科技档案讲稿..ppt

科技档案讲稿 今天给大家要讲的十一个内容 科技档案的定义 是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图象、文字材料、计算材料、照片、影片、录象、录音带等科技文件材料。 企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 科技文件材料：记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。 一、技术文件材料归档制度的基本内容 一般包括：1、归档范围；2、归档时间；3、归档份数；4、归档要求；5、归档手续等五种。 （一）归档范围 制定技术文件材料归档制度首先要知到它的范围。也就说技术档案的范围，在确定归档范围时，即不要过宽也不要过窄。 所以正确地划定技术文件材料的归档范围是保证技术档案齐全、完整的关健。因此，在划定归档范围时要注意以下几点。 1、要研究和分析本单位科学技术活动的范围，以便掌握在科学技术活动中形成的技术文件材料的种类和成分，认定那些技术文件材料应当归档。 3、在保证技术档案完整和成套的前提下根据技术文件材料的保存价值，来确定归档范围，所谓有保存价值，就是从本单位和国家当前和今后需要出发，来判断其作用，有保存价值的技术文件材料归档才有意义，不是有文必档，文件转化为档案的决定因素是它的“价值”。 具体到一个单位，哪些应该归档？哪些不必归档？根据以上内容的原则精神，结合本单位的具体情况来具体确定它是否归档还是不必归档。 （二）、归档时间 它是科技文件材料归档制度的内容之一，应该根据科技文件材料形成过程的特点，具体规定每种科技文件材料的归档时间。正确地划定科技文件材料的归档时间，对维护科技档案的完整，便于本部门开展工作和技术档案工作都有现实意义，若归档的时间拉得过长，技术文件材料长期停留在业务部门很容易散失、损坏、并增加接收的困难，影响档案的完整，给业务部门造成一种不必要的负担，相反归档时间过短，会影响业务部门使用，也会给技术档案部门工作带来想不到的困难，影响其它各项工作的开展。 科技文件材料的归档一般分为两种；一种是随时归档，也就是说在一项工程或任务完成后，及时将形成的科技文件材料整理归档，而不是形成一份归档；另一种是定期，也就是说，工程竣工交接验收后，将本工程应该归档的科技文件材料归档，或每个季度、半年、一年都可以，只要能达到目的，收集完整就可以了。 各单位的档案员和技术人员应根据上述规定要求，结合本单位的具体情况和各种技术文件材料形成的特点，本着便于集中统一管理的原则，便于提供利用等要求，具体地规定出本单位各种科技文件材料的归档时间，大家可根据本单位的实际情况进行安排。 （三）、归档份数 在归档制度中，应对科技文件材料的归档份数作出原则规定，归档份数应该合理，不能过多，也不能过少。 凡是需要归档的科技文件材料一般应归档一份，但是，重要的和使用频繁的科技文件材料，可以根据需要，再将副本一份或两份随同送交档案室，专供日常借阅使用。这样就能保证科技档案的完整，为长远的工作需要服务。 （四）、归档要求和手续 1、归档的科技文件材料必须按照编制好的科技文件材料的有关制度执行，科技文件材料是业务技术部门在工作活动中形成的，他们熟悉科技文件材料的形成过程，内在联系和保存价值，由他们负责将日常工作活动中形成的科技文件材料收集整理归档，才能保证科技文件材料的质量，也便于查找和利用。 2、各业务部门平时要安排好科技文件材料的日常管理工作，任务结束或完成一段落后，应当将归档的科技文件材料收集齐全、校对准确、经有关领导审批后向档案室或有关部门移交。必须做到书写材料优良、字迹工正、图象清晰、格式统一、签字手续完备。 3、归档的科技文件材料必须按照分类方案以及内部有机联系或者特殊要求组成保管单位，“卷、册、件、盒”并填写好有关项目和移交目录一式三份，移交时要按目录清点，交接双方签字，并要有一个监交人在场，并且也要签字。 4、归档的科技文件材料必须履行交接手续，填写移交清单一式三份，（案卷目录）交接双方应在移交清单上签字有条件的情况要清点卷内文件和清单上要相负，交接清单和文件材料必须当面点清。 5、归档的科技文件材料必须达到完整、准确、系统、保证质量、并由负责人审查签字方能归档。 二、科技档案收集工作 科技档案收集工作是作好其他一切科技档案工作的基础和起点。 在收集之前，科技文件材料处于分散状态，分散在业务机构和部门，甚至分散在个人手中，这样，科技档案工作部门没有自己工作的物质对象，也就谈不上科技档案的整理、鉴定、保管、统计、编研和提供利用工作，所以说，科技文件材料的收集工作是科技档案工作的基础。 科技档案的收集工作要保证科技文件材料的完整与准确，科