材设部操作手册(修改).doc

材料设备部 操 作 手 册 （ISO体系文件/机密） 文件编号 TC—CS—2005 版本编号 B版 发布日期 二○○五年十一月二十四日 签 发 受控状态 目 录 组织机构图 3 部门职能 4 招投标管理流程（TC-M） 6 材料、设备采购计划控制流程（TC-N-02） 10 乙供材料核价流程（TC-N-02-01） 14 材料、设备采购流程（TC-N-02-02） 18 材料设备款支付流程（TC-N-02-03） 22 材料设备验收流程（TC-N-02-04） 26 相关流程及记录文件 29 材料设备部工作记录 30 组织机构图 人员编制表 岗位名称 岗位编制 实际人员配置 差距 材料设备部经理 1 1 0 建筑材料采购工程师 1 1 0 园林装饰材料采购工程师 1 1 0 安装材料采购工程师 1 1 0 信息管理员 1 1 0 现场材料、设备验收员 1 0 1 部门职能 供应商管理 1）组织针对材料、设备供应商的调查，资料信息收集、整理； 2）组织合格供应商的评审； 3）组织构建和维护供应商档案。 材料设备采购管理 1）项目部提出需求计划时间、数量、规格后，由材料设备部具体执行各项目月度采购计划或紧急零星采购计划。 2）将核定的价格、供应商以《乙供材料核价计划表》形式送项目部转发施工单位执行，同时抄送成本管理部、内审部各一份； 3）推荐合格供应商参加公司招投标； 4）组织供应商资质考察，并由材设部进行材料采购合同谈判，将结果和建议提交公司确定； 5）组织材料设备的具体供应工作； 6）负责逐月提供甲供物资、资金汇总明细表交由财务部、施工单位核对； 材料设备质量管理 1）采购的材料或设备到达现场以后，由项目部、材料设备部甲方代表或专业工程师组织项目部、监理、施工方及进行现场验收，及时处理质量、数量异常情况，验收合格后接收货物，验收不合格者退货并按合同相关规定履行后续工作； 2）必要时直接抽查施工单位材料设备使用情况，杜绝以次充好； 付款及审核工作 1）按项目或合同分别作好甲供材料、设备出、入库凭证、物资到货台帐； 2）督促复核、审核每月各项目甲供材料设备总额； 3）根据合同执行情况填写材料、设备付款申请表 4）每月拟定资金计划及平衡调度。 制度的拟定和执行 1）贯彻执行国家有关建筑设计的各项法规和公司各项规章制度； 2）制订、完善并不断改进部门的各种规章制度、工作流程。 部门管理 1）主动沟通、协调部门内部及部门与其他部门之间的工作关系； 2）明确本部门人员岗位责任和业绩目标； 3）负责本部门人员的业绩面谈、考核与技能培训，促进人员与公司共同发展。 招投标管理流程（TC-M） 流程名称： 招投标管理流程 责任部门： 相关需求部门 流程代码：TC-M 版 本：01版 流程级别：一级 生效日期： 2005年11月 作 者： 上级流程： 核 准 者： 流程范围 本规定适用于集团公司各项目所需的工程施工合同、各类安装、装修、园林合同、大宗材料、机电设备、各类设计等合同的招标和邀标。 输入：相关需求部门提出的需求计划 输出：工程承包合同、采购合同、设计合同、其他合同 流程目标 及时、高效、谨慎、严格地选择到高质量的施工队伍、高质量的供应商及设计单位，确保项目进度、质量和成本目标的达成。 涉及部门 主要负责部门：相关实施部门 主要参与部门：总裁、分管副总、相关需求部门、研发中心、项目部、材料设备部、成本管理部 控制要点 投标单位有资质预审或是同创的合格分供方，优先选择排名靠前的供应商，投标单位不得少于三家； 定标前提条件：对于投标单位的投标条件，必须通过询标、调查、实地考察等方式进行确认，投标条件未明确不得定标； 对于空调机组、柴油发电机组、电梯、扶梯、消防报警系统、报警系统材料设备部应组织招标小组成员进行考察。 特定政策 无 流程说明 采购需求计划（入场前二周内提出）：项目主承包施工方根据进度需要，于入场前二周内提出，报交项目目； 成立招标小组（0.5个工作日）：实施部门根据项目需求计划及实际情况，组织成立各项招标工作的招标小组； 招标小组组织结构： 由实施部门主要负责人为招标组长，各项工作的分管领导及各执行部门经理为副组长； 组员由组长、副组长根据具体工作内容确定。 拟