信息化录入说明信息化录入说明.doc

物资、设备信息化录入说明 1、基础信息 软件升级后，原基础信息库的信息都全部被清空，公司只有重新建立信息库。为编码统一、整齐、不重复录入，基础信息模块下的企业基础信息和供应商登记这两项权限收回公司，由公司统一录入、管理。在录入过程中遇到基础信息库内没有所需材料，项目材料员可通过OA系统把材料的名称、规格、单位写清楚通过OA系统发送到公司审计部李全胜；供应方管理，项目部在签定合同之前首先通过OA系统向公司申请供应商编码并将供应商的详细信息（如下表内容）一起发送到公司审计部李全胜。 项目部只对供应商每2-3个月做一次考核，半年做一次评价。 2、合同管理 合同管理模块下涉及物资管理的模块为采购合同、租赁合同的评审流程及相应业务的结算。 物资采购合同首先要走采购合同评审流程，在发起任务名称一栏中应填写：工程名称简称+物资采购合同+（供应商名称缩写+物资名称）如：桐柏路地铁物资采购合同（五建混凝土）。点击确定，进入评审流程按示意图走完后,合同会自动归集到采购合同登记。注意填写要求：ａ、单位名称应填“分公司或项目部全称”；ｂ、建设项目应填“工程项目名称”；ｃ、合同名称填写要求：工程项目名称简称+物资采购合同+（供应商名称缩写+物资名称），如：富士康物资采购合同（今朝钢筋）d、附件处必须添加未加盖公章的合同文本电子版或扫描件。e、在合同内容填写时，买受人填写：河南五建集团第***项目部***工程。合同内容填写时要仔细认真，物资的交货地点要看清楚填写本工程所在地。表单编号和合同编号统一编号方法附后。 租赁合同（周转材料租赁合同）评审流程同采购合同评审流程，需注意评审流程示意图工程部和审计部并列的流程，设备租赁合同评审选择工程部、周转材料租赁评审选择审计部。 3、物资管理 1）总计划、月计划：由项目计划员依据工程施工进度编制材料总计划和材料月度计划，并进行流程评审，流程走完后自动归集到计划编制。注意：在编制计划过程中不能对主材进行汇总编制，要按照不同的名称、规格、数量详细填列。为统一表单编号标准附后。 2）入库、出库：入库的物资数量可以和采购合同的数量不相联系，但出库物资的物资和数量必须要依据材料物资月度计划进行耗用。如：主体阶段：钢筋、砼；地下阶段：防水、抗渗砼；现场搅拌：水泥、沙子、石子。检查时着重看是否有与实际进度相符的物资种类。 a) 甲供物资：必须看总包合同是否有约定；如合同中没有约定的为项目自购物资。必须要有计划，否则为假；单价可能无为零，数量、规格应细分。材料消耗表可能没有甲供物资，可单独一张表。 b) 砼：不可有库存（如有库存则直接扣分），因时效性强。看月度物资消耗表.如： 房建企业底板施工阶段，有抗渗砼。主体阶段，不应有抗渗砼。 4、设备管理 对于设备资产管理，设备的分类、编码由公司统一管理。设备登记管理和报废管理是由分公司或项目部把分公司或项目部在公司所办理的设备固定资产台帐录入到设备登记管理模块,所办理撤单设备录入报废管理模块。 总结： 软件升级后，在物资管理、设备管理两个模块下的内容基本上被清空，即使没有被清空的数据在升级后的软件中已不能使用。 升级后的软件添加了计划评审流程和合同评审流程，入、出库注重了月计划、工程施工进度相关联性。 单位统一代码和统一编号方法 项目部及分公司信息化统一代码 序号 单位名称 编号 备注 1 第1项目部 01 2 第2项目部 02 　 3 第3项目部 03 　 4 第4项目部 04 　 5 第5项目部 05 　 6 第6项目部 06 　 7 第7项目部 07 8 第8项目部 08 　 9 第9项目部 09 　 10 第10项目部 10 　 11 第11项目部 11 　 12 第12项目部 12 　 13 第13项目部 13 14 第14项目部 14 　 15 第15项目部 15 　 16 第16项目部 16 　 17 第17项目部 17 　 18 第18项目部 18 　 19 第19项目部 19 　 20 第20项目部 20 　 21 第21项目部 21 　 22 第22项目部 22 　 23 第23项目部 23 　 24 第24项目部 24 　 25 第25项目部 25 　 26 第26项目部 26 　 27 箱包城项目部 27 　 28 综合工程处 28 　 29 装饰公司 29 　 30 伍剑广告 30 　 31 市政公司 31 　 32 总承包公司 32 　 33 第二分公司 33 　 34 第三分公司 34 　 35 第七分公司 35 　 36 机电分公司 36 　 37 机消公司 37 　 38 事业部 38 　 编号方法 采购合同编号 11