XX邮政局件控制程序.doc

文件控制程序 一、目的：建立本局有关质量活动的文件控制程序，使所有的文件得以有效控制，确保质量文件的一致性和适用性。 二、适用范围：适用于文件的编制、审核、批准、识别、分发、保存、修订、维护等涉及的单位和个人。 三、职责： （一）办公室负责全局文件的控制管理工作；各县（市）局、专业公司、本部各部门各自负责县（市）局、专业公司和部门内的文件管理工作。 （二）分发给各单位/人员的文件由使用单位/人员依规定进行建档、保存等，实现有效管理。 四、内容 （一）文件编写 1、各单位应根据质量管理体系有效运行的需要，编写足够数量的质量管理体系文件，管理者代表可以视情况分配文件的编写工作。 2、文件编写过程中，如文件的内容涉及到其他相关单位，负责该文件编写的人员应合理分配各单位职责，并与相关单位的领导协商讨论，取得一致意见。 3、为了使文件使用方便，易于管理和保存，每份质量管理体系文件都必须有对应的编号，每个编号只对应于一份文件，文件编号方法如下： /分局号等进行区分； 4、文件的编制年份作为版本号。 5、文件编辑格式。总体上根据《XX市邮政局公文处理实施细则》（泉邮[2000]局字106号） 1、所有质量管理体系文件在“发文稿纸”上会签、批准后，方可发布实施，文件编、审、批权责按照《XX市邮政局公文处理实施细则》（泉邮[2000]局字106号）执行，各县（市）局视情况可相应制订文件的审批、分发办法。 2、文件发布：文件经授权人批准签字（章）后，办公室负责局字号及办公室文件的分发，部门号/分局号文件由各部门/分局分发。 3、文件的分发范围和数量依规定发放；各单位收到文件后，视需要可转发；文件的分发情况在“发文登记表”中记录，接收文件的人应在“收文登记表”上记录，以示承认收到该文件；实行办公自动化的单位亦可将收发文情况在电脑中录入并保存。 4、各专业公司或本部各部门所制订的部门内部使用的规章制度，应由部门领导审批后，由部门文件管理人员负责分发，分发情况在“发文登记表”中记录。 5、网络系统中的文件和资料应打印成书面的样稿，按照上述要求由领导审批后，方可贮存在电脑中或发放相关部门和/客户。文件和资料的更改按照本程序第（五）条款要求执行。 1、文件的分发单位负责保存文件的原稿，文件持有人应确保文件的妥善管理和保存。 2、文件的接受者收到文件后，应确认文件的有效性，进行归档，便于识别和检索。 3、文件的持有人和调阅者应保持文件的整洁、清晰，非经允许不得拆卸、复印。 4、文件应妥善保管，对机密性的文件应限制阅读范围。 1、外来的文件包括：指导工作用的国际/国家标准、设备使用说明书、上级下发的文件、相关的法规等。 2、外来文件按照《XX市邮政局公文处理实施细则》（泉邮[2000]局字106号）进行控制。 1、文件的执行者在执行过程中，发现文件的规定与现状不符或已影响质量管理体系有效运行时，应填写“文件修订审批表”（泉邮办-07），对文件提出修订的意见。所有的文件在未经过评审、再次得到批准之前，不得随意更改。 2、文件的修订原则上需经文件的原编制、审核、批准的相同的单位或个人修订、审核、批准；如其他人审批时，此人应获得原审批所依据的有关背景资料。 3、文件修订后应重新进行文件的分发（发文号改变），发文部门应确保原有的文件持有人都得到文件的必威体育精装版版本。 4、文件修订后，新文件重新分发情况在“发文登记表”上登记；各单位每半年对本单位发放的文件在“文件目录一览表”中汇总，对作废文件作出说明。 5、表格格式作为文件的附件一般应附在文件的后面，以便执行，表单需修订时，应填写“文件修订审批表”，经过单位主管批准，同时通知各使用单位进行更换。 6、为确保使用文件的有效版本，各收文单位在收到修订后的文件后，应将作废文件办理归档。 7、为防止非法修改，文件为不可擦拭的版本，不可使用铅笔编写。 8、办公室有权对文件接收的文件保存情况进行监督。发现不符时，应将不符情况通知相关人员，并有权要求其采取纠正措施。 （一）发文登记表：按各单位原有的表单继续使用 （二）收文登记表：按各单位原有的表单继续使用 （三）文件修订审批表 文件资料修订审批表 ????? 年??? 月??? 日????????????????????? NO： 　 　 　 　 改?? 前?? 内?? 容 ?? 后?? 内?? 容 　 　 /人员意见： 审核：???????????????? 批准： 　 ? 一、目的：对设备进行管理，以经济的费用取得最佳的效果，并能保持其运转能力与性能，达到预期的目的。 二、适用范围：适用于为满足邮政服务需要的所有设备的管理。 三、职责： （一）市局建设维护部负责邮政计算机网络及设备维护的监督、检查及考核等管理工作；各县（市）局指定相应