利用EXCL进行数据统计若干技巧.doc

利用Excel进行数据统计的若干技巧 一、认识常用的统计函数： 1、SUM：计算单元格区域内所有数据的和。 表达式为：=SUM（D2：F50） 2、AVERAGE：计算单元格区域内所有数据的算术平均数。 表达式为：=AVERAGE（D2：F50） 3、COUNT：计算表中的数字参数和包含数字的单元格的个数。 表达式为：=COUNT（D2：F50） 4、COUNTIF：计算单元格区域内满足给定条件单元格的个数。 表达式为：=COUNTIF（D2：F50，=90） 5、MAX：返回一组数值中的最大值。 表达式为：=MAX（D2：F50） 6、MIN：返回一组数值中的最小值。 表达式为：=MIN（D2：F50） 7、MIDB：自文字起始位置开始提取指定长度字符串。 表达式为：=MIDB(B2,8,6) 8、LARGE：返回数据中第K个最大值。 表达式为：=LARGE(F2:F34,11) 9、SMAL：返回数据中第K个最小值。 表达式为=SMALL(F2:F28,5) 10、RANK：返回指定数字在列中的排位。 表达式为：=RANK(I2,I:I) 利用好统计公式中的定位符$ 例：RANK(I2,$I$2:$I$180) 11、EXACT：比较两个字符串是否完全相同（区分大小写），如果完全相同，返回TREU，否则返回FALSE。 表达式为：=EXACT(D2,J2) 12、VALUE：将代表数值的文本字符串转换成数值。 表达式为：=VALUE(F2) 13、IF：判定一个条件是否满足，如果满足则返回一个值，如果不满足则返回另一个值。 表达式为：=IF(F2=80,合格,不合格) 同时满足多重条件的表达式：=IF(C2=90,IF(D2=84,IF(E2=38,1,0),0),0) 注意：表达式中输入的数据、符号必须在英文状态下输入。 二、简单数据的简便统计： （一）数据整理。 1、按单位整体集中数据（班为单位），统一编序号，删除与统计无关项目。把学校、班级列调整到靠近数据区。（操作方法：剪切要移动列→选中要移入的目标列→点击“【插入已剪切的单元格】”） 2、按升序或降序方式逐项清理各科数据，处理不合理数据（文本数据，超满分数据）。 注意：利用升降序工具进行操作时，数据必须至少有一方与数据区域相连。而按菜单【数据】→【排序】操作则可避免此问题。 3、划分分数线。 按升序或降序方式：例：按A段人数（3500*40%=1400），选中语文科第1400行数据，将语文科降序排列，选中单元格即语文科A段分数线；其它学科照此类推。 （二）利用分类汇总工具进行数据统计。 1、平均分：【数据】→【分类汇总】→【分类字段】：班级→【汇总方式】：平均值→【选定汇总项】：各科均选中→【确定】→【分级显示】：选中2级。抄录有关数据到统计总表。 2、合格段人数：【移动或复制工作表】（选中【建立副本】）→语文科成绩降序排列→删除分数线下所有单元格数据。→以班为单位排序→【分类汇总】→【分类字段】：班级→【汇总方式】：计数→【选定汇总项】：语文科→【确定】→【分层显示】：选中2层。抄录有关数据到统计总表。 其它各科数据照此类推。 3、数据高级筛选：（适用于均合格；有效上线人数） （1）数据前插入条件区域，建立条件项：（在相应栏目上方，与数据区域有隔断行） 语文 数学 总分 85 78 125 （2）筛选数据：【数据】→【筛选】→【高级筛选】→点中【 “筛选结果复制到基它区域” 】 →选定数据区域→选定条件区域→选定筛选结果存放区域→【确定】 （3）对筛选出来区域的数据进行统计。 （三）利用数据透视表进行数据统计。 （1）【数据】→【数据透视表和数据透视图】→根据“数据透视表和数据透视图导向”进行操作： （2）【键入数据源区域】→【下一步】→【现有工作表】，指定建立统计区域位置→【布局】：“学校”拖入“行”，“班级”拖入“列”，各科成绩拖入“数据”（双击科目可变更统计项，也可将各科成绩多次拖入，变更成不同的统计项）→【确定】→【完成】 （3）数据透视表中数据的显示：点击学校项下拉箭头，可显示指定学校数据。点击班级项下拉箭头，可显示指定班级数据。 （四）建立班级统计模板 1、在原始成绩表输入学生原始成绩。（学生顺序不能变，缺考空位） （1）锁定单元格：【工具】→【保护】→【允许用户编辑区域】→【新建】→【引用单元格】：选择可编辑区（各科成绩、总分、位次列）→【工作表保护】→【确定】 （2）计算总分：选中总分下第一格→输入=SUM(C2:F2) →【确定】→填充 计算位次：选中总分下第一格→输入=RANK(G2,G:G) →确