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第一章 办公自动化基础 本章首先介绍了办公自动化的基本概念，通过讨论办公自动化系统要求、开发平台、功能模块和层次模型，使读者对办公自动化系统能够有一个较为全面的了解。最后，介绍了现代办公设备和办公集成软件。 1.1 办公自动化概述 随着IT行业的日新月异，办公自动化技术得到了空前的发展。现在人们日常的办公活动普遍应用各种先进的IT技术，这些技术在时间和空间上极大地延伸了人们的办公活动，从而减轻了人们的劳动强度，提高了办公效率和办公质量，同时又促使人们在办公活动中建立新的规范和制度。 1.1.1 办公自动化的定义 办公自动化（Office Automation，简称OA）的概念是由美国通用汽车公司D.S.哈特于1936年首次提出。20世纪70年代，美国麻省理工学院M.C.Zisman教授对办公自动化的定义是：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统数据难以处理的、数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。 20世纪80年代初，我国就开始制定办公自动化的发展目标与远景规划，1985年在国务院电子振兴办组织的第一次办公自动化规划讨论会上，相关专家对办公自动化作了如下定义：办公自动化是指利用先进的科学技术，不断地使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室工作人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。该定义对办公自动化进行了较为全面和准确的描述，提出了办公自动化的五个主要组成部分，即科学技术、办公活动、办公设备、办公人员和人机信息处理系统。 实际上，办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公式。凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，把办公自动化叫做电子政务，企事业单位大都叫办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织构，调整管理体制在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。 办公自动化是信息社会中的重要标志之一，具有以下特点： 1．办公自动化是一门综合性的高新技术 办公自动化综合运用了包括计算机、通信网络和自动化等高新技术在内的现代信息技术，它还涉及到行政管理、文秘、电子、机械和物理等领域，因而它本身是一门综合性的高新技术。 2．办公自动化是一种人机信息处理系统 在办公自动化系统中，“人”是起决定因素，它是信息处理的设计者、指导者和成果享用者。而“机”是指办公设备，它是信息处理的工具和手段。信息是办公自动化中被处理的对象，办公自动化充分体现了人、机器和信息三者的关系。 3．办公自动化可以提高工作效率和工作质量 办公自动化的目的是提高办公的工作效率和工作质量，促使办公工作规范化和制度化，并延伸办公的时间和空间，提高办公人员的决策水平，为决策人员提供更多的有效信息以及决策方案。 1.1.3 办公自动化的功能 办公自动化的主要功能有：文字处理、数据管理，多媒体信息处理、电子邮件以及实时通信等。 文字处理是办公自动化最基本的功能，主要通过计算机实现并完成文字的采集、输入、编辑和输出等，常用的文字处理软件有Word、WPS等。 数据管理是指利用计算机对数据进行操作和管理，它包括数据的采集、整理、计算、排序、分类、汇总等，最终得到相应结果，常用的数据管理软件有Excel、Access等。 多媒体信息处理是指对图形、图像、声音以及活动影像进行采集、编辑、存储、加工、播放和转换等工作，并在输出设备上呈现或播放。常用的图形图像处理工具有Photoshop、声音编辑工具有Audition、活动影像编辑工具有Premiere和会声会影等。 电子邮件是利用计算机网络将数据、文字、声音、图形和图像等综合信息传输到另一地或多地，比传统的邮件服务更加快捷、方便。Outlook、Foxmail是广泛应用的收发电子邮件系统。 实时通信包括在线交流、电话会议、电视会议和网络会议等形式，主要利用程控交换机、通信网络、计算机、摄像机和投影仪等设备实现不同地方的实时交流。 1.1.4 办公自动化的模式 目前办公活动有两种模式：个人办公和群体办公。与之对应，办公自动化也分为个人办公自动化和群体办公自动化两种模式。 1．个人办公自动化 个人办公自动化主要是指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字信息处理、电子表格处理、演示文稿制作以及图形图像处理等。一般使用通用的桌面办公软件，如Microsoft Office、WPS Office等，这些软件在单人、单机使用时十分有效。 2．群体办公自动化 群体办公自动化是支持群体间动态办公的综合自动化系统，为了区别传统意义上的办公自动化系统，特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业、跨地理