材料采购管理办法.doc

项目部材料计划采购平台管理办法 第一条 总则 为进一步加强工程局规范化管理，规范采购工作，保障工程进度的正常持续进行，选择合格的供应商（厂家）并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供的物料满足施工的规定要求，最大限度的降低成本，特制定本管理办法。 第二条 适用范围 1、本办法适用于局属各项目部大宗材料采购和单项采购金额超过3万元以上的材料采购时，计划审批的价格之审核、订购、验收、付款结算等。 2、大宗材料见明细表。 3、对项目部办公设备及办公用品采购参照本办法。 4、材料采购不超过3万元，由项目部民管小组商议确定采购事宜并以会议纪要的形式记录在案。 采购方式 可以采用内部招标、议价、指定供货厂家等方式。 第四条 采购流程和职责分工 1、制定材料采购计划 项目部根据工程进展情况，在材料使用前7日编制材料采购计划，确认材料规格、型号、数量无误后以书面形式上报工程管理处审核。 2、询价及推荐供货厂家 工程管理处对材料采购计划的数量、规格型号审核完毕后转交核结算处，由核结算处负责材料采购的内部招标、市场调查、询价、推荐供货厂家等，可采取以下方式： （1）条件具备、有利于降低材料采购价格，可采用内部招标。 （2）因地制宜、就近取材，按照项目所在区域，由项目部负责人进行市场调查、询价、推荐供应商（厂家），将相关资料报送核结算处审核。 （3）核结算处独立或会同项目部负责人进行市场调查、询价、推荐供应商（厂家）。 （4）根据采购物料的品种、规格、标准、数量和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象； 3、评审及选择供货厂家 工程管理处主要负责人、核结算处主要负责人、主管副局长和项目经理组成评审小组，对各供货厂家的报价依据现行的市场价格进行分析比较，对供货方的品牌、质量、信誉、售后服务等方面进行综合评审，遵循公平、公正、科学和择优的原则选择最优的供货商。 4、对重大的物资采购，无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判，要求有两个以上的部门派人参加。 第五条 签订采购合同 1、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，项目部需与供货商签订正式的采购合同，合同需要列明至少下列条款： （1）供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式； （2）采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标 准的特殊要求需特别注明； （3）订单所采购的数量、重量； （4）价格：单价，合计价，合同总额，定金或预付款； （5）交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量； （6）付款方式； （7）所需的质量证明（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告单等）； （8）质量保证条款：发生质量问题是进行退换或其他处理方法； （9）运输方式和销售发票的要求。 2、购货合同备案 项目部与供应方签订合同进行供货，由项目部负责材料的检查和验收，签订的合同反馈工程管理处和核结算处备案，并将材料采购计划审批表和购货合同报送财务处。 第六条 货物进场验收 1、货物进场供应商交货时，由项目部库管员实际清点件数或称重，对货物携带的有关证件进行验证，经与采购清单或采购合同内容核对相符后签收，仓库出具入库单并由库管员签章入库。如发现不符时，即通知工程管理处会同处理； 2、对有专业或特殊质量要求的材料物资，通知工程管理处派专业人员验收，验收合格后由库管出具入库单并由库管员签字。 第七条付款结算 1、严格按照工程局报账工作流程和挂账工作流程执行； 2、采购款项须按采购合同规定或采购单所约定的时间由财务处统 一支付； 3、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支 付： （1）紧急采购且不能及时办理财务支付手续； （2）在外埠采购且供应商要求立即付款时； （3）在现场调试期间急需材料的采购； （4）3万元以下的零星采购。 第八条 紧急订货 工程管理处、核结算处接到项目部以电话联络的紧急采购案件，应立即进行询价、议价，迅速办理。 第九条 其他采购方式 除一般采购作业方式外，可依材料使用及采购特性，选择 下列一种最有利的方式进行采购： 1、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各项目部依计划提出请购，由工程管理处定期集中办理采购； 2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，可事先选定厂商，拟定长期供应价格，经材料采购评审小组核准后通知各请购部门依需要提出请购。 第十条 供应商管理 1、掌握市场信息，建立《合格供应商名单》。 2、供应商的日常管理。对供应商