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加强人事档案管理服务企业人力资源工作 　　【摘要】对当前企业人事档案管理工作的重要性，以及当前工作中存在的一些不足进行了阐述，并着眼现实，从创新管理方法、完善管理制度，考核落实管理责任等方面进行了积极的探索。 　　【关键词】人事档案；人力资源管理 　　人事档案是国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成，真实记载和反映个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容，以备日后查考的文件材料。人事档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，随着用工管理法制化进程的深入，人事档案的作用愈发突出，既有效保证了职工的合法权益，也维护了企业人力资源工作的正常秩序。 　　一、人事档案工作的重要性 　　人事档案是组织人事部门选人用人、人才流动、职称评聘、薪酬调整、工作研究的重要依据，并且影响员工提拔、退休等个人利益，涉及队伍稳定。由于档案具有原始纪录性和不可再生性，所以它的真实性和完整性，决定了人事档案的凭证作用和法律效应。 　　人事档案工作是实施“人才兴企”战略的必要条件。由于人事档案能够比较全面、准确的反映人才各方面的情况，所以企业能够从人事档案中了解本单位人才的数量、文化程度、专业素质等方面的数据，便于企业做出准确的人才规划。 　　人事档案工作是干部选拔和任用的重要基础。近年来，随着人事分配制度改革的不断深入，“德”“能”“勤”“绩”作为干部选拔和任用的重要依据，人事档案可以提供可靠有效的鉴定材料，为管理者提供准确的信息和数据。 　　人事档案工作关系到职工切身利益的真实依据。人事档案关系到薪酬调整、职称评定、评定退休年龄等有关职工切实利益的大事。人事档案管理部门可以根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料、申报职称等等。 　　如果档案填制不真实、完整、及时、规范，就会影响档案的效力，增加后期档案管理中的整改、追索工作量。由于观念问题，一些企业和职工对档案工作的重要性程度认识不够，由于历史原因，一些人事档案还存在缺失、不规范等现象，所以加强人事档案管理，重视并支持档案管理员工作，是提高人事档案管理的专业化、规范化、科学化水平的有效途径。 　　二、人事档案管理工作现状 　　（一）认识不到位。一是有些企业对人事档案工作的认识存在误区，认为人事档案工作就是简单的收集、整理等事务性工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失、不泄密就行，所以投入的财力、物力、人力较少，领导干部更是很少关心和过问。二是职工对个人档案不重视，往往在用的时候想起它，不用的时候就不闻不问，不妥善保管和缴存。还有人认为档案管理与己无关，在填制个人履历等归档材料时不够认真严谨，凭印象填写，甚至只顾眼前利益，随意编造，孰料结果往往就被用作以后的凭证和参考。 　　（二）组织不健全。档案形成涉及多个职能部门，原始材料制作需要自下而上多个环节审核把关，而目前不少企业只设置一名兼职档案员，协调管理职能发挥受到一定的限制。并且，兼职档案管理员往往身兼数职，多数也没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性认识不够，对档案材料的收集、整理、归档等业务不太熟悉，造成一些归档的材料不够真实、准确和规范。 　　（三）制度不完善。由于重视程度不够，有些企业的档案管理制度建设尚不完善，造成职责不明确、流程不清晰、标准不统一等现象，在档案移交时往往产生了较多的整改工作量。一是材料形成部门审核把关不严格，只按时收集上报，不对材料质量负责，更不注意核对材料的准确性，审核任务全部落在单位兼职档案管理员身上，工作繁重，并且容易出差错和遗漏。二是材料形成部门忙于本专业工作，内部档案移交过程中经常存在滞留不报的现象，一旦管档岗位人员变化较多，档案材料交接不严密，往往造成档案丢失。三是不严格落实档案材料的制作要求，材料有涂改、填写不完整、印章不清晰等现象较多，还有些材料因为没有留足页边距，不得已进行裁剪和粘贴，既费工费时，也影响了档案的质量。 　　（四）问题渐突出。由于历史性原因，个别档案不全、缺失给职工利益和单位工作造成了一定的后果。例如，因人事档案缺失，影响了职工退休手续的办理。有些人招工表、入伍表等重要原始材料缺失，档案里出生时间、入职时间填写随意，补充材料不能相互佐证，就不能及时办理退休手续；因档案不齐全，影响员工福利待遇。实施职工休假疗养补贴发放工作时，有些人劳动合同等档案材料不齐全，最早的参加工作时间无法认定，还有人档案不连续，形成工龄间断，需要查找补充材料，影响了休假补贴的发放；因存档不及时，影响了员工身份的认定。有些人的学籍档案不及时上交归档，甚至丢失，学历身份就或遭质疑，虽有毕业证，但增添了补档、调档的麻烦。日