第一章电子文件概述课件.ppt

* * 第一章 电子文件概述 第一节 电子文件的概念和种类 一、电子文件的来源 （一）办公自动化（OA）过程中产生的电子文件 （二）计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）过程中产生的电子文件 （三）模数转换过程中产生的电子文件 扫描仪、数码相机 （四）电子商务（E-business）过程中产生的电子文件 （五）收发电子邮件（E-mail）过程中产生的电子文件 二、电子文件的定义 （一）“电子文件”名称的出现 （二）电子文件定义的各种表述 （三）对电子文件概念内涵的理解 第一节 电子文件的概念和种类 三、电子文件的种类 （一）按电子文件的信息存在形式分类，可分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件等。 （二）按电子文件的组成方式分类，可分为简单文件、复合文件、复杂文件。 除了上面两种主要分类方法外，我们尚可根据文件的功能，将电子文件分成主文件和支持性、辅助性、工具性文件根据文件的生成方式，将电子文件分成直接生成的原始文件和传统文件经模数转化而成的电子文件；根据文件的属性，将电子文件分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件、压缩文件等；根据存储载体，将电子文件分为磁盘文件、磁带文件、光盘文件等。 第一节 电子文件的概念和种类 第二节 电子文件的基本特点和作用 一、电子文件的基本特点 （一）中外对电子文件特点的研究概述 美国教授David M?Levy: Stable（稳定）、Permanent（永久）、Static（静态）、Inactive（不积极）、Fixed或Rigid（固定、严格）等词语来描述纸质文件；而用Unstable（不稳定）、Impermanent（非永久性的）、Dynamic（动态）、Active或Interactive（积极、交互式）、Fluid或Transformable（流动的、能改变）等描述电子文件。 我国档案界最早对电子文件特点加以分析的是中国人民大学冯惠玲教授 （二）电子文件的特点 1、信息的非人工识读性 2、系统的依赖性 3、信息与特定记录载体之间的可分离性 4、信息的可变性 5、信息存储的高密度性 6、多种媒体信息的集成性 7、信息的可操作性 第二节 电子文件的基本特点和作用 （三）对电子文件特点的评议 1、上述电子文件的特点，其理论与实践意义都是重大的。 2、在现有对电子文件特点的研究上，仍有不少值得商榷之处。 如关于电子文件的“虚拟性”和信息与载体的可分离性，是引起人们广泛争议的两个问题。 第二节 电子文件的基本特点和作用 二、电子文件的作用 （一）使用电子文件可以改变办公方式和提高办公效率 （二）电子文件的产生，意味着信息处理走向自动化，并有利于文档一体化的实现 （三）电子文件能够进行网络化传输，充分发挥信息资源共享的优势 （四）电子文件能集成多元化信息 （五）电子文件有利于组建国家综合信息系统 第二节 电子文件的基本特点和作用 第三节 电子文件的原始性与法律证据效力 一、电子文件的原始性 （一）传统文件的原始性 （二）电子文件原始性认定的困难 电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。 电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难以实现。 电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地“迁移”，以适应新的“生存环境”。 电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。 （三）重新界定“原始性” （四）国外对电子文件原始性（或原件）问题的确认方法 对“原件”的扩大解释。 功能等同法。 置换“原件”法。 第三节 电子文件的原始性与法律证据效力 电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。 目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。 二、电子文件的法律证据效力 （一）电子文件法律证据效力的含义 （二）电子文件作为法律证据的可采纳性 所谓证据的可采纳性（Admissibility）是指证据资料在法律上允许其作为证据的资格。 （三）电子文件作为法律证据的证明力 证明力是证据对查明事实所具有的效力。 （四）电子文件的法律证据地位 1、书证说。 2、视听资料说。 3、独立证据说。 4、传统证据的演变说。 第三节 电子文件的原始性与法律证据效力 第四节 电子文件的形成规律和生命周期 一、电子文件的形成规律 电子文件的形成规律是指电子文件从制作到生成的过程中所表现出来的种种内在规律性。 1、电子文件的形成与业务活动的开展同步