公司会议管理制度.doc

会议管理制度 一、目的 为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，提高会议质量，特制定本制度。 二、职责 （一）行政部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到行政部登记备案。 （二）会务工作主要由行政部承办，其他部门主办或召集的会议，行政部应予协助。 （三）除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政管理部整理、分发、立卷、存档。 三、会议分类 （一）、公司部门周会制度 1、主持与记录：各部门助理记录，由部门经理主持。 2、召开时间：各部门自行确定报行政部备案。特殊原因需要延期召开的由部门经理提前通知。 3、参加人员：部门经理、部门员工、总经理不定期参加。 由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向部门经理请假。 4、会议内容：该部门上周工作总结、本周工作计划。 （二）管理层周例会 1、主持与记录：行政专员记录，由总经理主持。 2、召开时间：周一早上9：30，特殊原因需要延期召开的由行政部提前通知。 3、参加人员：各部门经理 由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向总经理请假。 4、会议内容：该部门上周工作总结、工作计划等。 （三）公司管理层月例会 1、主持与记录：由行政部召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。 2、召开时间：每月第一周周一早上9:30，特殊原因需要延期召开时由行政专员提前通知。 3、参加人员：为公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政部请假。 4、会议内容： （1）公司上月运作情况的总结及业绩汇报。 （2）各部门汇报上月工作任务完成情况，以及下月的业绩目标和计划。 （3）全体与会人员就工作中所遇到的问题以及要公司配合的问题进行发言。 （四）、公司工作述职会议制度　 1、主持与记录：工作述职会议由行政负责召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。 2、召开时间：每年召开两次，分别在年中和年末召开，具体时间由行政部安排。 3、参加人员：公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政部请假。 4、会议内容：各与会人员各自总结、汇报半年来的工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。 （五）、其他会议 1、公司年终总结表彰大会 总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由行政管理部具体组织实施。 2、各专题会议 相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、招聘工作、企划工作、物业管理工作、预算管理及合约事宜等专项工作进行讨论、布署和总结。 3、员工发起的会议 公司员工可以发起一定级别的会议，员工对公司的某一制度，或者工作中出现的问题提出解决方案，需要多个部门协同时，可以提请适当级别的会议。由行政部门将会议纳入临时会议的范围，并由总经理批准。 四、会议召开 （一）会议安排： 1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单报行政部，由行政部进行统一安排，方可召开。 2、凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请行政部调整会议计划，未经行政部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。 3、各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。 4、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后 方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。 （二）、会议的准备： 1、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政部提前做好投影设备连接调试工作； 2、会议之前，行政部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品； 3、特别重大会议，应由行政部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容： 3.1会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）； 3.2会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）； 3.3会议场所布置； 3.4会议服务人员的安排； 3.5会议签到； 3.6会后事项安排。 3.7会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。 （三）、会议召开及传达： 1、应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。 2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。 3、与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予