档案管理规章制度1.doc

档案管理制度 一．档案室工作职责 依照国家档案法的规定，集中统一管理本公司各种门类和载 体的档案，确保档案材料的安全完整、有序存效。 2．所有移交档案室管理的档案资料均需按档案管理的要求整理成册，编写目录，分类存放，张贴标签。 3．提供档案索引目录，按各类档案资料分类编号，整齐排列，并按类编写查询目录，达到借调方便、查前迅速的要求。 4．作好档案必威体育官网网址工作，确保档案安全完整。 5．按规定审批程序，负责销毁已过保管期限和无保存价值的档案。 6．努力学习档案管理业务知识，提高档案管理水平和服务质量。 二．档案管理必威体育官网网址制度 坚决贯彻执行《必威体育官网网址法》和有关必威体育官网网址法规，健全档案管理和 利用各项规章制度，依法管理各类档案资料安全。 2．档案库房禁止无关人员进入，非档案人员未经许可不得随意翻阅、摘录档案。 3．本公司及外单位工作人员查阅档案时，必须按规定办理批准手续。 4．各类档案资料未经批准不得复制。查、（借）阅、复印必威体育官网网址档案，须经总经理批准。 5．严守档案机密。任何个人未经同意，不得泄露档案机密资料，各类档案材料及有关机密文件不得随意放置，谨防丢失或泄密。 6．严格执行档案的销毁的审批制度，任何个人不得将档案私自处理，更不允许出售和谋取私利。 三．资料整理归档 1．归档范围：财务档案、行政人事档案、机要档案、工程档案 等。（具体见各表）。 归档时间： ①．本单位各部门在工作活动中，形成的文件材料，要求按年度在次年五月份前立卷归档。 ②．工程施工档案要求在本项目竣工后立卷归档。 ③．会议档案必须在次年的五月份前立卷归档。 ④．设备资料在开箱验收后及时归档。 3．归档要求： 立卷归档的案卷形式，必须符合要求，具体规定如下： ①．本单位发文归档一般一式二份，材料可以一式一份。 ②．必须按照立卷归档的范围，将归档的文件材料收集齐全，整理成册。 ③．归档的文件材料应保持相互联系，科学分类，编制目录，确定保定期限。 ④．案卷内要做到无金属物，对破损文件用纸裱糊好，装订要结实、整齐、不掉页、不压字，线头留在卷底并打活结。 ⑤．案卷标题要求文字简练、扼要、准确，充分揭示卷内文件内容。格式规范。 4．移交管理： 文书档案按年度于次年五月底前向档案室移交；投标档案在开标后及时移交档案室；工程档案在该工程竣工后及时整理移交档案室；会议档案按年度于次年五月底前向档案室移交；会计档案可以在本部门保存一年后移交；案卷移交时，必须编写移交清单，经双方清点核对后，履行签字手续后办理。 四．档案查（借）阅 本单位有关人员查阅档案资料必须先填写《查阅档案登记 表》，经批准后查看；机密以上文件，须凭公司领导批准后查阅。 2．外单位人员查阅档案，必须持所在单位介绍信，注明查用者身份和查用目的、范围，经分管领导审批后，核准予查阅。 3．查阅档案，只限于在指定场所进行。未经批准，不得将案卷带出本单位。 4．要爱护档案，不得将档案任意折卷、撕页、污损、涂改、划杠、圈点、折角、添字等。 五．档案的鉴定和销毁 1．档案的保管分为永久、长期、短期三种。 2．档案鉴定应在本单位分管领导主持下，由档案室和有关人员组成鉴定小组，根据档案的不同保管期限和使用价值，定期对已到期限的档案，重新进行审查、鉴定，作出处理意见。 3．经过鉴定对需要销毁的档案，由鉴定小组提出意见，编造销毁清册，经总经理批准后销毁。未经鉴定和办理批准手续，任何人不得随意销毁档案。 4．销毁档案，必须有两人以上监销。监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签字，并将销毁情况报告单位领导，销毁清册应列入档案保存。 六．图书借阅制度： 工程所需图书、杂志、资料（工程施工规程、规范、定额、 工具书）等，由需用单位提出要求报公司办公室汇总经分管经理批准，由公司统一购买和办理订阅手续。 凡在档案室借阅的各类书刊、杂志、资料等，必须在用后及 时归还或办理续借手续。 表一： 财务档案归档范围及保管期限 序 号 应 归 档 范 围 保管期限 1 工程合同（包括工程施工合同、内签合同） 10年 2 应收应付工程款往来帐 10年 3 财务凭证 10年 4 年、季、月财务报表 10年 5 统计报表 10年 6 财务审计 10年 7 设备造价购置、维修更新、折旧提润 15年 8 劳动工资报表 10年 9 公司固定资产申报审计（不动产） 15年 10 投资、扩大再生产 10年 11 企业盈利 10年 12 职工福利