公文管理制度(终).docx

公文管理制度总则为了实现公司公文制发的规范化、标准化和制度化，提高公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，特制定公司公文管理制度（以下简称公文制度）。 公司行政人事部是公文处理的归口管理部门，主管公司并指导各部门公文处理工作，负责公司公文的统一收发、传递、用印、立卷、归档和销毁。凡以公司名义行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本制度。公文种类公司常用公文种类决定。用于对重要事项做出决策和安排。意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。通知。用于传达上级指示，转发相关部门代替公司起草的公文，发布要求各部门办理或周知的事项。通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。报告。用于向上级汇报工作、反映情况、答复上级有关部门的询问。请示。用于向上级或有关部门请求指示、批准。批复。用于公司回复有关部门的请示。制度（流程）。用于发布公司规范经营管理等行为的规章制度、业务流程，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。函。用于公司与其他不相隶属的部门之间或公司内部部门之间商洽工作、询问和答复问题等。会议纪要。用于记载和传达公司重要会议主要精神和议定的事项。公文按照行文方向分类上行文：指下级部门向所属上级部门的发文，如请示、报告。平行文：指平行部门或不相隶属的部门之间的发文，主要是函，也包括一些纪要。下行文：指上级部门向所属下级部门的发文，如决定、通知、通报、批复等。公文格式公文一般由拟稿部门、发文字号、签发人、标题、主送、抄送、正文、附件、印章、成文时间等部分组成。发文字号应包括部门代字、年份、序号组成。主送部门指公文的主要受理部门，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门，应当使用全称或规范化简称、统称。成文日期用汉字将年月日标全，“零”写做“○”。公文除会议纪要以外，应当加盖公章。拟稿部门在草拟公文时应注意公文编写格式。公司文件的文头，字体采用一号加粗仿宋红体。公文标题居中，字体采用三号加粗黑体。正文字体采用四号仿宋体，行距为1.5倍。页边距采用上页边距及下页边距为2.54，左页边距及右页边距为3.17，即电脑初始设置值。公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件序号和名称。应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识。行文规则行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。公司内设部门机构原则上不得对外正式行文，只就一般事务性函行文。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，如需同时送其他部门的，应当用抄送形式。文件编号每份文件都必须设置编号，不得重复或遗漏。公文的发文字号由拟稿部门向行政人事部索取，以确保公文的连贯性。发文办理拟稿。公文由相关部门负责拟稿，并形成正式文稿。草拟公文应当做到： 符合国家的法律、法规及其他有关规定。 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。引用公文应当先引标题，后引发文字号。核稿。正式文稿经部门负责人审核，交行政人事部复核。核稿把关重点是：是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合公文制度的有关规定。签发。经行政人事部复核后，拟稿部门须规范填写公司行政人事部统一印制的《发文审批单》，按权责划分细则规定的授权，报公司领导签发。对不符合本制度规定的文稿，各级领导和把关部门应当退回重拟。公文正式印制前，应当重点复核以下内容：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。印制。对文件打印清样进行全面校对无误后方可印制；印件要格式正确、整洁、美观、份数准确。行政人事部负责公司编号文件的印制和装订。用印。1、 监印人须按规定用印，用印前应当对公文进行全面审核，手续完备方可用印。2、 印章要盖得清楚端正，印章的位置在成文时间处，整个印模应当压年压月；法人名章在成文时间上方；不得在文件的空白页上盖章。分发与登记，发文部门按文件签批意见分发文件，并作好发文登记。收文管理行政人事部负责公司外来文件以及各部门报送公司领导的文件处理，各部门负责本部门外来文件以及公司下发文件的处理。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督办、立卷、归档、销毁等程序。附则 本制度由公司行政人事部负责解释，并修订完善。 制度自公布之日起施行。附件1：公司编号文件模板（用于公司文件）附件2：公司非编号文件模板（用于公司部门行文）附件1：公司编号文件模板 XX有限责任公司文件XX 发【2013】 00 Ⅹ号关于………………的请示XX委办局：……………………………………，…………………………………………………………。……………………，……………………。………………，………………。附件：