档案扫描加工方案及报价格式.docx

扫描加工方案及报价一、档案加工流程介绍注释：①具体扫描加工软件的描述，请参考附件；②我公司建议使用我们自己的档案加工扫描软件，这样便于提高工作效率和精确考核工作人员的工作绩效。1.1领取档案档案领取由加工方专人负责，即由项目经理负责办理领取档案手续，其他人不得越权签领档案。领取档案时，加工方人员必须仔细与电脑登记的档案号进行比对，确保不要少、漏。领取时要检查每一份档案是否有缺页现象，如有则拒绝接收，待档案馆更正后方能领取。领取时双方的经办人在交接本上签名确认。1.2整理档案1.2.1分类、排列档案按社会保险基金管理局实际需求进行分类，如可以按年代、按部门、按档案性质等条件进行分类，每类再按照时间先后顺序排列存放。1.2.2编号档案的编号按照年度+件号，譬如：学生档案是J200900001，G是机密，2009是年份，00001是件号，流动人员的是S等方式编号。（此步骤用户已经完成）1.2.3编目归档文件依据分类方案和编件号顺序编制归档文件目录。文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽297mm×210mm)。文件目录装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置档案号、分类、年份等项目。1.2.4装盒将归档文件按时间顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒封面标明档案号，人名等信息。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置档案号、分类、等必备项。档案盒采用无酸纸制作。备考表：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。1.2.5整理装订的标准扫描前通过为档案文件分类、排序、编写页码（此项用户已经完成）、平整、去钉、裱补、盖章标注等整理工作，保证档案扫描时的安全、质量和效率。扫描完成后按规范装订立卷。保证档案资料无遗漏，无插错案袋。对扫描档案，在档案袋正面固定位置盖章标示，以区分已扫描和未扫描案；在档案阅卷记录处记录扫描处理情况（处理时间，页数，备注等）；对复制件资料在图像和数据库中都要标志为“复制件”。原已规范装订的书本式文件，不能分拆。书本式文件若主件是原件，则其中附带的复制件资料都当作原件。整理时发现的操作人员无法处理的放错案袋的资料，提交档案馆人员处理。装订时打印新的卷内目录，卷内目录和档案封面的纸张和字迹要求符合规范。旧案袋上的归档号剪下，用白乳胶贴于新档案封面上。旧案袋的中所有作废资料标记上档案号，集中提交档案馆人员处理。要使归档文件齐全完整。已破损的文件先进行修整，字迹模糊或易退变的文件先进行复印。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、裱补和装订材料等符合档案保护要求。对于修裱成品尽量保持档案原貌，不得损害原件上任何历史痕迹，不得造成文字等信息洇褪扩散；修裱成品具有较高的耐折度和撕裂度，以利于延长档案寿命；修裱成品应薄且光洁、舒展平整、质地柔软。裱件不崩裂，不变形走样，托纸与档案原件不形成空壳；需要装订的档案裱件，在修裱、整裁后留有装订边，以便成卷成册装订。装订档案时保持规定的卷内文件顺序。1.2.6托裱档案托裱，主要是针对社保档案中很大一部分医疗报销发票，有些很多张发票层叠粘贴在一张A4纸上的，需要重要每张跟原来的托纸进行分离，通过平贴的方式利用新的A4纸进行平贴，要求表面平整，不能有多余的浆糊溢出，无翘起。最终能顺利通过高速扫描仪，并与原来的档案能连为一体。档案揭补　　针对严重粘结档案进行分离，并对残破部分进行局部修整。分为干揭法、湿揭法两种做法。a.干揭　　适用于纸张间粘结不太严重，但字迹遇水扩散的档案。b.湿揭　　适用于纸张间粘结严重，但字迹遇水不扩散的档案砖。采用水冲法、水泡法、蒸汽法其中之一。水冲法：用开水冲淋粘连严重的档案，待其松软后，放在通风处晾至半干，再用启子、镊子、针锥等工具顺页细心揭开。水泡法：将粘结严重的档案置于开水中浸泡，并使用筛子放置档案，待其松软后，沥起，晾至半干，再慢慢揭开。纸张强度较差的档案，不应水泡。蒸汽法：用纱布数层将粘结严重的档案包裹起来，置于蒸搁上，隔水蒸，用热汽将其冲软，晾至半干，用工具精心揭开。　　对档案载体需要加固时的修裱方法，适用于载体整体强度较差，出现霉烂、脆化、支离破碎现象的档案。采用湿托法或干托法进行。根据不同破损档案的纸张强度状况、字迹洇褪状况采用不同的方法进行托裱。在托裱中，裱件应达到宁薄勿厚、宁软勿硬；配料颜色宁浅勿深；浆糊宁少勿多。a．湿托法　　适用于修裱字迹遇水不扩散的档案文件。铺平：将文件反铺在裱台上，用喷水壶均匀喷水潮润，展平。揭旧纸：将曾经托裱过的残损档案的褙纸揭掉。用糊：用排笔在档案背面刷上一层稀浆糊。补缺：在档案