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第二章 系统需求分析 系统需求分析主要任务是调查现行系统存在的问题，弄清用户对新系统的要求，提出可行的方案，为管理层决策提供依据。 系统分析（又称逻辑设计）是管理信息系统开发的关键环节，要求在系统调查的基础上，对新系统的功能进行细致的分析，并建立一个新系统的逻辑模型。 新系统的逻辑模型由系统数据流程图、概况表、数据字典、逻辑表达式及有关说明组成。最后要完成系统分析报告（也称为系统逻辑设计说明书）。系统逻辑模型就像在根据需要建设一座学校前，按照学校教育的层次（初等、中等、高等）、规模、投资、地理环境、技术水平等条件的要求和约束，先由建筑设计院进行设计，保证学校建成后的各种功能得以实现，之后才能进行工程设计和施工一样。在系统设计阶段要做认真、细致的分析、研究工作，避免新系统在功能上存在先天不足或缺陷。 因为新系统模型是建立在对现行系统的分析及要求的基础上的，所以系统调查工作要进行得深入、细致、全面。用户可以对新系统的逻辑模型提出意见，双方经过讨论、修改，最后达成共识，并完成系统分析报告（系统逻辑设计说明书），经有关领导审批通过之后，转入系统设计（又称系统物理设计）阶段。 2.1 现行业务描述 2.1.1 组织结构 本企业单位由在企业单位管理层下设财务部、仓储部、采购部、保管部、销售部。组织结构图见图2.1 。 图2.1 组织结构图 组织结构图中，各部门的职责描述见表2.1 。 表2.1 组织结构职责表 部 门 职 责 董事会 企业单位投资与经营战略决策 总经理 管理企业单位营运事务，实现营运目标，向董事会负责 财务部 管理企业单位资金来源与资金运用，支持各部门工作。 仓储部 从事企业单位生产与服务所需物资的入库、储存、发放，实现物品仓库管理。 采购部 制定采购计划，进行供应商管理，向市场采购企业单位所需各项物资 销售部 管理企业单位的销售工作。 仓管员 发放物品和作帐 2.1.2 业务流程分析 在本系统的业务流程分析中，采用的工具是业务流程图，这是一种表明系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流动的流程图，它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理。业务流程图中的符号说明如下： 现在分别分析采购与仓库管理业务流程和物品仓库管理业务流程。 一、采购与仓库管理业务流程分析： 本企业单位采购与仓库业务流程重点管理物品周转，主要包括以下几步： 仓库管理员根据物品实存不足的情况，向采购部发出订货通知； 采购部组织供货，仓库管理员验货入库，采购部根据实际入库的货品情况填制进货单，仓库管理员登记进货单进账； 销售部门填制销售单，仓库管理员登记销售单进账，并发货给销售部门； 定期编制物品仓库报表，上报经理。 采购与仓库管理业务流程图,见图2.2 。 图2.2 采购与销售管理业务流程图 二、物品仓库管理业务流程分析： 目前，本企业单位保管业务流程重点管理保管资金流程，对物品的保管主要包括以下几步： 保管人员保管物品； 员工向保管人员提出销售请求； 保管人员为员工或客户填写发票； 保管人员将发票清单传递给员工核查； 员工核查发票清单无异议后，签字提交仓管员； 仓管员提供给员工物品。 2.2 现行系统存在的主要问题 现行系统是手工运作的系统，可以支持向员工提供物品服务功能，但是，存在以下薄弱环节： 1．现行系统是手工运作的系统，人员手工作业量大，数据传递不及时，对数据的统计和计算运程中易发生差错，工作效率较低； 2．业务流程管理不够严密； 3．主要从保管收入角度向管理层提供数据，不能满足管理要求（例如不能提供的保管排行、实时发票状况统计等信息）； 4．向员工提供的发票清单手工书写，常发生字迹不清晰的问题，并且格式也不统一； 5．历史账务的查询也不方便。 现行系统的上述弱点，实质上反映企业单位在企业单位服务员工的过程中，对信息的产生、传输、加工与挖掘分析利用方面存在不足，不能满足企业管理与业务发展的要求，也对企业形象造成不利的影响。这也正是提出新系统的直接原因。 2.3 解决方案 建议采用的新系统，是一个人机系统， 采用本地机结构，同时为了加强系统的适应能力，采用本地机技术，这样即使在网络中断的情况下，也可以继续管理。也就是说，单机主要起到存储数据的作用。 新系统能够实现现行系统的功能，并且能克服现行系统的上述弱点，与现行系统相比，将有如下改善之举： 对发票信息的采集与记录更加细致与全面，能满足不断增长的管理需求； 利用计算机对数据进行加工、统计、分析，提高工作效率； 实现完成的信息管理流程，支持业务管理制度的完善工作； 提供统一格式的计算机打印单据与报表，提升企业形象； 重视对历史数据的存储保护、追溯、分析，为管理层对企业的经营预测与决策提供及时有效的帮助。 2