来访接待管理规定.doc

来访接待管理规定 1 目的 规范公司来访接待管理工作。 2 适用范围 本标准适用于公司的来访接待管理工作。 本标准规定了公司接待来访的程序和要求。 3 管理职责 3.1 接待来访的管理部门为综合部。 3.2 对外接待需其他部门配合时，可由综合部进行协调，相关部门应服从安排，积极配合。 4 程序和要求 4.1 原则 4.1.1接待应遵循“平等、对口、主动、热情、大方、节约、周到、不卑不亢”的原则。 4.1.2一般情况下，级别与权限相当，同级别出面，特殊情况高规格接待，接待人员应统一着装。 4.1.3各职能部门对口接待，若是综合性接待，相关部门应予以配合。 4.1.4接待来宾从简，不铺张浪费，主方人数原则上不超过宾客人数的十分之二。 4.1.5以礼相待，接待程序应衔接周密，接待方式应完善，使客人高兴而来，满意而去。 4.1.6重要接待要有记录。接待时应注意保守公司机密。 4.2 程序 4.2.1掌握来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命，抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 4.2.2提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，报请总经理批准。 4.2.3接待来宾身份、人数、性别预订住宿，安排好伙食标准、用餐方式、时间、地点，按抵达时间按时派人派车迎接。 4.2.4公司有关人员前往迎宾。 4.2.5接待规格和礼仪，安排有关领导前往住所看望，接待部门安排会见地点、时间、陪同人员。 4.2.6按要求组织来宾活动，参观、考察、交流、座谈会等。 4.2.7根据客人意见，预定车、船、机票，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 4.3 礼仪 4.3.1名片的接受和保管： a)名片应先递给上级或长辈； b)把自己的名片递出时，应把文字向着对方，双手拿出，一边递交，一边说出自己的姓名； c)接对方名片时，应双手去接，拿到手后，马上要看，正确记住对方姓名后，将名片收起，如遇对方姓名有难认的文字，马上询问； d)对收到的名片妥善保管，以便检索。 4.3.2介绍与被介绍方式和方法如下： a)直接见面介绍场合下，应先把下级介绍给上级；先把年轻的介绍给年老的；先把本公司的人介绍给来宾； b)当一方有很多人需要同时介绍时，应先介绍其中职位最高或酌情而定；男女间的介绍，应先把男性介绍给女性； c)无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍，应该对介绍的对象和内容负责。 4.3.3接待时要求如下： a)在规定接待时间内，不应迟到或缺席； b)来宾访问时，马上起身，并热情让座； c)接待来宾时应主动、热情、大方、微笑； d)来宾比较多时应按序进行，不能先接待熟悉的，而冷落其他来宾。 4.4 接待的其他规定 4.4.1对口接待部门必须提前一天与公司综合部联系，并说明来访者单位、目的、人数、抵离时间、接送安排、用餐安排、住宿安排及接待规格，公司综合部根据公司有关指示接待来访单位。 4.1.2所有人员在未接到公司指示前，对来访、参观、学习人员应婉言回拒，并告之本公司的接待程序。 4.1.3政府部门领导、新闻媒介机构来公司临时进行检查或采访时，当值人员应及时通知综合部经理（如来访者级别较高时，应请示总经理）陪同，安排好接待服务工作，并请领导签名、留影。 4.1.4重要的接待工作须做好来访记录和来宾签名、拍照工作，有关资料交对外合作部妥善保管，并在年度《公司大事纪要》中予以反映；有关接待的信息，由资料员汇总上报公司，根据公司需要提供相关资料和照片，供公司留存、宣传之用。 4.1.5所有接待场所、名牌、签名簿、水果、礼品、就餐等工作，由综合部根据领导指示，按来访者级别统一进行安排。 4.1.6本制度自2011年3月10日开始执行。 4.5 来访接待的流程图 来访接待准备及流程 项目 工作内容 标准 责任人 迎宾 1.站岗 接待员提供来访时间，提前15分钟设立形象岗 部门接待员 2.摆放参观指示牌 接待员提供参观路线，提前20分钟摆好区域指示牌 3.引路 迎宾员根据提供参观路线， 迎宾人员 4.车位预留 接待员提供车辆型号、数量由门卫协调将停车位预留 门卫 5.卫生 接待员提供来访时间，提前1小时将公司大门口的卫生清理干净，并由专人检查。 卫生工 展示中心 1.欢迎条幅 接待员提供欢迎词，找采购做条幅。（做统一内容的条幅，反复利用） 接待部门责任人 2.展厅周边卫生 接待员提供来访时间，提前一天做好展厅周边的卫生工作包括展厅室内室外、门口、展示刊版、荣誉展架等等，由专人检查。 卫生工 3.指引及秩序维护 接待员提供参观的时间，在参观人员来之前做好展厅的卫生维护并引领客人进入展厅就座，并请参观人员在观看公司介绍及信息化介绍遵守环境秩序。 部门接待员 4.电脑、投影仪、音响、公