采购管理与应付款管理系统业务处理.doc

采购管理与应付款管理系统业务处理 一、请购与订货 请购： 在采购管理系统主界面点击【请购】菜单下的【请购单】，即可进入请购单界面。 在请购单主界面，点击【增加】按钮，生成请购单； 录入请购信息并点击【保存】，生成请购单； 用鼠标单击【审核】，审核确认已生成的请购单。 【注意】 ·请购单中的存货只能录入具有“外购”属性的存货，存货的属性在存货档案中设置。 ·请购单中的请购人员只能选择人员档案中的有权限的人员，相关权限的人员档案盒数据权限中设置。 ·请购单中的供应商只能选择有货物性质的供应商，相关属性在供应商档案中设置。 ·供应商的启用日期≥请购单日期≥供应商停用日期，供应商启用日期和停用日期在供应商档案中设置。 ·需求日期≥建议订货日期≥请购单日期。 ·已审核的请购单不能修改、删除。如果要修改、删除。需要先弃审。 ·已关闭的请购单不能修改、删除，如果要修改、删除，需要先打开并弃审。 ·有下游单据生成或被其他功能、其他系统使用的请购单，视为单据已执行，已执行单据不可弃审。如需修改，必须将下游单据删除或取消相关操作，方可弃审。 2订货。 在采购管理系统主界面点击【采购订货】菜单下的【采购订单】，即可进入采购订单界面。 在采购订单界面，单击【增加】按钮，进入采购订单录入状态界面。 单击【生单】菜单下的【请购单】按钮，进入采购请购单过滤条件选择界面。 在请购单过滤条件选择界面，输入过滤条件，单击【过滤】，进入拷贝并执行界面。 用鼠标双击要选择的采购请购单的“选择”栏目，选择栏目显示“Y”，然后用鼠标单击【OK】按钮，请购单相关内容会自动显示在采购订单的对应栏目中，根据订货信息对栏目修改后，单击【保存】按钮 用鼠标单击【审核】按钮，对已保存的采购订单进行审核确认。 【注意】 ·采购订单式可选单据，但采购选项中选择了“普通业务必有订单”选项时，则必须填制或生产采购订单。 ·采购订单中计划到货日期≥订单需求日期。 ·采购订单可以修改、删除、审核、弃审、变更、关闭、打开。 ·已审核未关闭的采购订单可以参照生产采购到货单、采购入库单、采购发票。 到货与入库 到货。 在采购管理系统主界面点击【采购到货】菜单下的【到货单】，即可进入到货单界面。 在到货单界面，单击【增加】按钮，进入到货单录入状态。 用鼠标单击【生单】按钮，选择【采购订单】，系统会弹出采购订单过滤条件界面。 输入过滤条件，并用鼠标单击【过滤】按钮，进入拷贝并执行界面。 用鼠标双击要选择的采购订单的“选择”栏目，选择栏目显示“Y”，然后用鼠标单击【OK】按钮，采购订单相关内容会自动显示在到货单的对应栏目中，根据到货信息对栏目修改后，单击【保存】按钮。 用鼠标单击【审核】按钮，对已保存的到货单进行审核确认。 【注意】 ·到货单可以手工新增，也可以参照采购订单等生产；但必有订单时，采购到货单不可手工新增，只能参照上游单据生产。 ·到货单可以只录入数量，不录入单价、金额。 ·采购的存货如因质量、规格等问题退回的，需要开具到货退回单。 ·期初采购业务到货后，必须手工填写到货单或不填写到货单而直接生产入库单。 在采购管理系统主界面点击【采购入库】菜单下的【入库单】，即可进入采购入库单界面。 在采购入库单界面，单击【增加】按钮，进入入库单录入状态。 在入库单录入状态下输入相关信息后，点击【保存】按钮。 【注意】 ·红字入库单是入库单的逆向单据。如果发现已入库的货物应为质量、数量等问题要求退货，可填写红字入库单，全部或部分冲抵原入库单的数据。 ·采购入库单界面中【生产】按钮，用于根据采购入库单自动生产采购发票。 ·如果在采购选项中选择“普通业务必有订单”，入库单只能参照上游单据生产，不能手工录入。 ·如果采购管理系统没有库存管理系统集成使用，采购入库单无须审核、记账。 采购开票 在采购管理系统主界面点击【采购发票】菜单下的【专用采购发票】，即可进入专用发票界面。 在专用发票界面，单击【增加】按钮，进入专用发票录入状态。 单击【生单】菜单下的【入库单】按钮，进入入库单过滤条件选择界面。 输入过滤条件，并用鼠标单击【过滤】按钮，进入拷贝并执行界面。 用鼠标双击要选择的采购入库单的“选择”栏目，选择栏目显示“Y”，然后用鼠标单击【OK】按钮，采购入库单相关内容会自动显示在专用发票的对应栏目中，填写采购单价，单击【保存】按钮。 【注意】 ·红字采购发票是采购发票的逆向单据。如果在采购发票结算后发生退货，需填写红字采购发票，全部或部分冲抵原采购发票的数据。 ·采购过程中发生的运费，需要开具运费发票。 ·已审核的发票不能再做现付处理。 ·早采购管理系统单独使用时，采购发票在采购管理系统中审核；在采购管理系统与应付款管理系统集成使用时，采购管理系统的采购发票录入保存后，在应付款管理系统对采购发票进行审核登记应付账，