秘书工作环境..ppt

秘书的工作环境 秘书工作的宏观环境 秘书工作的中观环境 秘书工作的微观环境 办公模式的选择 秘书工作的环境 秘书工作环境特点的有以下几点： 　1．复杂和多样性 　2．差异性 　 　3．变异性 秘书工作的宏观环境 宏观环境，又称为一般环境，或大社会环境，是指处于所有组织之外，并对组织发生影响的外部环境。它是一种必须监测和适应的不可控制的环境。 秘书工作的宏观环境主要有：政治法律环境、经济环境、科技环境、文化环境等。 （一）政治法律环境与秘书工作 法律环境包括党的政策、国家的法律及WTO规则等。 （二）经济环境与秘书工作 经济环境主要包括经济体制、经济实力。秘书工作的内容与性质常随着经济环境的改变而又互动的发展。 （三）科技环境与秘书工作 科技的进步为秘书工作提供了完成工作的工具、设备和方法，特别是办公自动化设备的使用，改变了秘书工作。 （四）文化环境与秘书工作 文化具有概括性、抽象性、模式性和功能性特点。概括性是指文化所指的内容十分概括，几乎无所不包；抽象性是指文化是一种抽象观念，并非指哪种具体的事物；模式性指一个社会或一个国家由于历史背景、民族性格、生活状况等条件的不同，其文化表现出来的特色便存在差异；功能性是指文化对社会及人生有莫大的功能和作用，对人群生活及行为有很大的影响及支配力。 秘书工作的中观环境 中观环境是指的秘书所处组织的性质、制度与结构方面的环境。它对秘书工作有着重要的影响。 （一）企业 　企业是从事生产、流通、服务等经济活动，通过为社会提供所需商品或服务来实现盈利，进行自主经营，实行独立经济核算，具有法人资格的经济组织。 （二）企业的组织结构 　 现代企业是以现代企业制度为基础的，是在国家《公司法》的规定下组建的，其组织模式就是《公司法》规定的几种形式，包括有限责任公司、国营独资公司、股份有限公司等。 秘书工作的微观环境 微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。 （一）办公室的种类及对秘书工作效率的影响 环境包括：第一，办公室的空间环境，是指房屋建筑与分配，办公空间的大小，家具的布置；第二，办公室的视觉环境，包括色彩、光线；第三，办公室的听觉环境，指办公室所处空间的有益或无益声音；第四，办公室的空气环境，指由生理空气因素（温度、湿度、空气流通与净化）造成的办公室的整个气氛；第五，办公室的健康与安全环境。 （二）办公室环境的管理原则 　 办公室环境的管理是指对办公室环境加以合理的设计、组织和控制，使其达到最符合秘书工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。在对办公室环境进行管理的过程中，要坚持以下的原则：1．方便 ；2．舒适整洁 ；3．和谐统一 ；4．安全 。 （三）办公室的空间设计 所谓办公室的空间设计是指组织为节省成本，有效的利用空间，缩短工作流程，迅速处理信息，提供良好工作环境，并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的办公室内的布置。 办公室空间设计的内容包括以下几个方面： 　1．各职能部门的场地设计 2．工作中心的设计 3．开放式办公场地的布局 4．办公房间的空间设计 （四）办公室的视觉环境管理 办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。 1．覆盖物 　它包括墙壁、天花板、地面、门窗、支柱等上面的覆盖物。它们对秘书工作人员的心理状态有直接影响，因而也对他们的工作效率产生影响。 2．照明 　是指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。 　光线系统的管理主要目的是：提供有效的、舒适的照明和安全的位置，有助于提高视觉舒适感，并建立一个从审美观点上看引人注目的工作区。为了达到这些目的，办公室既要有合适的光量，还有要有合适的光线质量。 （五）办公室的听觉环境管理 听觉环境指办公室所处的有益声音或有害声音。有益的声音如伴奏音乐和愉快交谈的声音；噪音，比如办公机器的振动声为有害的声音。声音的强度单位为分贝（db），一般说来超过70分贝即为噪音，超过130-140分贝使人耳痛，超过150分贝使内耳结构破坏，以致耳聋。 （六）办公室的空气环境管理 空气环境是指由生理空气因素（温度，湿度，流通与净化）造成的办公室的整个气氛。办公室的空气环境管理，又叫空气调节办公室，是指为了减少人们的精神消耗，增强舒适性而经过精心调节过空气的办公室。 1．温度 　　一般说来，秘书工作环境中最舒适并有益于健康的工作温度是15-20摄氏度。 2．湿度 　　相对湿度是指空气中所含水气的百分比。如果办公室内空气湿度高会使秘书人员感到冷天更冷、热天更热。一般来讲，最适宜的湿度为40%—60%。 3．空气流通 　　办公室内的空气应该是流通的，新鲜的，充足的