如何开有效的会议.doc

如何开有效的会议？ 在公司每天都要参加很多的会，而很多会从开始到结束都没有太多的结论，或者会议决议得不到有效的跟进和实施。大会小会不仅仅浪费了很多时间，同时也在挫伤自己的积极性，如何让会议更加有效呢？ 先看看目前所参加的这些会议普遍存在什么问题吧！ 1、会议主题不清晰； 有时候突然在outlook 里面就收到了一个约会说某某时候要开一个会，大概有个主题，然后约会里面也不会提及会议的主题有那些？agenda是什么？系统达到什么目的？通常收到这 样的约会，就接受一下，然后就不了了之了，等到会议要开始的时候，outlook tips一下，然后就去开会了。 2、会议讨论太发散； 由于没有主题或者agenda，结果导致到了会议室，主持人就开始在不断的介绍，在介绍的过程中，与会人员就会不断的骚扰，打断，或者岔开话题，结果可想而知，会议不断的跟拖延了，主题也不明确了，发散了…. 3、会议没有决议，形式化； 很多会议开了就是开了，为开会而开会，没有任何的决议； 4、会议变成某几种对立思想的冲击； 曾经参加过这样的会议，会议进程中，出现对立的几派思想，然后就是在这些对立面中互相冲击，争吵，结果会议不了了之； 5、会议时间过长或在非上班时间开会； 由于以上的某些原因，会议时间太长，直接导致参会人员心不在焉，思想不集中，会议效果自然很差； 6、忽略沟通的层次性； 某些会议，因为忽略沟通的层次性，比如把老板，经理，员工等这些角色的人都卷在一起开一些很具体事务的会议，会议组织者经常容易忽略在这些角色中存在层次性，结果导致会议的效果没有达到； 针对以上问题，整理一下，开一个高效会议的步骤如下： 1、明确会议的目的，议题和议程，并在会议之前2-3天就要告知与会人员，并发起outlook 约会，让参会人员有备而来； 2、准时召开会议，在召开会议前30分钟要提前知会参与人员，让他们提前准备，并再次知会议程和目标； 3、有明确的主持人，主持人在会议开始前再次重申会议议程和目标，并控制好会议进程，会议主持要控制气氛避免出现冲突，同时要避免临时性话题成为主要议题； 4、严格控制开会时间，出现延时的时候，主持人要征求参与人员意见或果断结束会议；避免非上班时间开会； 5、会议进程中有开始前对目的的重申，也必须有会议的总结，并形成决议，列入GTD的事项中去； 6、会议必须有会议纪要知会参会人员，并进行归纳，需要跟进事项列入action item； 以上是简单的总结，开会是一门艺术，因为开会其实是一直有效的沟通方法。希望大家在日常工作中多多总结，一起来提升对会议的高效时间管理！这里有高效会议的一些工具，可以参考应用； 英特尔公司开会： 首先将会以分为：“任务型”（mission meeting ）与“程序型”（process meeting ）： 1、“任务型”会议的主要目的是要集思广益，或借脑力激荡以解决问题，为使任务型会议进行得最有效率，参加人数应该低于七至八人，才能让彼此意见充分沟通。 2、“程序型”会议就像我们经常开的部门会议、董事会等，目的是要报告或批准某项计划或某种行动，而非解决问题，只要澄清会议的性质，就可以帮助会议产生更大的效率。 在会议前，先公布会议议程与目的，让参与者有时间准备，同时也要注意参与者是否都是恰当的人选，在会议结束前十分钟，做最后的结论，也让每个人知道自己的下一行动该做什么。 一个好的会议的特征是很难定义的，如果让这些会开得好一些，不仅仅是安排咖啡和面包圈的问题。有产出、有价值、有参与性的会议需要一个清晰的目标，一个开放的对话环境，以及一个强有力的领导者。这里给你介绍一些如何让你的会议更加有意义的建议。 唱起来跳起来：另类会议战略 你开会的风格与你的团队风格一致么？你想制造什么样的和睦关系或者气氛呢？如果你的会议没有得到你的预期，那么从有经验的公司那里获得一些窍门，他们开发了一些聪明的方法把人们弄到一起去。这里介绍5个有创意并且有效的开会技巧，涵盖类型从简短的大家站在一块儿的说两句的小会到网络世界的三维对话。 丽兹-卡尔顿 开会技巧：每次换班的时候，简短的站立聚会 利：快速传播重要信息 弊：时间太短，任何话题都深入不了 丽兹-卡尔顿在它全球的每一间豪华酒店中，每天每个8小时轮班的开始，大家都要站在那开一个15分钟的会。这家公司用这些“排队”作为重申公司价值的方法，利用这个时间，向雇员们发布未来丽兹-卡尔顿酒店要引进的新产品和服务，大家互相交流必威体育精装版的重要消息。当2005年卡特利娜飓风袭击了墨西哥湾地区以后，公司在24小时内向它的所有3万4千名雇员传达了新奥尔良海岸发生了什么，以及，他们对于救灾能够做出什么贡献。 在日复一日的基础上，像理查德·阿诺尔蒂这样的部门领导，他是位于华盛顿特区的丽兹-卡尔顿酒店的行政总厨，利用这个排队开会