档号的编制..ppt

档号的编制 陈秋霞 一、档号的定义 档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。 二、档号编制的原则 1、唯一性原则：档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 2、合理性原则：档号结构必须与馆（室）藏档案的整理分类体系相适应。 3、稳定性原则：档号一经确定，一般不应随意更改。 4、扩充性原则：档号必须留有适当的递增容量，以便适应扩充档案的需要。 5、简单性原则：档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。 三、档号的编制 （一）档案采用案卷级整理方法时的档号编制 （二）档案采用文件级整理方法时的档号编制 （一）档案采用案卷级整理方法时的档号编制 1、三种常用的档号结构 2、档号构成要素的概念及其编制要求 3、实例 1、三种常用的档号结构 三种常用的档号结构： （1）全宗号─案卷目录号─案卷号─件、页（张）号 （2）全宗号─类别号─案卷号─件、页（张）号 （3）全宗号─类别号─项目号─案卷号─件、页（张）号 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时代码之间用“─”（短横）相隔。 件号、页（张）号根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。 　2、档号构成要素的概念及其编制要求 （1）全宗号：档案馆（室）给定每个全宗的代码。 　　全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。 　　　如：海口市档案馆馆藏建国后档案第１号全宗，可标识为“Ｂ001”。 2、档号构成要素的概念及其编制要求 （2）案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。 　　案卷目录号以三位阿拉伯数字标识。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含数量一般以三位数为宜。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。 　 2、档号构成要素的概念及其编制要求 （3）类别号：馆（室）藏档案类别的代码。 　　类别是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“.”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号。 2、档号构成要素的概念及其编制要求　 （4）项目号：产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。 　　项目号引用有关管理部门编制的项目代号。 （5）案卷号：案卷排列的顺序号。 　　案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。  2、档号构成要素的概念及其编制要求 （6）件号：案卷内文件的顺序号。 　　件号用阿拉伯数字标识。不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。件号前必须同时列写案卷及其以前各号。 （7）页（张）号：案卷内文件每页（张）的顺序号。 　　页（张）号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页（张）按排列次序流水编号。不应有空号。 3、实例 第一种结构:全宗号─案卷目录号─案卷号─件、页（张）号 　　　例如：Ｂ001(全宗号)─001(第１本案卷目录)─001(第1号案卷)─1(第1页) 第二种结构:全宗号─类别号─案卷号─件、页（张）号 　　　例如：Ｂ001(全宗号)─KJ.ZB(会计档案帐簿类)─001(第1 号案卷)─1(第1页) 3、实例 第三种结构:全宗号─类别号─项目号─案卷号─件、页（张）号 例(1):B001(全宗号)─J(基建档案)─HY(华宇小区的项目代号)─001(第1号案卷)─1(第1页) 例(2):Ｂ001(全宗号)─ZＳＢ(专业社保档案）─1.1(社保管理类登记材料)─001(第1号案卷）─1(第1件) 例(3):Ｂ001 (全宗号) ─ZＬＨ(专业林户档案)─ＤＬ.ＭＬ.1(调楼镇美良村第1村民小组)─001 （第1号案卷)─1(第1件) （二）档案采用文件级整理方法时的档号编制 实例： 1、全宗号─年度─保管期限─件号 例：Ｂ001(全宗号)─2011（年度）─Ｙ（永久）─1（第1件） 2、全宗号─年度─问题─保管期限─件号 例：B001（全宗号）─2011（年度）─党群类─Y（永久）─1（第1件） 谢谢！ 请到以下地址下载 党政网0