公司公章的管理规定.doc

公司印章管理规定 公司印章是公司合法存在的标志，是企业权力的象征, 是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，为了有效维护公司的利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本制度。 总经理授权由行政部全面负责公司印章（各类印章共计xx枚）的管理、发放、回收、监督、保管和使用。行政部行政主管负责存放。 一、印章的雕刻 1．公司印章的雕刻由部门负责人据据工作需要提出雕刻印章的申请，交行政部审核，报总经理审批。 2．未经公司总经理批准，任何单位和个人不得擅自雕刻本部门的印章。经过批准后的雕刻申请，统一由行政部办理。 3．行政章、财务章、合同章，由行政部开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行。 4．公司各部门的专用章（含人事章等），由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。 二、印章的启用 1．新印章要做好戳记，并统一在行政部留样保存，以便备查。 2．新印章启用前应由行政部下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。 三、印章的使用范围 公司的印章主要包括公司行政章、专项业务章（合同章、财务章、人事章、生产章）。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。 1.公司行政章的使用范围主要为： ①公司对外签发的文件。 ②公司与相关单位联合签发的文件。 ③由公司出具的证明及有关材料。 ④公司对外提供的财务报告。 ⑤公司章程、协议。 ⑥员工调动。 ⑦员工的任免聘用。 ⑧协议（合同）资金担保承诺书。 2．公司合同专用章的使用范围主要为： ①对外投资、合资、合作协议。 ②各类经济合同等。 3．财务专用章:主要用于货币结算等相关业务。 4．公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。 四、印章的管理职责 1、公司总经理 负责合同章、行政章的使用审批工作。 2、公司副总经理 负责分管部门授权范围内的印章使用监督工作。 3、印章管理员 ①负责印章的保管。 ②负责设立印章使用登记台帐。 ③负责印章使用的审核工作。 ④负责制定所保管印章的使用程序。 ⑤公司印章的管理、使用及保管。 五、印章的管理 1、公司行政章、合同专用章由行政部行政主管专人负责管理。 2、专项业务章（财务章、人事章等）由各部门指定专人负责管理。 3、各部门章由各部门指定专人负责管理。 各部门须将印章管理员名单报行政部备案（注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息），行政部建立印章管理表，专人领取和归还印章情况均在表上予以记录。印章管理员必须切实负责，保管印章必须安全可靠（须加锁保存，印章不可私自委托他人代管），不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。如有遗失，必须及时向公司行政部经理报告（印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续）。印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。同时印章应及时维护、确保其清晰、端正。印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向行政部主管报告，并备案，配合查处。 为了保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章须由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。 六、印章的使用 1、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序。公司各级人员每次需使用印章时须按要求填写印章使用单（见附件一），将其与所需印的文件一并逐级上报，按照印章的使用范围，经审批后方可用章。 ①合同章的使用：须有订货产品清单，且报价审核后的附件，经部门经理审核, 总经理签署后 (如涉及价格需财务部经理评审价格及付款方式），将合同传递给行政部盖章，否则不予以盖章。 ②公章的使用：经行政部经理审核，总经理签署，由行政主管盖章（部分合同需加盖公章的，公章使用权限等同合同章）。 ③财务专用章由财务部门按岗位职责权限使用。 ④私章的使用：适用于签发支票、文件等，须经过其本人或其授权人确认，方可盖章。如合同中需使用私章，也须先征得同意后才可办理。 ⑤董事长签名章（大、小各一枚）：适用于需其签名的文件以及对外财务会计报告、纳税申报表等；原则上须经其书面确认（使用《印章使用单》）后方可盖章，特殊情况下可通过电话确认（应有记录），事后补签单。 ⑥以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由行政部审核，公司分管领导批准后方可盖章。（对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。） ⑦私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由行政部严格审批，符合要求后办理并执行登记