会议管理工作细则会议管理工作细则.doc

制度名称 会议管理工作细则 编 号 受控状态 编修部门 执行部门 监督部门 第1章 总则 第1条 为规范公司的会议管理工作，缩短会议时间，提高公司会议效率，特制定本细则。 第2条 本细则适用于公司召开的各类一般日常会议。 第3条 公司会议的准备安排与召开由公司行政部负责。 第4条 公司经营管理会议分类及说明详见下表。 会议分类及说明 序号 会议名称 主题/特点 类别 主持人 参加人 1 总经理 办公会 固定时间、程序，解决即席提出的问题 每周一 公司例会 总经理 各部门 经理 2 动员会 发言固定、没有讨论程序 行政会议 主办部门 负责人 会议提拟人提拟 3 研讨会 对某一课题或问题切磋、探讨，不一定有结果 行政会议 公司临时 研讨会 召集人 会议提拟人提拟 4 鉴定/评审会 对某事物的价值、性能、质量鉴别，必须有结论 行政会议 公司临时 总经理或由 其指定 相关部门 经理 5 专题会 为某一专题而开，必须有结论 行政会议 公司临时 提拟人指定 相关部门 负责人 6 评比会 一般在年底或某一重大活动结束后召开 行政人事 公司例会 人力资源 经理 相关 个人/部门 7 总结会 总结前一段工作 研究、部署下阶段工作 每月1次 公司例会 总经理或其由 指定 各部门 经理 8 汇报会 下级向上级或有关人员 汇报工作情况 行政会议 公司临时 会议提拟人 指定 会议提拟人 提拟 9 生产调度会 任务安排，人员派遣，设备物资情况的调动 行政会议 公司临时 会议提拟人 提拟 会议提拟人 提拟 10 部门例会 （含早会） 各部门固定汇报程序 部门会议 部门负责人 自定 第2章 会议准备 第5条 会议的召开通过口头或书面形式提出，口头仅适用于例会召开的确认。 第6条 对于定期召开常规会议，在会前应明确该次会议的主题和临时出席人员。 第7条 召开不定期会议时，组织人需推出会议申请报告，报告一般包括以下内容。 1．会议名称、主旨、目标。 2．会议议题。 3．会议时间、地点。 4．会议议程。 5．会议主持人、列席人员名单。 6．会议财务预算。 7．接待工作说明。 8．当前筹备情况及进展，可能存在的问题、解决方案。 9．制定会议时间进度表。 第8条 根据会议要求，行政部拟定会议通知单，并做好通知工作，出席会议的重要人员应通过电话、邮件等方式确认，并做出相应的安排。编写会议通知时需注意以下内容。 1. 通知内容需包括参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求等内容。 2. 书写通知时文字表述要清晰，力求不发生误解，且要做到全面、周到，不要漏项，用电话或其他形式发出的通知要写出通知底稿，照稿通知。 3. 无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚。 4. 重要会议预先通知后，一定要跟踪准备情况，保证开会时各方面均准备到位。 5. 对会议关键或决定性人员要面对面或反复核实准备情况，征求对会议准备和开展的意见。 第9条 行政部及时准备会议场所、会议文件或资料，并进行会场布置、设备调试，确保重点发言对象及时准确地发言。 第10条 与会人员在收到会议通知后，应认真准备发言要点、提案纲要等，并积极配合主持人，使会议收到预期的效果。 第11条 已列入会议计划的会议，如需改期，或遇到特殊情况需要安排新的其他会议时，行政部需提前两天发出通知。 第12条 会议议程由主办部门拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容、要求等。 1. 重点、重要议题安排在会议前一时间段。 2. 控制会议中各议题的时长。 3. 控制议题数量，保证议而有决，能解决问题。 4. 保证与会人员有备而来。 5. 注意引导、归纳、提升会议议题。 6. 需下发的资料应提早发下去，使与会人员到会时已十分明确会议内容，并能及时提出自己的看法。 7. 连续2~3小时以上的会议应安排中间休息时间，一般为10分钟。 第3章 会议过程管理 第13条 与会人员在会议工作人员准备好的签到簿上签署自己的姓名，对于涉外会议联系簿应包括姓名、职务、所代表单位或部门等内容。 第14条 行政人员需做好会场服务工作 1. 引导入座 行政人员需按事前安排的座位，引导与会人员尽快就座，特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置。 2. 分发会议文件、材料 重要文件若要发放给个人或主要负责人，可事先认领签收，也可在会场认领签收。 3. 内外联系、传递信息 对会议进行中领导对外要办的事项，如外来人员电话重要日程安排布置等的办理、外来记者等接待陪同等事项。 4. 维护会场秩序 行政人员需保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生。 5. 行政人员需处理会中临时事项，承办主要领导或重要与