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Q/GY-P-0601-2014 文件控制程序 版本/修改状态：E/O 受控状态： 分发号： 2014年09月30日发布 2014年10月1日实施 1 目的 对质量、环境、安全管理等体系有关文件和资料的编制、批准、归档、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的版本，防止误用失效或作废的文件和资料。 2 适用范围 本程序适用于各管理体系的所有过程及其活动中有关文件的控制。 3 职责 3.1.总经理负责批准发布管理体系手册和程序文件。 3.2.管理者代表负责审核体系手册和程序文件。 3.3.管理体系小组负责组织体系手册和程序文件的编制。 3.4 总经办文控中心负责体系文件包括外来管理标准的归口管理。 3.5.工程部负责技术文件和资料及外来技术标准的编制及临时管理。 3.6.各部门应做好公司及部门下发的相关文件的管理、宣贯、执行和效果评估等工作。 3.7管理体系小组负责对公司现行体系文件的定期评审。 4 措施和方法 4.1 文件的分类 4.1.1按文件性质分类 a）管理文件，包括： ——管理体系手册（包括形成文件的管理方针和管理目标）； ——程序文件（为管理体系所编制）和管理标准； ——过程控制所需作业指导书和工作标准； ——标准和管理文件要求的记录。 b）技术文件，包括： ——设计文件（包括产品标准、产品图纸、产品规格书、产品说明书等）； ——工艺文件（包括工艺文件、检验要求、产品承认书、采购要求等）。 c）外来文件，包括： ——有关法律法规性文件（包括有关质量法、劳动法、环境、安全政策等）； ——有关产品标准（包括国家标准、行业标准、地方标准、顾客提供的标准等）。 4.1.2按管理层次分类 ——A级文件：管理手册； ——B级文件：程序文件和管理标准； ——C级文件：除管理体系手册、程序文件和管理标准以外的所有文件。 4.1.3按文件载体分类 ——纸质文件（人眼直接可看到内容的一般印刷在纸质介质上的文件）； ——电子文件（需采用电子设备和软件解读的文件，其储存介质有光盘、U盘、硬盘等，格式如OFFICE文件、CAD文件、媒体文件、数据库文件等）。 4.2 文件的编号与版本 4.2.1编号按标准化手册有关规定： a）管理文件编号 Q /GY X XX XX-XXXX 备注:作业指导书将根据用途进行分类，用字母代表。 b)技术文件和图样编号：按技术文件管理办法执行。 c)外来文件编号：按各自原来的编号，原来没有编号的可按类别和序号进行编号。 d)公司公文类的通知、通报、通告、决定的编号 GY （XXXX） XX 第 XXX号 顺序号 部门分类号 年号 公司代号 注：公司级通知、任命等均采用红头文件的格式，部门级按统一的格式。 e)记录编号 GY R XXXX XX 4.2.2 文件版本和标识 4.2.2.1 文件版本号 a) 文件首版一律为A：换版为B、C依次类推； b) 文件未修改为O，第1次修改为1，第2次修改为2，依次类推。 4.2.2.2 文件标识 文件受控标识按本程序4.4.1条规定，并在文件封页同时加盖“受控”标识，“非受控”文件不标识，作废文件加盖“作废”标识，如该文件需保留再加盖“保留”印章标识。 4.3 文件的编写和审批和归档 4.3.1各管理手册由公司管理体系小组负责组织编写，经管理者代表审核，总经理批准。 4.3.2程序文件由总经办负责组织各部门编写，经管理者代表审核，常务总经理批准。 4.3.3其他管理文件分别由相关部门编制，经总经办审核，管理者代表批准。 4.3.4技术文件由工程部门编制，项目工程师审核，工程部经理或总经理批准。 4.3.5对外来文件的引用，要管理者代表审核其适应性，总经理批准后使用。 4.3.6 管理类文件审核后由总经办文控员给出文件管理号和顺序号并纳入文件目录，技术类文件审核后由工程部标准化员给出文件编号并纳入技术文件目录，批准后的文件电子版交总经办文控中心归档。 4.3.6所有经批准的管理性文件均由总经办资料员进行分类归档，按文件分类原则做好管理台帐随时备查，确保未经