会议技巧-鸿铭.ppt

会议技巧 会议技巧 HIGH KNOWN 鸿 名 电 业 * * 鸿名电业制品厂 会 议 技 巧 教 程 企划室 刘伟 Welcome 目 录 目 的 二 会议的种类 三 会议进行要领 四 会议常有的缺点 一 目 的 利用会议执行管理—促销、教导、追踪 、 激励、主导、造势 1.干部权威、形象的培养 2.是文宣工作与教育及理念的灌输达成共识,塑造企业文化. 3.会议的目的是要改善管理节省时间,不能相反却浪费时间. 4. 借会议结上对步了解及掌握状态,资讯传达. 5. 工作说明、指示,绩效检讨,部门协调,异常说明,专案进度检讨. 6. 提供部属参与、沟通、协调及发挥的园地发掘人才、贡献个人,共同分担困难、分享经验. 二 会议的种类 ?????? 1.单向式报告会议 如:早会、周会、动员月会(月、季) 、目标管理 布达会等. 2.管理会议 如:干部会议、营业会议、经营管理会议、生产协调会议、产销会议、厂务会议、课务部门会议、专案委员会会议、机能别会议(品质、产品开发……)等. 3.双向式讨论会议 (1) 引导式讨论会议 主席必先使讨论结果获得所预期的结论. 如:引导绩效奖金制度等. (2) 决定式讨论会议 主席并无预期的结论,由不同的意见中,归纳结论由与会人员表决决定. 如:文化建设会员会中之实施项目检讨会、旅游、晚会等. (3)探讨式讨论会议(咨询会议或座谈会) 是探讨与会人员之意见.使获得之结论作为决定事项的参考或方向. 如:探讨人事制度、薪资制度、QCC、提案制度……等. (4)发表会、说明会 如:QCC成果发表会、产品说明会、制度说明会等. (5)文宣会 如:整理整顿、模范员工、标语竞赛、海报比赛、有奖征文、厂庆表扬等. 三 会议进行要领 1.??会议前 (1) 会议人数依目的而定,尽量减少参加人数(5~12人为宜),明确会议目的. (2)事先分送议程、议题或草案,以使参加者有所准备,从而节约开会的时间. (3)出席率管制及迟到之管制,代理人应尽量避免. (4) 选定最适当的时间、日期、地点(场所),事前要尽量与参加者作沟通,不要与生产等冲突. (5)主席要预估会议可能的状况及结果. (6)个人接触的应用(会前的沟通). (7)指定专人记录. (8)主席报告本议案和与会人员的关系(人员介绍),及会议中应决定的问题(会议主题说明). (9)建议建立会议体制并定期检讨修正,会议体制内容包括:会议名称、主题、频率及日期、时间、参加人员、主席、列席、记录、记录流程、记录存档期限、地点及应用具体资料. (10)根据需要或条件可聘请专家列席会议,担任专题演讲或技术指导,以增加与会人员之见闻及知识或安排一段研习及读书心得报告. (11) 以5W+1H的查检表来作准备. a.??When (何时) 什么时候,是否最恰当 b.??Where(何处) 在什么场所,是否跟他人冲突 c.??Who (何人) 参加者是哪些,是否有遗漏,是否有通知 d.What(何事) 指议题、议案、主题、议事日程、会议事项等,主题不明确的会议太多,使主题明确是先决条件,主题并应尽可能地具体,如果主题模糊不清时,则应细分为几副题,如:【旅游事项】检讨,则可进行分析成日期、地点、交通、饮食、预算等项目. e.Why(为什么) 对于某一主题,进行协商与讨论,而导出某项结论.因为召开会议乃是为了进行某些决策,以 谋求问题的解决.这样才有目的性. ?f. How(如何) 会议进行的方法将采取什么样的比较合适. ????2. 会议进行中 (1)准时开会,并控制好结束时间,准时结束会议. 不要无限延长,让参加者产生厌烦的心理. (2) 防止他事阻碍会议的进行,避免离席或接听电话. a.?????主席应首先遵守 b.???? 离席要报备. (3)确实达成会议的目的. (4) 促使参加人员充分参与,不能只由主席或少数一、二人发言,多应用发问技巧.承认人与人的差异性. (5) 不能推卸责任,攻击他人. 培养对事不对人的理念.发言时谦虚诚恳,不要象训话,为别人留颜面,以免让人反感. (6) 集中主题,防止多种话题,私下讨论,发言声音要宏亮、清晰 (7) 充分应用数据及5W+1H,并结合年度计划及目标管理,部门绩效的检讨. (8)主持人充分控制掌握会议的进度、议程、发言,裁决要紧凑,确实尽到领导的责任,与会人也有义务协助掌握议程. (9)作为总结并复述一次,让与会人员达成共