档 案 管 理 细 则.doc

档 案 管 理 细 则（意见征求稿） 为了加强服务中心档案管理工作，根据国家、市档案局及公司有关档案管理规定，制订本制度。 文件资料的形成与分类 资料的形成 （1）子/分公司、服务中心各部门工作中形成的具有保存价值的文件资料根据《公司文书立卷归档管理办法》向档案室归档。 （2）文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划，在专（兼）职档案人员岗位中予以明确。 （3）公司档案室要对各子/分公司、服务中心文件资料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。 资料的分类 Ⅰ 文件资料的归档分类 一、基础管理 1、房屋及配套设施设备使用资料 （1）建设用地规划许可证 （2）建设工程规划许可证 （3）规划总平面图 （4）用地红线图 2、承接查验手续、承接查验协议 （1）物业服务企业查验记录及问题处理情况 （2）小区竣工总平面图 （3）单体建筑、结构、设备竣工图 （4）配套设施、地下管网工程竣工图 （5）共用设施设备清单 （6）有关设施设备安装、使用和维护保养等技术资料 （7）各单项工程竣工验收证明材料（土建竣工验收书、消防竣工验收证明、水电竣工验收书、通信系统竣工验收证明等） （8）物业质量保修文件和物业使用说明文件 （9）业主名册 （10）公共配套设施的产权及收益归属清单 （11）消防、供水、供暖的试压报告 3、物业服务企业资料 （1）企业资料（营业执照、资质证书、服务项目分承包合同或协议，承包方的企业营业执照、资质证明） （2）与建设单位签订的前期物业服务合同 （3）临时管理公约 （4）与业委会签订的物业服务合同 （5）物业管理各项制度 （6）争创优秀规划和具体实施方案，并经业委会签字盖章 （7）物业管理职业资格证书 （8）各类专业人员的专业上岗证书 （9）员工资料 （10）计算机应用情况和智能化（对讲、监控等）设备的使用情况 （11）物业服务费用、经营性收支财务报表 （12）物业服务费用、经营性收支公开有关记录、照片 4、物业维修基金使用资料 申请专项维修基金的维修项目预算额、施工单位，使用后公布具体情况等相关记录 5、业主委员会资料 （1）成立业委会的申请 （2）业主大会议事规则 （3）业委会备案证明 （4）业主大会、业委会会议决定和会议记录 （5）物业企业与业委会往来文件 6、业主资料 （1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知书、入伙手续书、前期物业服务协议、管理规定、物业服务费收缴协议、共建安全文明小区协议书、交付使用住户验收表、领用钥匙登记表、催交费用通知书 （2）住户明细表（现住人口登记表） （3） 装修档案 ①一次或二次装修申请表、装修协议书 ②施工企业资质证明复印件、施工人员上岗证书复印件 ③室内装修设计平面图 （4）维修装修资料 ①房管维修保养任务单、修理通知 ②回访记录 ③公共设施设备巡检记录 ④违章装修记录 ⑤限期整改通知单 7、记录 （1）执行值班制度情况（值班表、值班记录） （2）来电、来访、接待记录和处理记录 （3）问题处理后有回访记录 （4）维修服务的派工单和统计表（及时率、返修率） （5）业主建议征询单 （6）对征询单的满意率统计表 （7）业主的意见建议整改措施及落实情况记录。 二、房屋、共用部位、共用设施管理与维修养护 （1）企业对违反规划私搭乱建、擅自改变房屋、公共设施用途现象书面劝阻、报告文件 （2）室外广告牌、霓虹灯安装报主管部门审批手续 （3）装修协议、装修申请、审核、监管、验收等记录 （4）对违规装修的劝阻、制止证明材料及书面报告相关主管部门的证明材料 三、共用设备管理与维护保养 1、综合要求 （1）设备运行记录 （2）操作人员岗位责任制 （3）设备定期检查记录、定期维护记录、定期保养记录 （4）专业技术人员（岗位证书、职称证明） 2、供电系统 （1）限电、停电有关通知及记录 （2）限电、停电审批资料 （3）临时用电管理措施 （4）停电应急处理预案 （5）执行临时用电及停电应急预案情况记录 （6）备用应急发电机、UPS的维修保养计划与记录 （7）备用应急发电机、UPS的试运行记录 3、弱电系统 （1）弱电系统分项巡视记录 （2）弱电系统维修记录 （3）楼宇智能控制系统、可视对讲系统、闭路监控系统等智能化设施设备运行正常，有记录并按规定期限保存 4、消防系统 （1）消防管理制度与消防责任制 （2）消防责任区域与防火责任人名单 （3）消防安全责任书 （4）消防控制室值班情况（排班表、值班记录） （5）消防和销控运行记录、维修记录、保养记录、定期巡检记录、测试记录 （6）消防管理人员培训计划、培训记录 （7）消防设备故障处理记录 （8）消防宣传资料及宣传活动记录 （9）消防演习（练）方案、记录、照片等 （10）火灾预案、火灾隐患的整改情况以及防范措施