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中型建筑设企业在项目文件归档中的几点问题与思考 　　 摘要：多年来中小型企业的档案工作的发展滞后，本文针对中型建筑设计企业浅谈一下企业档案中建设项目文件归档存在的问题和解决思路。 　　关键词：企业档案；建筑设计；项目文件；归档 　　中图分类号：TU2文献标识码：A文章编号： 　　 　　引言： 　　国家档案局颁布的《企业档案工作规范》写到：“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。”“企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。”[1]这两句话明确了企业档案的作用和意义。随着社会进步和法律制度的完善档案作为企业活动在证据、责任方面发挥不可替代的作用，同时在以知识、信息为主导的现代社会档案更为企业生产、经营、创新和持续发展积累着宝贵的经验和知识资产。企业档案工作已摆脱了过往只是收集过时材料的尴尬形象，逐渐受到越来越多企业的重视。但是与此同时企业档案工作开展的并不顺利，没能跟上时代发展的步伐，除了政府部门和大型企事业单位，多年来企业档案工作在中小型企业都被忽视，发展滞后。 　　本人在建筑设计企业从事项目文件管理工作，所属图档室为保管项目文件的部门，此文以本公司及图档室的成长经历为例，针对中型建筑设计企业浅谈一下企业档案中建设项目文件归档中的问题和解决思路。项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。[2]要说明的是，本文讨论着重于设计单位在建设项目完结后企业自身的归档工作，并不涉及设计单位在项目竣工后向建设单位或受委托的承包单位移交项目文件方面。本公司是一家持有建筑工程甲级设计资质的中型建筑设计企业，成立10余年，业务范围包括文化、教育、办公、商业和大型住宅小区等，有方案室、建筑、结构、设备、园林景观5个专业所，现有400多位员工，负责项目文件管理的图档室共有6人。图档室的办公区约100平方米，库房约500平方米，能平放A1底图的约W1000*H2400*D600mm密集柜150个，放A4档案盒的约W1000*H2400*D500mm密集柜50个。以下浅谈项目文件归档工作存在的问题和解决思路： 　　一、档案意识不普及、员工档案责任感不强，档案员缺乏业务培训。 　　1.1以营利为主要目的的企业，档案工作大多不存在重形式轻内容、重晋级轻效能、为应付上级检查考评晋升档案管理级别的问题，企业档案工作更多的是为实际需要出发。对于建筑设计企业，每个项目的状况不尽相同，累积到的每一个经验都是企业宝贵的知识财富，对未来的生产、经营有着参考借鉴的实际价值。所以从档案意识来说现今企业还是十分重视的，但只有上层领导认识到重要性是不够的，只有对广大员工进行档案意识的普及教育，强化员工的责任感才能真正推动企业档案工作建设，让项目文件归档工作顺利开展。 　　1.2中小型企业档案员大部分是兼任的，即使正职为档案员同时也会被安排不少兼职任务，严重影响日常档案工作。另外，企业大多不太重视档案员的业务培训，可是任何行业都需要从业人员自身不断进修去学习更先进的管理知识。企业应当在时间和经费上给予支持，鼓励档案员参加档案局等组织的专业培训，提高业务水平。 　　二、人力、物力、财力投入不足会让企业档案工作难以开展，影响项目文件归档。 　　2.1建立一个相对完善的档案系统投入是很大的，这方面政府部门、事业单位、大型企业较有优势。一般来说政府部门和事业单位受到国家或上级部门的约束，档案工作有自上而下的规章制度和业务指导。大型企业大多历史悠久，通常有沿用多年完善的规章制度，有较好的档案工作传统，还有比较强的经济实力能支持企业档案工作的建设。相比之下，中小型企业在企业档案工作上存在诸多制约。在寸金尺土的城市要增加一定面积专门存放档案的库房，要维持档案室日常运作，都要投入大量资金，要说服公司股东、管理者并不容易。在这一切的建立不是一蹴而就的，公司要有长远目光舍得投入，这点我们公司是很好的例子。公司成立之初便有图档室，当时面积很小，库房与办公区混合，档案员由行政人员兼任，单一保管底图。几年后公司员工发展到200多人，图档室有了单独库房，有专职档案员，对底图的保管设定了些规章。再后来公司扩展到一定规模，搬迁到新址，档案人员增加到5人，密集柜陆续添加，对项目文件管理逐步规范，除了底图外开始接收文件资料和电子文件。现今当公司员工增加到400多人，原有的库房已不堪重荷，公司租用临近办公楼让库房面积增加一倍，档案员增加到6人，包括了底图、文件资料和电子文件集合一起完整的项目文件档案已基本建立，除此之外还承担着图书借阅、项目蓝图晒印和派送等业务。 　　2.2库房