采购管理文件ZKXH-采购管理文件ZKXH-.docx

一.目的规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。二.适用范围本规范适用于公司的设备、工具、办公用品成型软件和固定资产及原材料、受控件等采购的控制。三.定义1供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。2合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。3购物申请单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购部的单据，此单据须有部门经理和其他审核权限人员签批。4供应商选择考察表：是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购部对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交部门经理与总经理实行审批。5供应商考核表：是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。6终止供应商的报告：是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合格等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购部提出，由采购部填写上报审批。7抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或检验部门编写交采购中心汇总成册。8货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。四.采购管理制度1.廉洁自律，严守工作纪律。1.1不得私下接受供应商礼金、礼品和宴请；一经发现将给予开除处理,并赔偿公司经济损失;触及法律的将报请公安机关依法处置,给公司造成经济损失的还将承担经济赔偿责任.1.2.能及时按质按量地采购到所需物品；3.严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量；4.加强采购的事前管理，建立完善的价格信息档案，每种元部件要求问询三家以上供货商进行报价，选取质优价廉的商家。以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；5.科学、客观、认真地进行收货质量检查；6.处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题；7.认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议；8.做好采购相关文档的存档、备份工作；在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；9.所有采购, 必须事前获得批准. 未经计划并报审核和批准, ，除急购外不得采购，急购需在申请单上注时“急购”，并由总经理补批；10.凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购；11.采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商；12.采购人员严格遵守采购制度，严格遵守采购规范流程，按流程办事，不得徇私。所有采购付款项目必须先经总经理审批再付款，一律采用公司公户转账或支票形式付款，每笔采购付款都需要有相对应发票及货物。特殊情况需现金付款的需特别申请，经总经理特批后方可付款。五.供应商选择标准1.具有良好信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识；2.健全的商务管理流程和制度；3.良好的财务状况;4.具有优势的产品资源；5.相对有利于我公司的供配货地理区位；6.积极的合作态度；六.供应商选择、评价和终止办法供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等储多问题，更有重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商本身的资质、能力有关。因此有必要严格地筛选、考核供应商，对不合格供应商制订相关终止办法。对供应商资信由高到低分为A、B、C、D四类。具体定类办法参见《供应商考核办法及考核表》。1、供应商档案管理要求对于供应商的管理，要求建立存档文档表格和电子表格，存档文件包含《供应商选择考察表》、《供应商名录》、《供应商资料卡》《供应商考核表》、《到货检验报告》和《终止供应商的报告》，以及其它和往来单据等资料文档。电子文档、表格按公司要求进行统一备份存档管理。2.供应商选择考察3.合格供应商名录4.供应商资料卡5.终止供应商的报告七.货物检验八.采购部职责与绩效考核1.采购部工作职责1.1建立供应厂商与价格记录；1.2采购方式设定及市场行情调查；1.3询价、比价、议价、订购工作；1.4送货进度控制与逾送督促；1.5来货质量、数量异常处理；1.6付款整理、审查；1.7提交采购工作报告。2.采购主管绩效考核标准采购主管的绩效标准工作职责绩效指标绩效标准完成项目所需的采购工作使申请部门得到所需的设备和材料1.一个月内各部门投诉没有在承诺的期限内得到设备或材料的次数不超过3次；2.一年内因采购的设备型号错误造成的退货次数不超过3次；3.项目采购的成本控制在预先设定的范围内。优秀绩效的表现：尽可能地推迟付款时间；控制进货速度，使库存最小；向多方供货商询价，得到性价比最佳的供货。改进采购的工作流程和标准改进了的流程或标准上级主管人员对以下方面表示满意：1.所有的采购有关流程和工作标准每年