[档案管理规定及文档管理使用规定.doc

档案管理规定及文档管理使用规定 （拟稿） 现公司决定从 年 月 日引进文档管理系统，同时为规范公司各部门各类档案的管理，做好各类资料的收集整理工作，使档案管理更好的为公司各项工作服务，根据公司实际情况特制定本规定。 第一部分：档案管理规定 总则 本规定所指的档案，是指公司在开发建设过程中形成的，经过收集、整理的，有利用保存价值的各种不同形式的记录材料，包括各类规章制度、决定、决议、通知、函等文件及政府有关职能部门批复的各类文件、证件、图纸等资料。 资料统一由办公室保管，由行政文员兼任资料管理员（下称资料员），统一负责公司档案管理。部门设有部门自管资料人员，部门保管的资料原则上均为复印件，有关原件应及时交公司办公室存档。 公司全体员工都有支持办公室档案管理、维护档案安全的义务。 档案的分类、整理、归档、移交、管理 公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有价值的文件材料均列入归档范围。 综合类：主要包括政府企业行政管理部门在工作中形成的文件材料。 房产档案：主要包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸、合同、证件等文件材料。 工程档案：主要包括公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形成的图纸、函件、联络单、招（投）标文件、合同等文件材料。 经营档案：主要包括物资采购、房屋销售及其他经济活动中形成的档案材料。 请（支）款档案：合作单位请（支）款联系函件及回执或批复。 财务档案和成本档案由财务部和成本部单独归档。 归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。 档案材料的归档要求： 公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交办公室集中管理，任何人不得拒绝归档。 归档的文件材料必须齐全、完整、准确。 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。 归档的文件材料必须为正本，本公司编制的文件应附发文稿纸，归档的合同须附有合同会前过程中产生的修改版及相关附件。 归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 归档的文件材料应质地优良，书写工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。音像资料的归档，要求完好。 归档的时间：部门在获得相关档案资料后或办理（处理）完成后，应在两个工作日内归档。 档案的移交：办公室接收档案时，应与移交人共同清点，经查对无误后，双方方可办理签收手续。 归档文件留存： 因涉及合同履行，经办部门自留合同复印件一份，合同履行过程中涉及的其他部门由经办部门各送合同复印件一份； 与政府企业、业务单位之间的函件、联系单等由经办部门视情况自留复印件。 档案保管期限 永久：凡是反映公司主要职能活动基本历史面貌、对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。期限约为50年。 长期：凡是反映公司的一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的文件，列为长期保管。保管期限为16至50年 短期：凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。 档案管理 办公室应制定科学合理的档案分类方案，对档案进行分类、编号、分柜。 办公室应对档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计。 到期档案未经公司领导批准不得销毁。 档案遗失、被盗等无法估计事件的发生时应立即向总经理报告，及时处理。 档案的借阅及审批 第十一条 办公室保管的档案资料供本公司所有员工借阅，但在借阅时须办理以下手续： 员工在借阅档案资料需填写统一格式的申请单。 借出、查阅、复印只限于批准范围内的档案材料，不得随意扩大查、借阅和复印范围，对重要的、珍贵的档案和资料，一般部提供原件，如特殊需要须经总经理批准。根据档案密级程度，呈请相关领导签字同意后方可借阅： 密级一类：一般不对外开放，特殊情况下需借阅，须呈公司总经理审批。此类文件包括：公司证件原件，合作合同，款项来往函件、必威体育官网网址的会议性文件等。列入密级一类的其他重要性文件。 密级二类：须呈部门领导审批后方可借阅。 密级三类：登记后方可借阅。 持申请单向资料管理员借阅所需档案。 按时归还档案，并及时办理归档手续。 遗失或损坏档案，应及时上报公司主管领导，并写出书面情况报告。 第二部分：文档管理使用规定 现引进的文档管理系统专用于公司文档资料的存储管理，根据实际情况，公司此套软件为局域网即公司所有在职人员均有权限使用。根据公司业务需要经公司研究决定此套软件办公保存相关文档资料。 第一条 部门划分： 1、总经理办公室；2、成本部；3、工程项目部：土建、水电；4、财务部：会计、出纳；5、销售部：策划、销售现场；6、办公室：行政、客服 第二条 资料存档管理划分： 1、总经理办公室资料统一转办公室存档。 2、工程项目部资料在办理完成相关手续后统一转交由办公室统一存档。 3、成本部、财务部：会计内部资