办公室管理训.doc

第一篇 办公室基础工作管理标准 ●办公室机构设置和人员配备标准 ●办公环境设计与管理标准 ●办公自动化建设与管理标准 ●办公用品配备与管理标准 ●办公室工作目标管理标准 第一章 办公室机构设置和人员配备标准 办公室的组织与管理 一、现代办公室的组织 1.办公室的组织原则 所谓组织，是指一个有共同目标和一定边界的社会实体和活动过程及活动系统。通过既定的社会实体及其活动，组织自身才得到延续和发展。现代组织理论认为，任何组织都是一个整体、一个系统，它的功能是由其结构决定的。 现代办公室也是一种社会实体，一种组织形式，它通过行政、事业或企业本身形成的结构，将各活动指派给一定的为其工作的人员。因此，办公室组织涉及的是人与人、人与事之间构成的活动，在特定的结构中，每个人都与其他人形成特定的关系诸如上下级关系、同级关系、咨询关系，并由这种关系来确定相应的责任。由此可见，组织一个办公室就是正确安排布置好它的各个部分及每一个人，使各个部门、各个人之间形成关系明确的有机的整体，使彼此协调有效地运转。 一个良好的办公室组织必须符合下列原则： (1)明确性 明确性是指各部门、各个工作人员之间的关系是明确的，不存在职责不分、责权混乱的情况。 (2)动态性 任何一个办公室都没有一个统一的组织模式，要根据需要“因事设置”，要随着工作结构的变化而变化。 (3)适当性 适当性是指每一个办公室工作人员都要有适当的管理下属人员的幅度。根据现代组织原理，一位办公室工作人员涉及到的人际关系总数可用下面公式表示： C=(N/2-N/2+N-1) 式中：Ｃ——可能涉及到的人际关系数； Ｎ——管理幅度。 可见，若管理下属人员的幅度过大，势必增加人际关系数，这就决定了任何管理者都应当有一个适当的幅度。 2.办公室的组织方式 根据现代组织理论，现代办公室的组织方式主要有以下五种： (1)集权组织方式 集权组织方式是指由一个中心(可以是某一个人)来行使指挥权的组织方式。 例如，一个总部给各分部发指示，分部必须执行且必须把执行情况向总部反馈。 利用集权组织方式，可以由总部包办分部的财务，也可以由分部实行独立核算，自己管理财务。 ①集权组织方式的优点 a.效率高，它避免了各部门相互摩擦而造成的力量分散和能量损耗，可以使各部门更加步调一致，共同为达到组织的总目标而努力。 b.这种组织方式可以充分调动各部门的闲置力量投向某项重点工作，以保证重点工作的优先完成。 c.可以制定一个统一的组织标准，便于统一协调。 d.可以更有效、更充分地利用办公设备。 e.可以节省经济开支。 ②集权组织方式的缺点 a.由于过分强调统一性，从而不可避免地带来僵死的弊端。 b.由于最高组织者远离基层，在信息不可能完全掌握的情况下容易产生官僚主义。 c.容易压抑部门和个人的积极性和独创性。 d.容易造成信息反馈的滞后现象。 ③集权组织方式的适用范围 作为一种组织方式，集权组织方式并非适用于每一个办公室部门，这要视其具体工作结构。一般说来，只要是能把办公室工作人员集中在一起的那些工作,都可以实行集权组织方式。具体说来主要有：处理往来邮件、接待来访者、复印、打印、文件档案管理、办公用品管理、人员招聘和培训、文件印刷、办公室卫生、食堂卫生、应急工作等一般杂务。 (2)线性组织方式 线性组织方式是指按照纵向关系逐级安排责、权的组织方式。其特点是上一层的责、权大于下一层，逐级降低，构成一个金字塔状的责权管理系统。在这样的系统中，每个人只对一个上级负责。 线性组织方式的优点是： 责权清楚，相对稳定性较大，易于保持良好的纪律，不易发生责权混乱的现象。 线性组织方式的缺点是： 可能导致管理方式死板僵化，工作作风武断甚至独裁；某一位领导人负担过重，而其他人员又闲着无事；可能有的部门会强调局部目标和局部利益而忽视整体目标与整体利益；可能因某位领导离职或调离工作岗位而影响整个工作。 (3)职能组织方式 职能组织方式是指任命一些专家负责办公室内部某一部门的工作，从而减轻行政首长负担的组织方式。这种组织方式能够充分利用专家的特长，发挥业务和技术专门人才的作用，但由于基层单位或工作者个人的领导者不止一个，容易造成无所适从的现象，有时反而会降低整个办公室工作的效率。 (4)线性—职能组织方式 这种组织方式综合了上述两种方式的优点，是我国办公室组织中常用的方式。 采用这种方式应注意的问题是：应该明确的职责一定要有专门的说明，以免互相推诿。 (5)委员会组织方式 这是一种集体领导型的组织方式。其特点是主席是由委员们推选出来的，在重大决策上没有决定权，必须经委员们讨论或投票决定。主席负责收集委员们的意见，按照大多数人的意志办事。一般情况下，委员会可设置常务委