教学类档案规范.doc

福建工程学院教学类档案工作规范 一、教学档案工作的基本原则 1．凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。 2．教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。 3．教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。对教学档案中的少数不属永久保存的类目，如本科生毕业论文，实习报告等可由系保存，学校档案部门按一定的比例择优接收。 4．教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教学考核晋升与档案部门出具归档证明同步。 5．各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专（兼）职档案人员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案部门办理移交。 6．努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。 7．逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。 8．要把教学档案工作列入本校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。 二、教学档案归档范围的确定 1．确定的原则 （1）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 （2）归档的教学文件与材料，必须反映教学管理、教学实践活动中的全过程，保证完整、准确、系统。 （3）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。 2．归档的主要内容和重点 （1）归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，（具体见附件一）。 （2）归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。 3．不归档的文件材料 （1）上级有关教学普发的、不办的及未定稿的文件。 （2）无查考利用价值的事务性临时性文件。 （3）校内其他单位发来的文件。 （4）重份文件。 （5）与校外单位交换来的材料。 三、教学文件材料的部门立卷与归档流程 1．形成与积累 （1）每年新学年开始后，由分管档案工作的校长向各系（部）、部署新学年工作时，同时向各系（部）办公室主任、教学秘书布置形成积累教学文件材料的任务。 （2）教务部门和各系（部）应利用学籍管理软件对学生学籍登记表（卡）逐项进行登记，并做好数据备份。 （3）系（部）兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。 （4）档案室随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。 （5）归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。 （6）教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件（研究生论文、专著、优秀教材等）除原稿外，根据实际情况，酌加副本。 2．整理组卷 （1）坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系（部）或教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。 （2）根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。 （3）在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的文件按永久、长期、短期分别组卷。 （4）卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。 （5）卷内材料一律拆掉金属物，分别用线或不锈钢钉装订，对破损的文件材料应进行修补。 （6）凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。 （7）各种材料大小均为A4型纸张大小，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。 （8）文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。 （9）透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签，填写张号及与文字报告一致的档号。 （10）按顺