rfy文件编写制度rfy文件编写制度.doc

青岛锐丰源化工有限公司管理文件 　　　　　　　　　 　 版号:A QG/RFY·001-2014　 文件编写规范 　 　　 页码:1/6 1.0 目的 规定公司体系文件的编写、修改、编号、格式、内容、字体等管理要求，保证文件完整规范。 2.0 范围 适用于公司体系文件的编写、规范管理，行政文件(红头文件)按公司相关规定管理。 3.0 文件定义 文件是指信息及其承载媒体。媒体可为纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照片或他们的组合。 4.0 管理内容与要求 4.1体系文件概述 4.1.1公司的体系文件按级别分为四层，其中第三层文件（作业指导书）又分为三类，体系文件结构图如下： 4.1.2公司体系文件不包括党政工团等行政文件，其管理要求执行国家有关法规、标准。　 4.2文件编写要求 4.2.1文件编写要保证可实施性和可检查性。 编制： 　　　　　 　审核： 批准：　 日期：年月日 青岛锐丰源化工有限公司管理文件 　　　　　　 版号:A QG/RFY·001-2014　　 文件编写规范 　 页码:2/6 4.2.2表达要准确、简洁，避免任何可能引起的歧义。不能用时间副词修饰，如：经常、定期等；也不能用程度副词修饰，如：严格、基本上、原则上等词。 4.2.3对任何一项活动或过程只能规定唯一的程序或制度； 4.2.4一个过程包含多项活动时，应通过流程图表明其输入、输出的相互顺序。 4.2.5流程图由基本活动箱和决策图构成：　　　　　　　　　　　　　　　　　　 基本活动箱:　　 控制事项　　　　　　　　　　决策图: (返回) 流程图要明确工作接口，避免职责不清；一个工作流程中的一项活动只能规定一个主要责任部门。流程图可参考OP1《文件管理程序》工作流程中的图例。 4.2.6文件编写要有继承性，要考虑新文件与旧文件、相关文件的衔接。 4.2.7文件要以相关法律、法规、标准为基础，要对文件编制所依据的法律、法规、标准进行引用；技术文件须列出编制所依据的标准及规范的名称和编号。 4.3文件管理 4.3.1编制：公司各部门都有权利和责任制定和完善各自职能管理范围的管理文件；文件编写人　　 员应由熟悉公司文件管理程序、制度，有一定文字功底和工作经验的人员担任。 4.3.2复审和会签：文件涉及多个部门的，在批准前应由相关部门进行复审或会签，相关部门在 《体系文件会签表》签字或提出修改意见，只有修改意见得到解决，相关部门重新确认以后方可报批，报批时须提供会签表；文件原件由行政人事部进行保存。 4.3.3审批：所有体系文件在发布前必须得到审批；合订本文件或一个总文件包括若干系列文件 时可只在封面签字审批；批准人制定的文件只在批准栏签字；文件未注明生效日期的，从批准日起生效。 4.3.4登记：文件发放时必须填写《文件/资料发放登记表》进行登记，以便跟踪管理。 4.3.5标识：文件原件不做状态标识，以便复印使用；体系文件分为三种标识状态进行管理 受控状态：盖“受控”章，表明现行有效执行的文件；所有发放的体系文件都必须盖“受控”章，并保证发到使用处。通过公司内部网络发布的电子文本文件无受控章，但仍为现行有效执行的文件。 非受控状态：盖“非受控”章，用来提供给外部机构、顾客及其它相关方，不做跟踪管 青岛锐丰源化工有限公司管理文件 　　　　　　 版号: A QG/RFY·001-2014　　 文件编写规范 　 页码:3/6 　 理。 作废状态：当作废文件需作参考保留时在其原件上盖“作废”章，原发文部门保存，其余作废文件予以销毁。 4.3.6回收：所有作废或被取代的文件都应从所发放或使用场所收回，防止执行作废文件。 4.3.7复印：文件复印必须得到原发放部门的同意，复印后必须到原发放部门登记，到行政人事 部盖“受控”章；受控文件严禁擅自复印、外传。 4.3.8评审：管理手册、程序文件和管理文件、技术文件由行政人事部负责，每年10月组织相关 部门对文件进行评审，以确保文件的适宜性和持续有效性