档案管理学考点.doc

档案管理学 题型：名词解释，填空，选择，简答，论述 1、档案收集工作的概念：档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构的工作。 内容：①档案室对本单位需要归档的档案的接收。 ②档案室对本单位未及时归档档案的补充收集工作。 ③档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。 ④档案馆对建国以前各个历史时期形成的档案的接收和征集工作。 特点：①预见性与计划性； ②针对性与及时性； ①系统性和完整性。 主要办法：①定期收集；②平时收集；③复制交换；④广泛征集；⑤购买 2、档案制度的内容：⑴、归档范围：详见《机关文件材料归档与不归档的范围》 ⑵、归档时间：文书档案第二年六月底以前归档。 ⑶、归档案卷的质量要求 [整理部分详细讲解] ①归档文件在系统性方面的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 ②归档案卷在技术加工方面的要求是：封面、题名、目录等； ③归档案卷的排列顺序 ⑷、归档手续：目录、移交清单等 为什么要建立档案制度？ ①保证归档文件材料的齐全、完整 ②便于检查和控制归档文件的质量 ③确保归档文件材料的按时归档 ④确保归档文件材料的集中统一管理 3、如何做好文件材料的归档组织工作？ ①档案室对归档工作的超前控制 ②指导和协助文书部门组织归档工作 ③加强临时性及“帐外文件”的文件收集工作 ④加强归档案卷质量的检查 ⑤加强归档的宣传和档案的日常管理 4、档案整理工作的类型： ①系统排列和编目； ②局部调整； ③全过程整理。 原则：①充分利用原有基础 ②保持文件之间的历史联系 。文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。 ③便于保管和利用 5、全宗的概念：全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。 含义：①全宗是一个有机整体，具有单一性、整体性和不可分散性。 ②全宗是在一定历史活动中形成的 ，具有客观性。 ③全宗是以一定的社会单位为基础而构成的 ，其形成者或机关或组织或个人，具有界定性和稳定性。 类型：（1）按形成全宗的单位和全宗内容性质分：机关组织全宗、人物全宗； （2）按全宗的范围和构成方式分：独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。 (立档单位)构成条件: ①工作上：可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；(最重要) ②财务上：设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划； ③人事上：设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。 全宗的三种补充形式 ： ①联合全宗概念： 就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的 档案整体。 ②全宗汇集概念：是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。 ③档案汇集概念：是将难以确定所属全宗的零散、残缺文件，按其内容、时间、形式等特点集中在一起组成的档案混合体。 全宗群的概念：是具有某些历史联系的若干全宗的群体。 特点：多样性、灵活性 6、普通档案常用的分类方法：①年度分类法：就是将档案按其形成或处理的年度分成若干 类别； ②组织机构分类法：就是将档案按其形成机构分成若干类别 ③问题分类法：又称为事由分类法，就是按照档案反映的问题或事由进行分类。 7、档号的概念：是档案实体管理编号的总称，是为固定档案的分类和排列顺序、为便于保