[高级办公自动化_4-办公中的数据处理1.ppt

第四章 办公中的数据处理 主要内容 数据库创建与数据录入 一、数据库的创建 1、Excel中数据库表格的概念和结构： 概念：数据库是与特定主题和目标相联系的信息集合。是工作表中的一个区域或二维表，可看作一组数据清单。 结构：列为字段，其下的行为记录（数据）。 2、建库准则： ①一库一表 ②一列一字段（1种信息类型） ③一行一记录 ④无空白行、列 ⑤无完全相同记录 ⑥关键数据放中间 ⑦字段名与记录（数据）格式相区分 ⑧库名与字段名间应空行 3、建库实例： 学生成绩处理、产品销售汇总分析 二、数据的录入 1、数据表直接输入： 按字段输入。应先设置有效性和条件格式 2、记录单输入： 按记录输入。应用 “记录单”功能 。 “数据”-“记录单” 3、注意： 记录单输入时，有效性设置可能不起作用。防错法：先用数据表方法输入一条记录的所有字段（含公式单元格中的公式），再用记录单法输入基本数据即可，其它会自动算出填上。 特殊格式与有效性设置 一、特殊格式设置 一般格式（字体、字号、字形、字色、对齐等）设置略。 1、条件格式设置 选取-“格式” - “条件格式” （输入条件）- “格式” （对满足条件的单元格进行格式设置。注意：不能设置字体字号）-“添加” （最多可设3个条件） 2、底纹颜色间隔设置 （1）复制格式法（手动、机械） 先将前两行设置成间隔底纹效果，再用格式刷或“选择性粘贴”的方法将其余记录设置成间隔底纹效果。新增记录需要重新设置。 （2）条件格式法（自动、智能） 选定需要设置间隔底纹的整个数据区域-“格式”-“条件格式”-“公式”-“=MOD(ROW(),2)=0”(行号除以2的余数为0)-“格式”-“图案”-选定所需颜色-“确定”。新增记录也有同样的效果。 二、有效性设置 为了保证数据库中输入的数据都在有效范围内，选择单元格时给出提示信息，出错是时给出错误提示，需要对其进行有效性设置。 选中-“数据”-“有效性”-“设置”（有效性条件）-“输入信息”（钩上“选定单元格时显示输入信息”）-“出错警告”（钩上“输入无效数据时显示出错警告” ，一般为“中止”）-“选择输入法模式”（打开-中文，关闭-相反，随意-不限） 数据的计算和统计 数据的计算和统计需要利用公式和函数进行处理 一、数据计算 常用的函数：SUM、 AVERAGE、RANK（排名）、ROUND（4舍5入）、IF、SUMIF、 MOD（求余）等 二、数据统计 常用的函数：MAX、MIN、COUNT（计数，参数类型不限）、COUNTA（计数，参数类型有限）、COUNTIF（条件计数） 注意： 1、选用正确的函数；参见教材P90-91 2、正确使用函数的参数和格式 ①函数及公式利用中所有符号均为英文状态的 ② 公式中若用到其他工作簿或工作表的数据，应加上相应的工作簿或工作表的名称：[工作簿名]工作表名！单元格地址。 ③引用方式（相对、绝对、混合）。 数据的排序与筛选 一、数据排序 依据：以单元格数值及所在列为依据。 种类：升序、降序 方式： ①一级字段（只以一列排序）； ②多级字段（最多3列，分主次。 数据--排序—主、次、第三关键词 ，多级字段适用于前面的关键字排序结果相同的情况。 ）； ③其它（数据--排序--选项--自定义排序– 字母或笔划）。 注意：RANK函数与数据排序用其一 二、数据筛选 含义：从众多数据中查找特定记录需要进行数据筛选，显示符合条件的，隐藏不符合的。实为检索、查询。 方法：自动筛选、高级筛选 步骤： ①自动筛选：选中—数据—自动筛选—筛选器—自定义—筛选条件；只能在原处显示筛选结果，不能作多字段“或”运算。 ②高级筛选：选中—数据—高级筛选— 源区域— 条件区域— 存放位置；可将结果复制到他处，能作多字段“或”运算。 注意： 1、需要专门设置条件区域，同行内的条件之间为“与”关系，不同行为“或”关系。 2、若它与数据库在同一工作表上，之间应有空白行。 3、该区域与数据库的字段名完全相同。 4、筛选结果与库在同张表上，光标置于库内可在“数据区域”自动填上其地址，不放同一表中不能用此法，因筛选结