实物档案的整理方法.doc

实物档案的整理方法 一、归档实物 指立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。 二、收集 1、收集的范围 1)本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。 2)本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。 3)本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等中。 4)本单位已宣布停止使用的印信(包括旧印章、印模) 5)本单位在生产、科研活动中形成的具有保存价值的产品样品、标本。 6)其它有重要保存利用价值的实物。 2、收集要求 1)归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，一般不应跨年度。任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。 2)收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移 交时对实物的主题和时间进行说明。 归档的实物应保持整洁、无破损。 4)归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。 5)本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。 6)归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。 三、整理 1、整理原则 实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。 2、实物档案的保管期限--永久 其他无永久保存价值的实物由立档单位另外造册保管若干年后自行处理。 3、整理方法 第一步：对收集的归档实物进行鉴定 即判断其是否真实、是否值得归档。 第二步：整理 分类 两种方法 一种是按年度分 一种是按类别---年度 归档实物数量较少 的(每年少于30件)的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类案并保持分类方案的稳定。 按年度分 将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2008”。 按类别分类 将归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类。 荣誉类：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等； 纪念品(礼品)类：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等； 印信类：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、微标 排列 根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式为： 全宗号--实物--件号 B、全宗号--实物--年度--件号 C、全宗号--实物--类别--件号 实物档案较少的单位(每年少于30件)可选择格式A或格式B；实物档案较多的单位可选择格式C。 编号 根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。并在实物上粘贴项目完整的归档章。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。 归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号 归档章尺寸--长×宽=55×16mm 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如无全宗号，则用“000”代替。 实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“SW” 年度：归档实物形成或获得时间 类别： 件号：归档实物的排列序号。 参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。 4)著录 每件实物都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录。实物档案归档目录包括件号、题名(文字说明)、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。 题名(文字说明)：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。 材料：实物的制成材料。 型制：指实物的外形、长、宽、高、直径等外形尺寸，单位用mm。 年度：指产生实物的时间。 类别： 参见号： 备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。 目录封面填写 全宗名称 年度 类别 起止件号 6)上架 按分类方案排列顺序上架 保管 专柜保管、注意防虫、防锈等，贵重的实物档案要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。 全宗 S w 2010 类别 件号 参见号 实物归档标签 ： 4