展会策划操作流程.doc

目 录 一、 策划阶段 1 （一）项目的选定 1 （二）寻求支持单位 2 （三）寻求合作单位 2 二、 实施阶段 2 （一）广告攻势 2 （二）招展和组团工作 2 1.寻求支持及协助单位--建立展览营销网络； 3 2.组织实施的具体工作项目； 3 3.组织实施过程的阶段划分： 4 三、展后阶段 5 （一）展后跟踪阶段； 5 （二）总结阶段； 5 （三）评估阶段； 5 我们所有策划行为都要以市场为导向，策划应考虑从两方面入手，一是：营造势力，这里是指利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最终令目标客户纷纷前来报名参展；二是：以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持和信赖；原则上是应该使80%以上的参展商都达到参展目的，使70%以上的参观商都达到参观效果为标准。 一、 策划阶段 （一）项目的选定 1． 执行项目市场调查。根据本地、本区域的教育产业结构、地理位置、交通状况和展览设施条件等特点，首先考虑本区域的优势学科和主导学科，其次考虑重点发展中的学科，再次考虑政府扶持的学科。 2． 办展资源的整合。办展资源包括：资金、人力、物力（办公设备和通讯工具）以及信息资源和社会资源。信息资源指目标客户的信息量、合作单位的信息量，还有关于该项目的行业、产业的信息量；如：该行业发展趋势、该行业的热门话题、行业的亮点等；社会关系指与该展览所属行业的主办单位、主管部门的关系；与全国及海外合作伙伴、招展组团代理的关系；还有与各大专业媒体和公众媒体的关系等； 3． 同行对此项目的反应。同行业是否经营同类的展览项目，特别是本地、本区域，如果有同类项目的话，就须慎重考虑； 4． 该项目举办的时间选定。原则上要避开国内外同类展览项目的举办时间，避免冲突。 5． 创意命题。项目确定后，展览名称命题需要有创意，而且要抓住行业的亮点和市场的特点，而进行命题。 （二）寻求支持单位 ??? 寻求的目标--行业的政府主管部门、行业的权威协会、具有广泛影响力的行业媒体等。目的是提高展览会的档次、规格和权威性；扩大展览会的影响力，吸引媒体的广泛关注，便于展开新闻宣传和炒作；提高行业号召力，利于组织目标客户参展和目标买家参观； 能代表行业的发展状况和趋势； 能有效地形成项目的品牌效应，最终实现可持续发展战略； （三）寻求合作单位 ??? 寻求的目标--媒体支持单位：专业性、大众性、权威性等。合作招展（组团）单位：当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构（公司），还有海外的代理机构（国际展）的建立。目的是提高展览会的影响力，加快信息的有效快速传递；善用资源，优势互补，加快资源整合；最大限度挖掘新客户，壮大参展队伍；最大限度地降低招展成本。 二、 实施阶段 （一）广告攻势 ??? 宣传的主要方式包括：媒体广告和户外广告。媒体广告 ：围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告；除此之外，还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。户外广告：利用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、码头、商业街道和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。 （二）招展和组团工作 ??? 如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆战队的作用--攻城略地。 主办单位与潜在客户和目标客户之间双向交流信息。它的优势是信息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。招展和组团工作必须要坚持：一个中心、两个基本点的原则。一个中心是：以优秀的专业服务得到应有的济经效益；两个基本点是：一是着眼于买家（参观商），二是着眼于卖家（参展商）。我们所有的工作都要围绕以上原则来开展： 1.寻求支持及协助单位--建立展览营销网络； 2.组织实施的具体工作项目； （１） 认真做好项目预算。 （２） 收集可能参展的客户名录，建立信息库。 （３） 宣传资料的ＣＩ设计、制作，及发送调查表、征询表。 （４） 主办单位打印文件下发。 （５） 利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）。 （６） 利用各种媒体做宣传广告（硬广告）。 （７） 电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。 （８） 印刷宣传资料一般有： a.招展邀请函、征询函、调查表等 b.展商须知（或参展手册） c.招商邀请函 d.门票 e.会刊 f.纸袋 g.展览会进展报告、挖掘--潜在的参展企业、大的参展商。 （９）对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展