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关于城乡规划信访档案的思考 　　摘要：城乡规划信访档案是城建档案重要的组成部分，对城乡规划管理工作有着重要的促进作用。本文阐述了城乡规划档案工作的意义，并就其收集、组卷和整理作了一些探讨。 　　关键词：城乡规划信访档案收集整理 　　中图分类号：F252.23 文献标识码：A 文章编号： 　　一、前言 　　城乡规划信访档案，是城乡规划行政主管部门在处理人民群众来信来访工作中直接形成并保存起来的具有查考利用价值的的文字、图表、事物、声像等真实记录。作为政府重要的职能部门之一，城乡规划部门经常因为群众的来信和来访产生诸多的信访材料。这些材料必须及时分类整理、编目归档，妥善保管，以备查阅利用。作者根据自己工作经验，对如何做好城乡规划信访档案工作进行了一些思考，阐述如下。 　　二、做好城乡规划信访档案工作的意义 　　城乡规划信访档案是城市建设档案的重要组成部分，与其他档案一样，都具备特有的凭证作用和参考作用，具体表现在以下方面： 　　第一，为正确处理城乡规划信访问题提供依据。一份完整的城乡信访档案，一般都详细记录了某个问题发生的时间、地点，涉及的人物和主要情节，保留着真实的历史印记。它往往保留有信访人的亲笔手迹，机关、个人的印信，而且有规划部门的调查处理经过和结论，因此，它是查考、研究和处理信访问题的依据。群众信访的处理时间有长有短，有些问题在本级规划部门没有得到妥当处理，往往越级、重复写信上访，造成部分问题持续时间长，经办人多。随着时间的推移，机构的变化和人员的变动，都会给处理信访问题增加难度。有了信访档案，城乡规划部门在处理重信重访、越级上访时，就可以及时查阅以前的处理记载，减少盲目性，避免产生新的矛盾。 　　第二，为总结经验及改进城乡规划工作提供条件。群众来信来访所反映的具体内容和要求具有同类性，有一定的规律可循。通过信访档案，可以查阅到以前处理同类事项的情况，有利于现实问题的解决。城乡规划信访档案是群众信访活动全过程的记录，它对于城乡规划部门查考以往情况，掌握历史材料，总结经验教训，研究工作的规律，熟悉和改进工作，具有重要的参考作用，同时也有利于保持和维护城乡规划政策的连续性。 　　第三，为领导对城乡规划问题作出重大决策时提供参考。领导同志在作出城乡规划方面的重大决策时，需要充分掌握各方面情况。来自基层群众的呼声和要求，往往对领导的决策起到重要的影响作用。源源不断地把群众来信来访所反映的问题提供给领导，当好参谋助手，是城乡规划信访部门义不容辞的职责。而城乡规划信访档案，就是提供这些反映群众呼声和要求的最好的载体。 　　三、城乡规划信访档案的特点 　　城乡规划信访档案是城乡规划信访活动的真实历史记录，它与其他的城建档案相比，具有以下鲜明的特点： 　　第一，原始记录性。城乡规划信访档案详实地记录了信访问题发生的时间、地点、事情的经过以及关联的人物，不仅有信访人和机关的印信，而且有规划部门的调查处理经过和结论，它不仅是城乡规划信访工作活动真实的历史记录，也是群众信访案件处理的重要历史依据。所以，城乡规划信访档案是具有原始记录性的重要信息载体。 　　第二，材料交叉性。信访人为急于达到目的和引起上级重视，往往同时向多个权力机关、媒体、领导人及社会名人写信、投诉，使同一件事扩散到和多个部门和领导。所以，同一问题的信访，往往因牵涉了多个有联系的机关及不同领导人过问而产生的大量文字材料，有本机关直接形成的，有上级交办的，还有联合办理的等等。为了反映处理信访案件的真实过程和保证材料的完整性，不同机关形成的文件材料往往保存在同一案卷内。 　　第三，时间的不确定性。机关通常产生的文件材料在办理完毕后即可按时间―问题归档，而城乡规划信访材料很难按时间定期归档。同一人同一事的信访材料，可能会因其复杂程度而横跨一年以上甚至数年；另一方面，有些上访老户对其处理不服或现行政策一时还不能满足其要求，多次来信来访，若干年后“旧案重提”，无法结案。而为了保证信访材料真实完整性，不同时间形成的材料也必须保存在同一案卷内，这就使城乡规划信访材料在归档时很难按时间归档分类组卷。 　　四、做好城规划信访档案工作，作者认为做好收集、组卷和整理工作最为关键。 　　（一）增强信访工作人员的档案意识，做好城乡信访档案的收集工作。 　　增强信访工作人员的乡规划信访档案工作的关键点 　　要做好城乡档案意识，这是做好城乡规划信访档案工作的首要条件。只有信访工作人员充分认识到信访档案的重要性，才能在处理群众的来信来访时，将档案意识贯穿于整个信访处理工作的各个环节中，为建立高质量的城乡规划信访档案打牢基础。信访工作人员应将信访情况详细登记，并将调查过程的原始材料、相关部门及信访人手里有价值的材料收集归档。完整的城乡规划信访档案应包括：一是信访登记