[文书档案整理方法.ppt

2、机关文件材料不归档范围是： 上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 * * 一、装订 二、分类 三、排列 四、编号 五、编目 六、装盒 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. （八） 请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件为一件。如果报请性文件归档整理后才收（发）回复性文件，也可各为一件，并在“归档 文件目录”的备注栏中加以说明。 作为一件进行实体装订的文件或文本: （一）正本与定稿作为一件； （二）法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件； （三）正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件为一件。 （四）具有保存价值的文件处理单（阅办单、承办单、公文拟稿纸等）应与正文作为一件； （五）原件与复印或手抄件，应作为一件； （六）转发文件与被转发文件，应作为一件； （七）报表、名册、图册等一册（本）为一件。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 每件文件中各文种和稿本的排列顺序： 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 回复性文件在前，报请性文件在后； 结论性材料在前，依据性材料在后； 不同文字的文本，无特殊规定的，汉文本在前，少数 民族文本在后； 中文本在前，外文本在后； 文件处理单（阅办单、承办单、公文拟稿纸等）放在文件前面 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 归档文件装订方法： 不要随意裁切文件，尽量保持文件原貌。 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。 文件材料薄的，应采用左侧两钉装订，要将左、下侧对齐。 文件材料较厚的，应采用左侧线绳三孔打眼装订，要将左、下侧对齐。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 其他应注意的问题： 大于A4型的报表、图样等文字材料，按照A4型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠，尽量减少折叠层次，折痕处应尽量位于字迹之外。 破损文件需要进行修复，太小的文件需要托裱。 字迹模糊或褪变的文件需要复制，复制件附于原件后一并归档 去除原装订文件用的易锈蚀的金属物 装订用品必须符合档案保护要求，装订方式和用品采用特制不