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铁路站段公文写作 2007-04-05 00:00:00?来源：中国铁路网?点击热度：?°C?网友评论：0?条 ??? 铁路单位公文大致可分为14种，这里主要讲常用的几种。通知??? 通知是适用范围最广、使用频率最高的一个文种，按行文方向和内容可以划分为告知性通知、批转性通知、指示性通知。??? 告知性通知可以是平行文，也可以是下行文，主要取决于通知对象。通知事项一般是具体活动事项，如会议通知、活动通知等。告知性通知内容单一，形式简便，可以拟标题，也可以只冠以“通知”二字；可以标明发送范围，也可以不标发送范围；可以盖章，也可以只落款不盖章，视具体情况而定。??? 批转性通知是下行文，用于批转下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文。这类通知一般要有一段按语式的文字，说明批转或转发的理由和目的，有时还可以提出具体要求，被批转或转发。通报??? 通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。??? 表彰先进、批评错误的通报还是奖惩的一种形式。铁路传达重要精神或情况的通报很多是例行的，如行车安全、劳动安全、产品质量监督抽查等。通报的事实一定要准确，并要对事实进行分析，得出结论，提出要求。因此写通报要处理好“材料”与“观点”的关系，要用材料说明观点，用观点统率材料，以此来决定取舍、详略。报告??? 报告是上行文，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。??? 报告按起因可以分为主动型报告和被动型报告。??? 大多数情况下，报告是因上级机关要求或询问而写的，即被动型报告。被动型报告要注意，开头一定要把写报告的起因交待清楚，如应上级机关文件要求（标题、文号引清楚）或某领导的批示等，以便上级机关销号。然后按上级机关要求报告情况即可，可不做分析或过多分析。??? 主动型报告既然是主动的，必有意图，因此要对情况进行分析，得出结论，通常还要提出相应的意见或建议。??? 无论是哪种报告，都要注意与请示和意见相区别，即报告中不能夹带请示事项，所提意见、建议不是要求上级机关必须处理或答复的。同时，报告要注意篇幅精炼，结构严谨，切忌乱而长。请示??? 请示是上行文，一般来说，没有大事、要事是不会向上级机关请示的。因此，写请示要特别注意：??? （1）请示开头最好有准确概括全文要旨的一段文字，这段文字有时还可在文尾再强调一次，以加深印象。??? （2）既要把理由说充分，又要简明扼要，切忌冗长而冲淡浓度。??? （3）涉及人、财、物时，要确保数据准确，关系明晰。??? （4）如果有解决问题的意见、建议，最好一并提出。??? （5）要注意行文规则，不能一文数事、多头主送，不能抄送下级机关，非领导交办事项不能送领导个人。??? （6）注意与报告、意见相区别，不要把请示写成报告或意见。会议纪要??? 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要在格式上有自己的独特之处：不盖章；成文日期要转变为会议的通过日期，一般以会议结束的日期为准，标注在会议纪要标题之下，用圆括号括起；主送单位不放在公文的抬头而放在版记中的主题词之下，抄送机关之上。??? 会议纪要不盖章，如何体现其效力？掌握会议纪要的这一特点，需要分析会议纪要出现的几种情况。??? 一种是办公会议纪要。如铁路局的“局长办公会议纪要”，这种会议纪要的效力是由会议的性质决定的，因此虽然不盖章，但有决策的约束力。办公会议纪要通常有固定的格式。??? 另一种是办事的会议纪要，这里又分两种情况：一是上级机关召集下级机关开会所形成的会议纪要，由上级机关来发，这种情况最好以“印发……会议纪要的通知”形式发。这时文种已变成通知，不再是会议纪要了，会议纪要 成为通知的主件。由于通知要盖章，自然能体现公文的效力。二是不相隶属的单位为办事而开会，会议纪要通常委托参加会议的某个单位来发，这是最标准的会议纪要。由于参加会议的单位相互不隶属，盖章便显得没有必要，特别是如果参加会议的单位很多，如果都盖章则更加不现实。这种会议纪要虽然不盖章，但仍有约束力，其约束力是由参加会议的单位在会议纪要中所做的承诺决定的。??? 会议纪要不同于会议记录和会议简报，虽然都是会议的产物，都具有纪实性，都不能脱离会议内容而任意发挥，但只有会议纪要具有约束力。会议纪要也不同于会议决议和会议协议，虽然都具有约束力，但会议纪要只要参加会议的单位认可，有时也采取签字方式，然后委托某个单位印发即可，而会议决议需要经过表决通过才能生效，会议协议则必须经协议各方签字或盖章才具有约束力，必要时还要作公证。经验材料、调研报告、宣传报道??? 这三类公文在表现方式上要求标题要新颖、独特；小标题要适当对称；多用名人、名言或格言；多用顺口溜，如：人人都说技术好，就是资金不好找；多用比喻，