财务部单据流程规范.doc

单据流程规范 材料进仓单 进仓单亦称入库单、入仓单。所有物资、物员、采购材料等进仓，均需填写进仓单。本单一式四联，由仓管员凭供应商送货单、采购合同、申购单或经审批的采购计划及品质部的质检报告据实填写并入库。 四联单分配：第一联为仓库存根并记账;第二联为客户结算联；第三联为财务记账联;第四联为采购留存与财务对账。 品质部应同时出示质检报告，与仓库、采购三方同时在进仓单上签字确认，方可入库，否则判定为待检区存放，不能入库、不能发货出库。 附：进仓单流程图： ? 仓库入库： ? 仓库员凭品质部的质检报告填写四联进仓单 四联进仓单必须采购员、质检员、仓管员同时签字 第三、四联进仓单、送货单一起交采购人员 仓库留存第一联存根联并记账 　　采购部提供： ? 实物进仓单 ② 供应商的送货单 ③ 采购合同 ④ 申购单或审批的采购计划? 　　采购员跟进： ? 将第三联进仓单，供应商的送货单，采购合同一起交财务部应收会计，并做好单据交接签收? 　　② 第四联采购留存 ? 　　财务部跟进： ? 应收会计凭第三联进仓单及送货单、采购合同等与供应商进行对账、申请付款 审核会计再次对应收会计移交单据、对账单进行审核、登记明细账 财务主管审核申请付款单后转交总经理审批 出纳依据总经理审批申请付款单付款结算，打印付款水单并登记日记账 审核会计收付款水单后登记明细账，并通知供应商查收货款，提醒供应商必须在付下笔款项前把这笔付款的结算单据（第二联进仓单、仓库签字送货单、收款收据）提供财务部，否则，下笔货款顺延到收到结算单据后再申请付款。 ?? 　　仓库与财务结账： ? 　　① 仓库与采购部核实当月采购与收发存汇总表一致，交财务部 ? 　　② 财务部凭收发存汇总表及入库汇总表与进仓单账务核对 ? 　　采购与财务对账： ? 　　① 月结供应商当月采购量对账 ? 　　②应付账款余额对账 　　③付账计划核定 ?? 　　产成品(半成品)入库单： ? 　　1、 产成品(半成品)入库，指所有完工产成品(半成品)、发外加工回公司半成品均需填写本入库单。本单一式四联，由仓管员依据生产部完工产成品入库单、外协加工公司送货单及品质部的质检报告填写：第一联为仓库存根联;第二联为外协加工供应商联（生产部）;第三联为财务联;第四联为仓库和外协人员记账联。 ? 　　2、 产成品(半成品)入库单流程图： ? 生产部填写原产成品（半成品）入库单一式二联，与仓管员共同签字，各留一联； 仓库根据生产部入库单、外协加工公司送货单及质检报告填写四联产成品（半成品）入库单，同时留存第一联 第二联交外协加工公司（生产部）对账 第三联、外协加工公司送货单交财务 月未仓库员、外协人员把产成品（半成品）收、发、存汇总表及第四联交财务审核 　　3、 出仓单： ? 　　1、 出仓单，含产成品(半成品)、加工料、废次品等。除消耗领料单外的销售让售，均需填写出仓单。本单一式六联，由营业部(业务组)凭销售合同(协议)、销售计划、客户通知等填写。对发生质量退货或重开出仓单的由业务部重新开具红字出仓单，经质检等部门确认，各方冲账。详见前述第五十六条第4项规定，流程同下出仓单流程图。 ? 　　2、 联单分配： ? 　　①营业部存根记账; ②收货单位随货同行，(客户入账); ? 　　③财务结算收款(交客户); ④财务记账(应收账款或发出商品); ? 　　⑤财务备查(出厂放行); ⑥放行条转财务对账备查，仓库记账与留财务、营业部对账。 ? 　　3、 出仓单流程图： ? 　　财务结算收款交客户第三联 ? 　　营业部开单记账，留存第一联 ? 　　司机或客户提货随货同行，留存第二联 ? 　　财务备查出厂放行转财务对账，留存第五联 ? 　　财务记账应收款或发出商品，留存第四联 ? 　　仓库发货记曲与财务对账留存第六联 ? 　　 领料单： ? 　　1、 领料单，即仓库所有物料出仓，均应填写领料单。本单一式三联，由领料部门填写，第一联存根领料部门留存，第二联财务留存记账与仓库结账，第三联仓管记账留存。 　2、 领料单流程图： ? 　　仓库记账输单留存第三联，与财务结账 ? 　　财务月终结账与仓库对账，财务留存第二联，凭单做材料分配消耗表 ? 　　领料部门填写、留存第一联，作对账领料控制 ? 　　客户对账\记账： ? 　　发出对账单，寄挂号信。监督当日已确认对账单，收回情况(月结单)对账不清楚账款不符的，扣除业务经理工资应收账根据出仓单分别作账务处理： ? 　　①已开票作销售账 ? 　　②未开票作发出商品 ? 　　③款到未开票作预收账款 ? 　　应收账与客户对账： ? 　　①应收账余额 ? 　　②发出商品账 ? 　　③预收账款账(抵减) ? 　　④月结单 ?