销售文员操作流程学案.ppt

* 1 服从领导的管理，遵守厂规厂纪，保守商业机密。 2. 信息资料录入、存储、打印、统计。 3. 异常情况的提醒，协助经理处理日常工作和紧急事务。 4. 开订单、跟单出货，明确客户需求内容，协调各部门针 对营销任务的开展工作。 5. 上班、下班，必须严格做好“5S”的管理工作。 6. 接听电话时，必须使用标准的普通话，讲“喂， 您好，施都耐照明。请问你找哪位？”如有遇到 被叫人不在时，应按电话记录本上的内容， 详细地问清楚，做好电话记录，并及时通知被叫人。 7. 轮流值班，努力提高业务水平和政治素质。 2 开 始 接订单 门市接订单 厂部接订单 开订单 配备材料 核单 分单 生产部 仓 库 结 束 3 订 单 接 单 首先,接订单分为两部份,一个是门市订单,由门市营业员负责接待客户并开好订单；另一个是厂部电话接订单并开好订单。 一、门市接单及开订单 门市接待新客户时，首先必须了解客户的基本情况, 包括客户是在什么样的市场,订货数量约多少,是做工程灯、批发商还是零售，判断是大客户还是小客户，知道基本资料后再根据实际情况详细介绍产品，同时将产品的优点并结合客户的市场优势分析给客户，使客户认为这个产品正是他所需要的产品，他才能有兴趣考虑是否想与本公司合作。 新客户下订单时，门市开订单需要一式四份单，第一联存根联，第二联是客户联，第三联是仓库，第四联是生产部。开订单时，应在订单上写明客户名称、客户地址、客户电话、传真、移动电话，产品的品牌、型号、规格、数量、颜色，发往哪个托运部，付款方式、出货日期等，应详细的在订单上注明。 订单写好后，请客户签名确认及收预定金，一般是按30%收取，如特殊订单则另议，并将客户联（红联）给客户存根，其余三联和预定金当日交回厂部。 门市接待老客户询问价格应马上联系厂部，不能重新报价，必须得到准确的价格后再与客户协商是否调整价格，老客户下单，如是小客户要求全额付款，（金额在3000元以内），大客户下单后则不收预定金，按照合同的协议付款就好，将开好的订单交回厂部。 4 订 单 接 单 二、厂部接单及开订单 厂部接单一般是熟悉的客户,在接到电话订单时,首先请客户将订单传真过来,收到传真后再与客户确认即可。 如果是客户没有传真机，电话报单过来，我们记录的话，就必须记录清楚客户名称、产品品牌、数量、颜色、型号等。 厂部文员开单时，根据传真件或是记录资料，将订单开一式四份，一联是存根（白联），一联是属于支架车间或是节能灯车间主管（红联），一联是仓库（黄联），一联是电子车间主管（绿联），开订单时应将客户名、产品品牌、数量、颜色、型号等一些注意事项，并注明出货日期。 订单开好后，将开好的订单再一次与传真件或记录资料确认，保证订单无误。 将门市订单及厂部订单放在一起，厂部订单将白联都填上价格，将门市订单的新客户资料根据客户本的要求归档到客户资料本上。同时在销售系统增加新客户资料。 5 核单及分单 销售文员将订单开好后,再自己核对一次自己所开的订单是否有误,核对的内容包括：客户名、品牌、规格、型号、数量、颜色、单价等基本资料，确认无误后，将订单分配给三个部门，分别是： 白联： 存根，厂部销售部留； 红联： 客户联，门市开单是给客户，同时复印一份给厂部生产车 间，厂部开单是直接给支架车间或是节能灯车间，车间主管留； 黄联： 仓库联，仓库主管留； 绿联： 生产联，电子车间主管留； 到此，订单的流程全部结束。 17 开 始 确认出货资料 结 束 开出仓单 验货出货 配 单 输托运部单号 交财务部 18 确认出货资料及打印 由于目前本厂没有设立成品仓,因此,当天需发货的产品直接由生产部出货 ,并且直接由生产部确认详细的出货资料. 首先,由生产部将当天要出货的详细资料在下午3:00之前给到销售出货文员;资料的内容包括:客户名、品牌、规格型号、数量、颜色、灯头等，如果是整单订单出货的，可以直接写明：客户名、订单日期即可。 第二,销售文员根据生产部上货的详细资料,先将对应的客户订单找出来，然后根据生产部的资料在订单上减数，如是整张订单出完，将订单挑出即可。将订单减数后将出货资料输入销售系统并打印出来（打印出货单参考销售系统操作流程） 。 第三，打印出来的出仓单需要核对一次单价，确认出仓单上的价格无误，并写好信封，再验货。 19 *