[数据库原理第四章4.ppt

第4章 ACCESS 数据库 数据的分析输出—报表 数据的自动化处理—宏 本节要求 了解报表的功能及类型。 掌握使用向导创建报表的方法，包括自动创建、图表向导与标签向导等。 掌握使用设计视图创建和修改报表的方法。 了解创建高级报表的方法，包括基于一般查询、参数查询的报表及子报表。 了解报表的打印设置。 本节要求 理解宏的定义及功能。 掌握创建与设计宏的方法。 掌握创建与设计宏组的方法。 掌握宏的执行条件与执行方法。 了解常用宏操作。 4.6 数据的分析输出—报表 报表是Access中专门用来统计、汇总并且整理打印数据的一种格式。 1、报表的概念 报表的功能 对数据进行分组和嵌套。 对大组数据进行比较、汇总、求和。 可包含子窗体、子报表。 可包含图形、图表以及其他OLE对象。 能按特殊格式排版、如生成清单、发票等商业格式。 能打印所有表达式的值。 在每页的顶部和底部打印表示信息的页眉和页脚。 报表的结构 Access的报表可以在三种模式下查看，分别是“设计视图”、“打印预览”和“版面预览” 。 “设计视图” 中可以指定或修改报表设计、自定义对象、设置控件属性等。设计视图中的报表工作区包括如下五部分： 同窗体一样，报表中每一部分也称为节。Access中所有空白报表都包含“页眉” 、“主体”和“页脚”三个节。 报表页眉：在报表开头出现一次，通常用来设置报表的标题。 页面页眉：出现在报表中每页的顶部，可以用来显示列标题等项目。 主体：用来显示报表包含的记录。 页面页脚：出现在报表中每页的底部。可以用来显示页码等项目。 报表页脚：在报表的末尾出现一次。可以用来显示诸如报表总计等项目。 2、报表的分类 Access中，报表主要分为4类： 纵栏式报表：其布局与纵栏式窗体相似，可以包括汇总设计和图形。也称为窗体式报表，像窗体一样可以显示同一记录的详细数据；与窗体不同的是，报表只能查看数据而不能输入数据。在纵栏式报表中，既可以分段显示一条记录，也可以同时显示多条记录。 表格式报表：是将数据信息以表格的形式打印输出，其布局与表格式窗体类似。它可以对数据进行汇总，还可以包括摘要和分组等。也称为分组/汇总报表，是一种比较常用的报表类型。与纵栏式报表不同的是，其记录数据的字段标题信息被安排在页面页眉区内。 图表式报表：是指包含图表显示的报表类型。报表中使用图表，可以更直观的表示数据之间的关系。 标签式报表：是一种特殊类型的报表，可以用来在一页内建立多个大小和样式一致的卡片式方格区域，大多用于表示联系人地址、电话等较简短的信息。 3、创建报表的方法 创建报表的方法与创建窗体的方法类似，Access 2003提供了三种方法。 自动创建报表 使用“向导”创建报表 使用“设计视图”创建报表 自动创建报表 此种方式最为方便快捷，自动创建报表可以选择数据来源和纵栏式版面或者表格式版面。用户可以使用数据来源中所有的字段并自动应用用户最近使用报表的格式。其操作步骤如下： S1：打开数据库窗口，选择“报表”对象，单击“新建”按钮，弹出“新建报表”对话框。 S2：在对话框中选择“自动创建报表：表格式”或“自动创建报表：纵栏式”，然后选择数据来源，单击“确定”按钮完成报表创建。 例如，选择数据来源是“学生基本情况表”，创建报表如图所示。 使用“向导”创建报表 使用“向导”创建报表比自动创建报表更具灵活性，它还包括了指定排序、分组和汇总等新选项。例，为“学生基本情况表”使用向导创建报表，操作步骤如下： S1：启动报表创建向导。在打开的数据库窗口中，选择“报表”对象，双击“使用向导创建报表”，打开“报表向导”对话框。如图所示。 S2：选择报表中需要包含的字段，设置好后单击“下一步”按钮。 S3：对字段进行分组，可以将某些具有相同属性的记录作为一组显示，同时还可以进行数据汇总。设置好后单击“下一步”按钮。 S4：字段排序，可以设置每个组内字段排序的顺序。设置完成单击“下一步”按钮。 S5：选择报表布局，设置完成单击“下一步”按钮。 S6：选择报表样式，设置完成单击“下一步”按钮。 S7：设计报表标题，Access将把这个标题作为报表本身的文件名，并显示在打印预览报表的标题栏上。设置完成单击“下一步”按钮。 S8：完成报表设计。 使用“图表向导”创建报表 使用这种方式创建的报表可以把数据以图表的形式表示出来，使其更加直观。例：使用“图表向导”创建报表为“成绩表”创建报表，操作步骤如下： S1：启动图表向导。在“新建报表”对话框中选择“图表向导”，并选择创建图表的数据源，单击“确定”按钮，打开“图表向导”对话框。 S2：选择要在图表中显示的字段，设置完成单击“下一步”按钮。 S3：选择图表类型，设置完成单击“下一步”按钮。 S4：选择图