会务管理规定会务管理规定.doc

公司 规 章 制 度 编 号：ZL/ZD001-04-2012(1) 本章第 1 页 共2页 第1次修改 会务管理规定 1.目的 为了规范公司各部门的会务组织工作，提高会议效率，特制定本规定。 2.适用范围 2.1公司各部门。 2.2周工作例会、楼层管理晨会、公司管理人员晨会适用于简易程序。 2.3月工作会、单项工作会适用于标准程序。 2.4大会会议适用于特殊程序。 3.职责 3.1 公司总经理负责公司大会会议的审批； 3.2副总/部门经理负责本部门召开的工作会议的执行； 3.3除特殊要求外，行政人事部为会议主办部门，负责公司会务的组织工作，相关部门给予配合； 4.术语 4.1工作例会：是通过会议协调和解决相关问题的定期会议。包括周工作例会、晨会、月工作会。 4.2单项工作会：根据具体问题组织召开的定期与不定期会议。包括各单项垂直业务的工作会议、业务研讨会议、评审会议、年中（终）务虚会等各项会议。 4.2.1大会会议：需事先进行策划组织的重大会议。包括年终工作总结/部署计划会、春节联欢会、优秀员工表彰大会、公司管理层外训等会议。 5. 工作例会 5.1晨会： 楼层管理晨会于每天早8：30至8：50在各楼层指定位置召开；参加人员为：当班导购、店长、楼层管理人员。主要利用早上时间对楼层导购人员进行业务培训，销售激励，人员管理要求等方面进行会议。 5.2运营沟通会：（楼层运营沟通会及公司运营沟通会） 主要针对运营过程中出现的工作进行总结回顾，沟通解决运营中的问题，下达落实下周的重点工作。 5.2.1公司运营沟通会：公司周运营管理沟通会例会时间为每周二下午3：00在会议室召开；参加人员为总经理、各楼层经理、各部门经理。特殊人员的参加按照行政人事部的通知为准。 5.2.2楼层运营沟通会：楼层周运营管理沟通会例会时间为每周一/二上午10：：00各楼层办公室召开；参加人员为总经理、各楼层/各部门经理、各品类主管。 5.3销售分析会：（楼层销售分析会及公司销售分析会） 主要针对上周销售方面的工作进行总结回顾，分析销售过程中出现的问题，制定改进方案。 5.3.1楼层销售分析会：由楼层经理组织实施，并与每周一/二上午10:00在各楼层办公室举行；参加人员为副总经理、楼层经理、品类主管。 5.3.2公司销售分析会：由总经理组织实施，并与每周二下午15:00在各会议室举行；参加人员为董事长、总经理、副总经理、楼层经理。 6．单项会议： 月度销售营销分析会：由总经理组织实施，并与每月3日下午15:00在各会议室举行；参加人员为董事长、总经理、副总经理、楼层经理、市场部经理。 7.大会会议 7.1年会 由广场组织统一实施； 7.2半年工作会 对半年以来的各项经营管理工作进行总结与汇总；由总经理主持，各部门经理级以上人员参加。 7.3季度经营分析会 每年1月、4月、7月（半年会期间）、10月召开，由公司行政部负责召集，根据会议要求发布会议通知并负责会议组织工作。 7.3专项工作协调会 2.5.1会议由主管部门负责人提出，经相关领导批准后召开； 2.5.2跨部门的业务协调会，由该业务系统的分管副总经理批准； 2.5.3跨业务系统的工作协调会，由总经理批准； 2.5.4本系统各地公司的会议，由股份公司分管副总经理批准；跨分管系统的会议，由股份公司总经理批准。 2.6各地公司之间的工作协调会 同一系统的会议由股份公司部门总经理批准，跨系统的会议由股份公司分管副总经理批准。 3、会议要求 3.1会议安排 3.1.1各类例行会议必须按时召开，不得随意取消； 3.1.2非例行会议需提前通知参会者，并告知会议内容和预计时间； 3.1.3被委托参会人员发表意见，或在会议文件上签署意见，应事先获得委托人授权，未获授权者不得参会； 3.1.4须明确会议主题并确定主持人，重大会议由行政部负责组织。 3.2会议纪要 3.2.1所有会议均需制作（（会议纪要）），并及时发送给所有与会人员； 3.2.2各地公司的总经理办公会及周经营分析会的《会议纪要》须报股份公司行政部。 3.3会场要求 3.3.1与会者必须严格守时，按规定统一着装，将移动通信设备设置关闭或振动状态； 3.3.2尊重他人的发言，认真倾听和记录，在得到主持人允许后发言，不得吵闹或大声喧哗，自觉遵守会场纪律。 3.4行政部负责会议室的统一安排及会议室设备的管理工作。 7．签到 7.1楼层管理晨会、公司管理人员会以各会议主持者签名为准 7.2其他会议的《会议签到表》由会议主办部门于会前10分钟发放签到表，在会议结束后收集，同会议纪要/记录一并及时存档。（无需记录的除外） 7.3记录 会议纪要或记录由会议主办部门派专人负责整理，报上级主管