暑期社会实践报1.docx

暑期社会实践报告——办公室文档的高效管理这次暑假，我在宜城市物丰职业技术培训有限公司办公室文员岗位实习，我们公司的主要业务是对社会学员提供职业技能培训，而我主要的工作是为办公室的其他部门提供文档服务，整理一些资料等等。结合我在学校学习的会计电算化、财务、计算机等相关方面的知识和我此次实践岗位学习到的知识，我想谈一谈我对办公室文档如何高效管理的一些认识。第一、绝对保证数据的准确性。由于公司需要在很短时间内对二零一一年一年的帐目进行整体整理和核实，所以这次工作具有一定局限性，它容不得我们去多学一些东西，具有很强的任务性。我们几个人每人一台电脑，每人对着各自所分得的月的帐本（每人大概三十本），从早晨八点一直工作到晚上九点，中间只有两个小时的吃午饭和晚饭的时间。这项工作需要我们根据帐本中的分类记录，将其各笔业务进行分类分人整理到电脑上去，例如：某某，身份证号： xxx，家庭住址：xx区xx办事处xx村，所在职务：XXX，缺勤次数：xx，一般工资：xx，奖金：xx。在入帐过程中，我们不仅需要把帐本中存在的业务准确记入电脑中，还需要通过自己对帐本的整理，核实帐本记录的准确性，看金额是否有出入，由于工作量很大，而且经常需要录入像员工的工资卡卡号，电话号码等容易出错的数据，这种情况下，宁可速度稍慢也绝对不能出错。一旦录错金额之类的，到时候计算机自动对账，失算不平衡，又要回头从整本帐里面找，工作量会加大很多，而且进度受影响。（下图为工资表截图）第二、对文档进行合理的分类。公司的文档一般特别多，不仅有很多纸质文件，电子文档也是每天都会有大量的新增。其主要的问题是，很多时候公司的文件已经使用但具有长期保留以备查询历史数据的作用，此时如何快捷的在公司资料的海洋里找到相应的文件，就成了很值得研究的问题。我所在的公司，他的文件比如客户文件、业绩文件、员工文件、公司财务报告等都是分开处理的，我认为分类很好，但是可以改进，在我看来，一个公司的事务从整体上讲可以划分为三大类：人事、资金、产品或服务。那么我们就可以按这个来再进行细分，人事划分为客户和员工，资金上可以划分为可用资金和应收、应付款项，产品或服务亦可以按类别划分。当然，还有其他很多划分方法，例如按重要性划分、按年度划分等等，只要你的整个体系结构是合理的就可以，最终的目的是为了高效的处理数据。第三、特殊文件特殊处理。我所在的公司同其他很多单位、个人都有资金往来，就像世界上所有的公司一样会有债务债权问题，也难免会产生债务纠纷，这时候如果当时签订的合同、债权债务凭证丢失了，尽管现在是法治社会，恐怕也很难处理，公司里就曾经发生过有助理把一张8000块的欠条弄丢了，导致最终没能收回欠款的事情。所以，在这次实践中，我学到的是，要把重要的、特殊的文件重点保管，比如像公司和其他单位的资金往来凭证、签订的经济合同，公司的纳税凭证，与员工签订的劳务合同，公司的财务报告，公司的产品销售数据都是很值得重点关注的文件。而且像公司的一些重大客户的档案、新产品的资料、重大活动决策也是应该重点关注的对象。把这些量少而极为重要的文档单独管理很有必要。第四、及时的更新文档库。这一点，我觉得我所在的公司做得比较好，值得学习。由于我们公司是做职业培训的，有很多的职业培训项目的宣传册、往期学员签订的一些就餐、住宿等边缘性协议、过时的授课材料等等，不仅量大，而且繁杂无用，这些文档公司一般的做法就是立即清除掉，以保证我们的所有现存的文档都是有价值的信息，没必要保留大量陈旧、无用的资料。但是同时应注意到的问题是，为避免操作人员意外处理掉了有用的文件，一般集中处理的文档都会交由相应部门的主管人员审核。第五、信息化的应用。这一点很遗憾，我在学校学习的是会计电算化专业，对用友、金蝶等公司出品的财务软件都比较熟悉，做账应用起来也会大大的提高效率和准确率，包括像产品的管理、应收应付款管理、薪资管理、存货管理等非常实用的管理技术都值得推广，但是在这次实践过程中我发现的是：中小公司基本上很少应用到计算机方面的管理知识，甚至有些小公司的老板直接兼任财务，就用个小本子记账。我所在的公司也是基本上只用了一个电子表格和网上下载的一个小型做账软件，虽然目前尚可以满足日常管理工作的需要，但是随着公司的发展壮大，很显然，仅仅会一点点OFFICE是不行的，现在很多大型企业都在积极引进ERP管理系统，这样一来可以促进办公无纸化，更是可以大大的提高工作效率，省去很多不必要的人力资源支出。在此次社会实践中，我发现，很多人都曾经认为我们在大学期间学校到的知识能够应用到以后的工作中的其实很少，但实际上我认为知识只是学习到的外在的形式，短时间内一个人也许就可以获得很多专业性的知识，但是更重要的是通过长时间的锻炼形成的思维方式，这是无法速成的。就好像我们学习会计电算化的，可以把供应链管理的方