公文基本知识简介.doc

第一部分　公文基本知识简介 公函 ××大学校长办公室： 首先，我们以××省XX学校的名义，向贵校致以亲切的问候。我们以崇敬和迫切的心情，冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题。 事情是这样的：最近，我们经与某某学院磋商，决定派×位老师到该院进修学习。只因该院恢复不久，在“文革”中大部分房屋遭到破坏，至今未能修盖完毕，以致本院职工的住房和学生的宿舍及教室破旧拥挤。我校几位进修教师的住宿问题，虽几经协商，仍得不到解决。然而举国上下，齐头并进，培养人才，时不我待，我校几位教师出省进修学习机会难得，时间紧迫，任务繁重，要使他们有效地学习，则住宿问题是亟待解决的。 为此，我们在进退维谷的情况下，情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为怀，救人之危的美德。于是，我们抱着一线希望，与贵校商洽，能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件。但不知贵校还有其他困难，如有另外的要求和条件，我校则尽力相助。若贵校对于住宿一事能够解决，我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作，如辅导和批改作业等，这样可以从中相得益彰。我们以校方的名义向贵校表示深深的恩谢。 以上区区小事，不值得惊搅贵校，实为无奈，望谅解。并希望尽快得到贵校的答复。 此致 敬礼 　　　　　　　　　　　　　　　　××省XX学校（公章） 2005年8月22日 这篇公函存在以下问题： 1、格式不规范：首先，标题不规范，作为正式的公文，应该采用公文标题的常规格式，只用“公函”二字作标题，不合要求。其次，结语不规范，此函用一般书信的祝颂语作结语，消解了公文的特色，不伦不类，且写作位置也不准确。 2、请求近乎无理：发函单位为解决自己进修老师的住宿问题，竟要求与此事无关的第三方帮助解决困难，这要求近乎无理。合作总是要在互利互惠的前提下才能得以实现的，请示帮助也要在合情合理的情况下才能提出，此函仅以帮助辅导、批改作业为交换条件（他们的教师其实并没有为对方做辅导和批改作业的资格），其他真正能作为对等交换的条件完全没有，其结果可想而知。 3、语言不得体、不准确，不够严谨、庄重、平实、简明。 一是没有公文语言的严谨性与简洁性，有些话近乎口语，如“事情是这样的”、“希望尽快得到贵校的答复”等。二是有些语言分寸失当，有献媚之嫌，如“深晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为怀，救人之危的美德”。三是用词不当，如“宽大为怀”，应是旧时惩处时的用语，“救人之危”的说法也有些过分，“情急生智”也不恰当。最不应该是居然要和对方“相得益彰”。还有“我们以校方的名义”一句话，让人莫名其妙：难道这函不是以校方名义发出的吗？ 提高认识 重视公文处理工作 叶圣陶先生说过：“大学毕业生不一定要能写小说诗歌，但是一定要能写工作和生活中实用的文章，而且非得写得既通顺又扎实不可”。这即是说大学毕业生起码要会熟练通顺扎实地写作社会上常用的应用文。 应用文包括公务应用文和私务应用文，“公文”仅涉及公务应用文的一小部分，即党政机关法定公文和部分常用事务性公文。 公文写作是机关干部的基本功。一件发出的公文代表一个单位的形象。在办公室工作的一个起码要求是办文办事，能文会写，善于协调。可以说，不能准确的草拟公文，就不具备在机关工作的基本条件。我们对大家进行公文培训，对提高大家的阅文办事能力和公文制作的水平将起积极作用。 　歌德有句名言“巨匠在限制中表现自己”。我希望通过我的讲解，使大家能够充分认识和熟练掌握公文的“限制”－－“约定俗成”和“法定使然”的格式的规范性，从而通过反复写作实践，最终突破这个“限制”，游刃有余地写出高质量高水平的公文来。 一、公文的含义 1．公文的含义 公文即公务文书，是党政机关、企事业单位、社会团体在公务活动中所使用的具有法定效力和规范体式的各种书面材料。这段话有三层含义，一是党中央、国务院在实施领导，治理国家，处理公务过程中形成的具有法定权威和规范体式的公务文书；是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动或管理过程中使用的在其职权范围内具有法定效力和规范体式的文字材料。二是公务活动，包括：传达党和国家的方针政策，公布行政法规和规章，请示和答复问题，布置、指导和商洽、协调工作，汇报情况和交流经验。三公务文书是以法行政的重要文字工具。 2．18种法定公文的职能和特点 下面把18种法定公文的适用范围、行文方向、性质、特点、用途做一个概括的介绍。请示、报告、批复、通知、函 在公文写作中介绍。 （6）会议纪要： 适用于记载会议主要精神和议定事项。 一般不加盖公章。成文时间一般加圆括号放在标题下面。有版头的会议纪要一般也不署名，只在正文开头处写明参加会议单位名称和主要负责人姓名。 （7）通报： 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。