图:如果有“自建流程权限”的人员还可以修改节点要求。节点要求设置后的流程图如下。利用模板建立协同第一步：选择新建协同，进入“新建协同”的协同页面，点击“模板调用”。模板包括个人设置的模板和系统设置的模板，单击某个模板，可以在模板预览中进行模板流程的查看。如下图: 第二步：确定了该调用的模板，鼠标双击模板，系统自动在协同中套用这个模板类型，用户可以直接使用。如下图:第三步：可以根据需要选择“预归档”、“项目”等其他操作。 (注：系统模板不能进行流程的修改。