东莞喜来登酒店采购部管理手册.doc

东莞喜来登大酒店 采购部管理手册 目录 第一章…………采购管理制度 第二章…………采购部工作流程 第三章…………采购部各岗位职责及分工 第四章…………采购部相关工作表格. 喜来登大酒店采购管理制度 为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度: 采购管理部门 酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作. 采购部工作基本要求 所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单 所有采购物品的品质须保持一惯稳定 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库. 采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购 采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜 采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利. 采购审批程序 1.申购单审批程序：使用部门经理仓库主采购部财务董事会 申购单返回采购部 2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查. 2. 单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序: 采购部寻找至少三家厂商比较价格品质 评定小组确定供货商 采购部与供货商共同草拟合同或采购协议 财务审批 行政办审批 董事会审批盖章或签字 执行合同或协议 (评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成) 3.赊购(月结)物品采购审批程序 蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果供应商选定：采购部邀请采购部、、、和合作，进行价格及质量的比较，选定供应商。采购部组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价提供酒店所需的物料1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。 采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象. 采购部工作流程 一、各类物品采购工作流程 仓库采购： 仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补“采购申请单”，采购申请单内必须注明以下资料（1）货品名称，规格； （2）平均每月消耗量； （3）库存数量； （4）最近一次订货单价； （5）最近一次订货数量； （6）提供本次订货数量建议。送采购部经理初审，采购部经理采购申请单上签字确认，并注明到货时间。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，选定相应供应商，提出采购意见，按采购审批程序报批，经批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之天内完成。有特殊情况，要向主管领导汇报。部门新增物品采购： 若部门欲置新物，部门经理或各餐厅总厨应写有关报告，连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求，选定相应供应商，提出采购意见，按采购审批程序报批，经批准后，采购部立即组织实施部门更新替换旧设备和物品采购： 如部门欲更新替换旧有设备或物品，应先填写一份“报告”给财务及审批。经审批后，将一份“报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部采购申请单内必须注明以下资料（1）货品名称，规格； （）最近一次订货单价； （）最近一次订货数量； （）提供本次订货数量建议。采购部按酒店采购审批程序办理有关审批，批准后，组织采购。食品的采购