如何使文章更加规范如何使文章更加规范.doc

学习导航 通过学习本课程，你将能够： ● 掌握数字的使用规范； ● 避免出现层级序数错误； ● 学会进行综合校对的方法； ● 掌握标点符号的使用规范。 ? ? 如何使文章更加规范 一、数字使用规范 在商务文书写作中，规范性要求首先表现在数字使用上。 1.常见使用错误 数字使用不规范有很多种表现： ?数字使用不明确 例如，在“对于项目管理人才的需求每年都在增加”中，提到数量增加时应该加入确定数值以明确增幅，可以将其改为“对于项目管理人才的需求正在以每年20%的速度增加”。 再例如，在“您的账款已经过期了”中，仅仅提到“账款过期”的事实对客户没有实际意义，应该明确具体的过期时间，可以将其改为“您的账款已经过期40天了”。 ?缺乏比较基准 例如，在“本月氯化钾的产量为300吨，增加了8%”中，缺乏产量增加的比较基准期，读者不明白相比何时增加了8%，因此可以将其改为“本月氯化钾产量为300吨，相比去年同期增加了8%”。 ?数字使用不合逻辑 例如，在“本公司大专文化程度的员工由过去的54%上升到78%，大本文化程度的员工由过去的29%上升到53%”中，公司人数的比例总和应该是100%，而增长后两类文化程度的员工比重之和却达到了131%，这是不合逻辑的。 2.使用注意要点 在商务文书中应用数字时，需要遵循以下使用规范和要求： ?真实准确 商务文书具有正式性，因此使用数字的首要规范则是真实准确。在商务文书中，数字通常对实际工作具有极大的指导意义，因此援引的数字必须来自稳妥的出处，保证数字的真实性和准确性。 ?分数之和与总数相等 各分数之和应该与总数相等，否则就有弄虚作假的嫌疑，不符合事实与逻辑。因此“分数之和与总数相等”也是运用数字的基本要求之一。 ? 要点提示 商务文书中数字的使用规范包括： ①?真实准确； ②?分数之和等于总数； ③?统计口径一致； ④?列举数字具有可比性； ⑤?注意倍数关系； ⑥?分清汉字数字与阿拉伯数字的适用场合。 ? ?统计口径一致 商务文书中援引数字的统计口径也是非常重要的，只有统计口径一致时才能进行数据对比，统计口径不一致的两组数字根本没有可比性。 ?列举数字具有可比性 列举数字如果表示对比关系，则必须标明作对比的标准数字。这时还需注意一点，根据我国公文写作法规规定，“××以上”和“××以下”都包含界限数字在内。 ?注意倍数关系 在商务文书中，数字之间的倍数关系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等用词上，虽然只是一字之差，表达的意思可能完全不同。例如，“降低70%”与“降低了70%”表达的是同样的倍数关系，即由原来的100%降低为30%；而“降低70%”与“降低到70%”表达的则是不同的倍数关系，一个是降低为30%，一个是降低为70%。 ?分清汉字数字与阿拉伯数字的使用场合 商务文书写作中需要注意汉字数字与阿拉伯数字的适用场合，具体规定为：“商务文书中的数字，除成文日期、部分结构层次叙述以及在词组惯用语、缩略语和具有修辞色彩语句中作为词素的情况必须为汉字外，其它情况应当使用阿拉伯数字。” ? 二、结构层次序数使用规范 结构层次序数指的是商务文书中嵌套的分层编号，在这一方面，国家标准规范的具体要求如下： ●?结构层次的第一层，其层次编号用“一”、“二”、“三”……表示； ●?结构层次的第二层，其层次编号用“（一）”、“（二）”、“（三）”……表示； ●?结构层次的第三层，其层次编号可以用阿拉伯数字表示； ●?结构层次的第四层，其层次编号可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……表示。 ●?注意不要越级使用各个层次的编号。 与此同时，国家标准规范要求商务文书的结构层次最好不要多于四级，避免复杂的逻辑关系给读者带来极大不便。 ? 三、计量单位使用规范 在国家标准规范中，对计量单位也有明确的要求，详见表1所示： ? 表1?计量单位使用规范 ? 正确使用 错误使用 长度单位 公里、千米、米、分米、厘米 公分、尺 功率单位 千瓦、瓦 马力 质量单位 千克、公斤、吨、克、毫克 斤、两 热能单位 焦耳 千卡 体积单位 升、毫升 公升、立升 面积单位 公顷、平方米 亩、平方丈 ? 四、综合校对注意事项 在商务文书写作完成之后，还应该对其进行综合校对。在这个过程中，撰写者应该遵循的以下规范要求： 1.做旁观者 由于思维习惯问题，人们通常对自己撰写的文章感觉非常顺眼，这样的判断存在很大的主观性，容易出现偏差。因此，在综合校对过程中，撰写者应该将自己定位为一个旁观者，对文章进行冷处理和多次审视，以发现和纠正存在的问题。 2.做朗读者 商务文书的时间要求通常比较紧，但是也不能草草了事，这时就需要找到迅速找出错误的方法。因此，在综合校对过程中，撰写者可以扮演朗读者的角色，反复朗读自己的文章，通过声音刺激发现错误，并随