第六章商务文书礼仪..ppt

过去，文书曾经是一门学问，也是一种职业，很多单位设有文书岗位。过去的文件处理很麻烦，起草、抄写，还要懂规范。开会要带公文包，去时一大堆汇报材料，回来一大堆会议文件。每个单位都有好几排文件柜储存文件。 调查：现在有多少人写家信，频率几何？ 大多数文件、信件要经过邮递员传送，一走就是几天几十天。有时等得很着急，个人信件尤其如此。曾几何时，邮递员是一种职业天使。离家的人天天翘首期盼家书，分离的人如饥似渴地等待情书，的确是“烽火连三月，家书抵万金”。 商务文书礼仪 现代化办公手段的发达，给工作带来极大的方便，很多单位实现了无纸化办公，打字快、复制快、传递快，也减少了许多储存、携带的麻烦（U盘、酷盘、微云）。 尽管如此，书信的方式依然具有强大的生命力，因为它具有其它手段无可替代的优点： 书法性：欣赏对方的书法比冰冷的方块字要有感觉。 情感性：熟悉的字体，精选的信笺，依稀可见的泪痕… 收藏性：可永久保存。《傅雷家书》186封书信。 商务文书礼仪 （一）书信类： 1、业务信函：介绍信、推销信、询价信、报价信、确认信； 2、礼仪信函：邀请函、祝贺信、感谢信、慰问信、致歉信 。 （二）柬帖类：请柬、贺卡、聘书 。 （三）致辞类：贺词挽词，恭喜祝酒词，欢迎欢送词，开幕闭幕词，答谢告别词，感谢致歉词 。 一、商务文书的分类 二、商务文书的结构 （一）信函的基本结构 1、信文的结构（三部分） （1）开头部分：①标题，居中；②函号，题下居中；③称呼，顶格；④问候，缩行。 （2）主体部分：信函的内容，可划分段落。 （3）结尾部分： ①结束语；②祝福语；③落款； ④补叙（顺带问候、补充内容）；⑤附 件；⑥抄送。 （4）其它部分：密级。 2、封文的结构 信封分为银行式、口袋式、窗口式三种。以横写为例。 （1）收信人地址：位于信封左上角。内容包括邮编、所在地、街道、门牌号单位。 （2）收信人名称：位于信封中间居中位置。内容包括单位名称、个人姓名、称呼（邮递员对收信人的称谓）。 （3）发信人地址：位于信封右下角。地址、单位、姓名、邮编。 二、文书的基本结构 关于来函提议问题的答复 2013字（118）号 ×××研究院： 首先感谢贵院对环境保护工作的关心与支持。贵院2013年2月13日来函提议的关于本市一些县区供暖排放超标隐患问题的解决办法，经研究认为可行，现已通知有关县按照提议方案解决，限期消除隐患。特此函达。 此致 敬礼！ 附：关于限期排除取暖排放隐患的通知 ××市环保局（盖章） 2013年2月16日 抄送：××县环保局、 ××区环保局 二、文书的基本结构 （二）柬帖的结构： 结构、格式已经规范化（略）。 （三）致辞的结构： 1、标题 内容概括： × × × ×开幕词。 2、称谓 敬语加名称。如“尊敬的刘水博士：” 3、正文 要表达的内容。 4、落款 署名、日期。 三、文书的基本要求 （一）5C原则： 1、礼貌：只见文字不见面，所有情感都靠文字传达。 2、简洁：容量有限，尽量简短，因此需习惯沿用文言词汇。 3、清晰：要表达的问题述说明白。（来信收到） 4、完整：结构不短缺，内容无遗漏。（如问候的范围） 5、正确：文字语词不要错白。（如：哥哥上吊、粮食狗吃，和一大狼住在一起，天天咬醒，匆来看我！） （二）收发信注意事项 1、发信：不超重、不夹带、贴足邮票；恰当地折叠信纸，密封好信封（带信一般不封口）。 2、收信：代收不扣押、不拆看，拆前要看密级，拆时要小心；认真阅读，收到即复；妥善处理，不得公开。 （拆看、公开、丢弃往往带来严重后果。照片事件导致一个班的人死亡） 三、文书的基本要求 （一）提称语： 对父母：膝下、膝前、尊前 对长辈：尊前、尊右、尊鉴、赐鉴、座下、座右、侍下 对平辈：阁下、足下、台鉴、大鉴、雅鉴、惠鉴、礼鉴、 台启、亲鉴、爱鉴（爱人）、公鉴（多人） 对晚辈：知之、知悉、阅悉、亲阅、亲鉴、收阅、收览 对领导：勋鉴、钧鉴、钧座、台座、麾鉴、尊