公文立卷与管理.doc

公文立卷与管理 胡仙芝 中国行政管理学会研究员 各位学员大家好，我是中国行政管理学会的胡仙芝。接下来我们讲讲公文立卷与管理。 那么，我们想这堂课我们想探讨七个方面的问题：首先什么叫公文立卷，公文立卷对于当前知识管理中和知识经济趋向比较浓的背景下有哪些意义。第二个就是文书立卷的组织，它包括机构、制度、责任、人员等等。第三个就是文书立卷的原理和原则。第四个就是文书立卷的方法。第五个就是立卷的程序和规范。第六个就是立卷、归卷的管理。最后，我们谈谈信息时代电子文件整理与归档方面的内容。 一、文书立卷的基本概念及相关背景 我们想知道就说我们现在的社会信息化、知识化是越来越重要了，知识经济必然要求对知识管理这方面的发展。那么什么叫知识管理呢？知识就是竞争力，知识管理它也是一种技术，一种能力。这个知识管理就是为组织实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径，它是利用集体的智慧提高组织的应变和创新能力。那么现在在这个企业竞争、全球经济竞争的里面，这个知识成为了一个最核心的关键因素之一。这个知识管理它包括对技术的管理、对管理的管理、对文化的管理。它是一种知识的一种沉淀，也是知识的学习和运用。它还包括知识的共享的管理和知识创新的管理。那么这个就相当于一个发动机或者涌动轮，知识对知识管理这个核心运输才能够启动这个创新之轮，推动社会的发展。 这个知识管理它往往包括几个方面：像建立知识库；促进知识交流和分享；建立尊重知识的内部环境；而且知识本身就是一种资产。那么这种资产的管理、知识的管理，也就是知识经济时代所带来的一个新的课题。 公共管理、我们政府管理、行政管理，它在这种新的时代背景下，它的管理里边必然要有知识管理的因素。那么我们想今天讲这个文书管理立卷档案管理。在某种意义上，就是一种行政管理中的知识管理。 我想就是说这个公文立卷、公文管理这块工作，可能好多公务员现在还不是很重视，以为那是档案馆、某一些科研人员才需要的，实际上远远不是。这个公文的立卷和管理，其实就是行政管理中的知识管理，也是决定一个国家和政府的竞争力和可持续发展的一个关键要素。我想在公文处理管理的过程中，把这个公文立卷和归档专门作为一个专节来讲，很有它的必要性。我们讲了这个公务文书跟其他的知识资料和书籍相比，它是很特别的。 前面讲了几个方面的特性。它的要是：它是由国家机构、特殊的制作主体，就是国家机构和社会组织针对特定的内容，就是在公务活动中依据特定的职权进行的制作的，具有规范的体式、格式和程序具有法定执行效用的这些信息记录。它是有一种权威性的、有一种功能的。 那么这个这些要求它必须是原始的、真实的、具有凭证性的。这三种特征就保证了公务文书的这个基本要素。 那么什么叫文书立卷呢？文书立卷就是要遵循文件形成的自然的联系和特点，剔除无保存价值的文件，将有保存价值的文件进行立卷，使之成为具有内在联系的文件体，以方便文件的保管和以后的查考利用。那么也就是说，这个文书立卷它主要是对文件中所涉及的各种信息进行联系归纳进行整理，它本身来讲，它是一种知识的创造、知识的管理和知识的利用。 那么文书立卷它的功能或者目标是什么呢？就三个：第一个就是为了满足人们的利用需求。任何一件事情都有它的来龙去脉，有它的始和终。那么这个文书立卷就是把这个各项工作各种活动。它作为一个全过程的记录，把它积存起来这种知识的积累，就是方便于人们的利用，是符合这个行政管理的这个知识供给的一种需求。 第二个，文书立卷有利于文件的保管和保护。一张纸片、一份文件零散的很容易丢，但是如果它是一个系统的文件夹、一本书，那么它的价值就会被人家发现，而且更方便利用和保管。 第三个就是档案工作文书立卷，最后是为了移交档案。这个文书立卷可以说是档案工作的一个前提和基础。文书立卷工作做的好，档案工作也就发展得快，它们是相辅相成的。那么对于公文立卷文书立卷是一个比较专业的一个活，但为什么要在公务员公文写作里边处理里边去讲呢？这是因为我们这个文书立卷的组织机构，它是在这个公文公务员政府部门里边。 二、文书立卷的组织 那么我们讲这个文书处理部门，它是指一个组织中所有负责文件处理的专门部门和文件承办的业务部门。 我们实行的是文书处理部门立卷制度。那么谁有责任来立卷对于这个文书处理以后的文书进行立卷呢？它是文书的处理部门来立卷的，是指文件完成其运转处理程序以后，由文书处理部门制定专职或兼职人员负责文书的立卷工作。这项制度可能在历史上可能还是有过变动，比如说，有一些时候它是由档案部门的人进行立卷的，有一些地方的局部的地方的做法也是那样的。但是经过事实证明，这个由文书处理部门立卷这项制度的确立是有它的现实性和必要性的。 首先就体现在这个文书处理部门立卷有四个方面的优越性：第一个，就是能够充分发挥文件的现实执行效用。那么也就是说，最早接触的文书是文书中处理部门，它进行立